65490, м.Теплодар, вул.Піонерна 7, тел.: (048) 783-10-27, e-mail: teplodar-city@odessa.gov.ua, ispolkom@trada.gov.ua, teplodar-city@trada.gov.ua

Регламент виконавчого комітету

«19» липня 2012р. № 187/В-2012


Про затвердження Регламенту
виконавчого комітету Теплодарської
міської ради

Керуючись ст. ст. 51, 52 та 54 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні та постановою Кабінету міністрів України від 30.11.2012р. № 4212 «Про затвердження примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», з метою надання якісних і доступних послуг громадянам міста, виконавчий комітет Теплодарської міської ради

ВИРІШИВ:

1.Затвердити Регламент виконавчого Теплодарської міської ради (додається).
2.Заступникам міського голови, керівникам структурних підрозділів виконавчих органів Теплодарської міської ради забезпечити неухильне додержання положень Регламенту всіма посадовими особами органів місцевого самоврядування.
3.Визнати такими, що втратило чинність рішення виконавчого комітету Теплодарської міської ради від 24 грудня 2008р. № 640/В-08 “Про затвердження Регламенту виконавчого комітету Теплодарської міської ради”.
4.Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючу справами виконавчого комітету Теплодарської міської ради Зубкову З.Б.


Додаток
до рішення
виконавчого комітету
Теплодарської міської ради
від “19” липня 2012р.
№ 187/В-2012


РЕГЛАМЕНТ
виконавчого комітету Теплодарської міської ради

Загальні положення
1.Регламент виконавчого комітету Теплодарської міської ради (далі – Регламент) визначає організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Теплодарської міської ради (далі – виконкому), управлінь, відділів, служби.
2. Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, управлінь, вiддiлiв стосовно реалізації повноважень, встановлених Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”, здійснення правового, організаційного, матерiально-технiчного та іншого забезпечення діяльності виконкому.
3. Затвердження та скасування Регламенту здійснюється тільки за рішенням виконкому. У випадках прийняття законодавчих актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень даного Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконкому повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до Регламенту.
4. Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для посадових осіб виконкому. Невиконання вимог цього Регламенту без поважних причин є підставою для позбавлення посадової особи премії, відповідно до положення про преміювання службовців виконавчих органів міськради, або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до Закону України “Про державну службу“ та Кодексу законів про працю.
5. Регламент передбачає механізм здійснення таких напрямів діяльності виконкому міськради:
– Планування й організація роботи.
– Організація взаємодії виконкому з територіальною громадою міста, міською радою, її постійними комісіями та депутатами, органами державної влади.
– Організація роботи з кадрами.
– Організація роботи з документами та здійснення контролю за їх проходженням i виконанням.
– Порядок розгляду звернень i організації прийому громадян.
– Організація роботи в локальній комп’ютерній мережі та роботи з електронною поштою.
– Організація використання робочого часу, режим роботи, матеріально-технічне забезпечення.
Планування й організація роботи виконкому
6. Складання, затвердження та виконання планів роботи виконкому
7. Виконком здійснює свою дiяльнiсть вiдповiдно до затверджених поточних (квартальних) планів роботи. Квартальний план роботи виконкому складається відділом діловодства, контролю і організаційної роботи відповідно до плану роботи міської ради, на підставі перспективного плану роботи виконкому на рік, на основі рекомендацій органів державної влади, депутатів міськради, членів виконкому, пропозицій управлінь та відділів.
8. Пропозиції до наступного квартального плану роботи виконкому, погоджені із заступниками міського голови відповідно до розподілу обов’язків, подаються до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи не пізніше ніж за 25 календарних днів до дати проведення останнього в поточному кварталі планового засідання виконкому.
9. Відділ діловодства, контролю і організаційної роботи на основі наданих пропозицій i за погодженням з керуючим справами виконкому, складає проект плану роботи виконкому на наступний квартал, проект рішення про його затвердження, який керуючий справами виконкому вносить на останнє в поточному кварталі засідання виконкому.
10. При розгляді проекту плану роботи виконкому на наступний квартал, керуючий справами виконкому інформує міського голову про виконання плану роботи за попередній квартал.
11. Поточні (квартальні) та щомісячні плани роботи управлінь, самостійних відділів підписуються їх керівниками та затверджуються першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків між ними.
12. З метою деталізації квартального плану роботи виконкому та врахування питань, що виникають у ході діяльності управлінь та відділів, керуючим справами виконкому щомісяця затверджується календарний план основних організаційних заходів, який готується відділом діловодства, контролю і організаційної роботи.
13. Для підготовки календарного плану основних організаційних заходів виконавчого комітету міськради керівники структурних підрозділів не пізніше, ніж за тиждень до кінця місяця, подають до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи пропозиції до календарного плану на наступний місяць, із зазначенням назви заходу, дати, часу й місця його проведення, посадової особи, відповідальної за його організацію та проведення. Відповідальність за своєчасність подання пропозицій до календарного плану основних організаційних заходів виконавчого комітету міськради на місяць та контроль за їх виконанням покладається на керівників структурних підрозділів виконавчого комітету міськради.
14. Планування діяльності структурних підрозділів виконавчого комітету міськради з підготовки проектів регуляторних актів здійснюється в рамках підготовки та затвердження планів роботи виконкому у порядку, встановленому Законами України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”, “Про місцеве самоврядування в Україні”.
15. Структурні підрозділи виконавчого комітету, під час планування своєї діяльності, питання, які потребують прийняття регуляторних актів, відокремлюють в окремий план.
16.Загальний план діяльності структурних підрозділів виконавчого комітету міськради з підготовки проектів регуляторних актів на наступний календарний рік, складається юридичним відділом на підставі пропозицій структурних підрозділів виконавчого комітету міськради та затверджується міським головою не пізніше 15-го грудня поточного року.
17. Затверджений план діяльності з підготовки проектів регуляторних актів, а також зміни до нього, оприлюднюються не пізніш як у десятиденний строк після їх затвердження.
18. Якщо проект регуляторного акта не внесено до затвердженого плану діяльності з підготовки проектів регуляторних актів, то розробник регуляторного акта, згідно зі встановленою процедурою, вносить пропозиції стосовно відповідних змін до плану не пізніше десяти робочих днів з початку підготовки цього проекту або з дня внесення проекту на розгляд, але не пізніше дня оприлюднення цього проекту.

Порядок підготовки рішень виконкому

19.Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення.
20. Процес підготовки рішення виконкому включає:
– нормотворчу ініціативу;
– розробку проекту рішення.
21.Нормотворчу ініціативу у виконкомі мають міський голова, перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, члени виконкому.
22. Проекти рішень виконкому готуються структурними підрозділами. До підготовки рішення можуть бути залучені спеціалісти з даного питання.
23. Відповідальність за підготовку рішення несе керівник структурного підрозділу, на якого відповідно до резолюції міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому покладено організацію підготовки проекту рішення.
24. Проект рішення виконкому повинен містити:
– обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо);
– обґрунтування нормами чинного законодавства;
– джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів;
– інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;
– всі необхідні візи та погодження;
– текст коментарю (за потребою);
– план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);
– якщо в рішенні вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати Теплодарської міської ради, кандидатури зі складу депутатів узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами “за згодою”, прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю.
– кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;
– інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;
– аналіз наявності будь-яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше розпорядчими документами стосовно даного питання і порядок їх вирішення.
25. Проекти рішення виконкому готуються з тих питань, які внесені до порядку денного засідання виконкому.
26. Якщо в підготовці питання відповідно до квартального плану роботи виконкому приймають участь декілька підрозділів, то доповідаючий (зазначений, як правило, першим у плані роботи чи в резолюції) координує їх діяльність, збирає й узагальнює інформацію.
27.У проекті рішення виконкому обов’язково визначається термін виконання документа в цілому або заходів, передбачених його окремими пунктами. Контроль за виконанням рішення виконкому покладається на одного з членів виконкому особисто, про що повинен свідчити останній пункт рішення виконкому. Якщо рішення, що приймається, виключає дію рішення, раніше прийнятого з цього питання, воно повинно містити пункт про визнання попереднього рішення таким, що втратило чинність.
28. Проекти рішень виконкому готуються у структурному підрозділі, якому доручено його підготовку та надаються до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи в надрукованому вигляді (на папері) та в електронному вигляді (на дискеті, по електронній пошті) для перевірки, коригування та перенесення на бланк “Рішення виконавчого комітету Теплодарської міської ради”, який є бланком суворої звітності та на руки виконавцям не видається.
Проекти рішень готуються за допомогою ПК у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату та включати всі розділи, передбачені для проектів рішень виконкому цим Регламентом.
29.Розробник проекту рішення, що містить ознаки регуляторного акта, зобов’язаний додати до проекту рішення інформацію, стосовно внесених зауважень та пропозицій, які надійшли в період з моменту оприлюднення проекту регуляторного акта та аналізу його регуляторного впливу, а також результатів розгляду зазначених зауважень і пропозицій.
30. Проекти рішень виконкому підлягають обов’язковому візуванню. На зворотному боці бланку проект рішення виконкому візується з обов’язковим зазначенням дати візування, спочатку виконавцем (із зазначенням посади), потім начальником відділу діловодства, контролю і організаційної роботи, який коригує тексти розпорядчих документів, начальником юридичного відділу, заступником міського голови, першим заступником міського голови, керуючим справами, секретарем міської ради.
31. Якщо в проекті рішення виконкому порушуються фінансові питання, то він обов’язково візується начальником фінансового управління, майнові питання – начальником управління майна та інвестицій.
Якщо у проекті рішення є питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати Теплодарської міської ради, то їх кандидатури обов’язково погоджуються з секретарем міської ради.
32. Строк перебування проекту рішення виконкому на візуванні в кожної посадової особи не повинен перевищувати 2-х днів.
33. Посадова особа, яка візує проект рішення виконкому, може внести зауваження та пропозиції стосовно змісту й оформлення документа, про що повинен свідчити запис “Із зауваженнями” замість особистого підпису.
34. Зауваження обов’язково оформлюються письмово на окремому аркуші. Зауваження повинні бути аргументовані та викладатися у вигляді конкретної поправки до тексту проекту рішення виконкому.
35. Після внесення виконавцем до проекту рішення виконкому всіх змін та доповнень, що виникли в процесі його візування або під час засідання виконкому, проект рішення надається для повторного розгляду тим же посадовим особам, які погоджували його раніше.
36. Додатки до рішень виконкому з майнових, фінансових та земельних питань підписуються відповідними керівниками структурних підрозділів. Керуючий справами виконкому підписує тільки додатки до рішень, прийнятих з планових питань, або ті, які об’єднують декілька напрямків діяльності структурних підрозділів, та з питань, що стосуються управлінської діяльності керівного складу.
37. Завізований проект рішення виконкому подається до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи разом з оригіналами або засвідченими копіями документів, на підставі яких готувався розпорядчий документ, та переліком цих документів із зазначенням кількості аркушів, підписаний керівником структурного підрозділу.
38.Порядок роботи з бланками суворої звітності регламентується окремим документом.

Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови

39.Міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.
40. Проекти розпоряджень міського голови готуються структурними підрозділами відповідно до резолюції міського голови, першого заступника міського голови, заступника міського голови, керуючого справами виконкому, секретаря міської ради.
Підготовка розпоряджень з кадрових питань проводиться у встановленому цим Регламентом порядку.
41. За підготовку проекту розпорядження міського голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції, вона організовує роботу всіх виконавців, узагальнює інформацію та готує текст проекту розпорядження міського голови.
У проектах розпоряджень міського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування міського голови про хід виконання його розпорядження.
42.Проекти розпоряджень міського голови готуються структурним підрозділом, якому доручено його підготовку, та надаються до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи в надрукованому вигляді (на папері) та в електронному вигляді (на дискеті, по локальній комп’ютерній мережі, чи по електронній пошті) для перевірки, коригування та перенесення на бланк “Розпорядження міського голови”, який є бланком суворої звітності та на руки виконавцям не видається.
Проекти розпоряджень готуються за допомогою ПК у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату.
43. Проекти розпоряджень міського голови підлягають обов’язковому візуванню. На зворотному боці бланку проект розпорядження міського голови візується, з обов’язковим зазначенням дати візування, спочатку виконавцем (із зазначенням посади), потім начальником діловодства, контролю і організаційної роботи, який коригує тексти розпорядчих документів, начальником юридичного відділу, керуючим справами виконкому, заступником міського голови, першим заступником міського голови, секретарем міської ради.
44. Якщо в проекті розпорядження міського голови:
– порушуються фінансові питання, то він обов’язково візується начальником фінансового управління ;
– майнові питання – начальником управління майна та інвестицій;
– вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати Теплодарської міської ради, кандидатури зі складу депутатів узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами “за згодою”, прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю.
45. При розробці проекту розпорядження виконавець повинен за допомогою бази розпорядчих документів провести аналіз на предмет наявності будь-яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше розпорядчими актами з даного питання, а якщо проект розпорядження має ознаки регуляторного акта – провести аналіз його регуляторного впливу.
46. Кожна посадова особа, яка візує проект розпорядження міського голови з резолюцією “терміново”, повинна негайно розглянути його. Загальний строк перебування проекту розпорядження міського голови з резолюцією “терміново” на візуванні у всіх посадових осіб не повинен перевищувати одного дня.
Строк перебування проекту розпорядження міського голови без позначки “терміново” на візуванні в кожної посадової особи не повинен перевищувати 2-х днів.
47. Посадова особа, яка візує проект розпорядження міського голови, може внести зауваження та пропозиції стосовно змісту та оформлення документа, про що повинен свідчити запис “Із зауваженнями” замість особистого підпису.
Зауваження обов’язково оформлюються письмово – на окремому аркуші. Зауваження повинні бути аргументовані та викладатися у вигляді конкретної поправки до тексту проекту розпорядження міського голови.
48. Після внесення виконавцем до проекту розпорядження міського голови всіх змін та доповнень, що виникли в процесі його візування, проект розпорядження міського голови надається до повторного розгляду тим же посадовим особам, які погоджували його раніше.
49. Завізований проект розпорядження міського голови подається до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи разом з оригіналами або засвідченими копіями документів, на підставі яких готувався розпорядчий документ, та переліком цих документів із зазначенням кількості аркушів, підписаний керівником структурного підрозділу.
50. Після підписання міським головою розпорядження реєструється керуючим справами виконкому. Додатки до розпоряджень міського голови підписує керуючий справами виконкому.
Розпорядження міського голови набуває чинності з моменту підписання його міським головою, якщо не встановлений інший термін введення в дію, і діє протягом терміну, зазначеного в розпорядженні.
51. Розпорядження міського голови не пізніше 2-х робочих днів після його видання розсилається адресатам відділом діловодства, контролю і організаційної роботи за вказівкою керуючого справами по локальній комп’ютерній мережі, по електронній пошті чи кур’єром відповідно до розрахунку розсилки, складеного виконавцем.
52. Організація виконання розпоряджень міського голови забезпечується особами, зазначеними в розпорядженнях.
53. Розпорядження міського голови є чинним правовим актом до призупинення або скасування, виконання та зняття його з контролю.

Порядок підготовки засідань виконкому
54. Основною формою роботи виконкому є його засідання. Засідання виконкому скликаються міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, першим заступником міського голови, не рідше одного разу на місяць.
Предметом розгляду на засіданнях виконкому можуть бути:
• питання, безпосередньо віднесені законодавством до компетенції виконкому, здійснення делегованих повноважень;
• питання, розгляд яких відбувається у зв’язку із прийняттям вищими органами влади, міською радою, органами судової влади та прокуратури актів, які вимагають прийняття рішень виконкомом;
• питання, що виникли внаслідок непередбачених подій, явищ тощо і вимагають прийняття рішень виконкомом;
• інші питання, винесені на розгляд виконкому у встановленому порядку.
55. Засідання виконкому проводяться відповідно до порядку денного, який складає керуючий справами виконавчого комітету.
Через 3 дні після проведення засідання виконкому, на основі плану роботи виконкому, керуючий справами виконавчого комітету складає орієнтовний порядок денний наступного засідання виконкому, який підписується керуючим справами виконкому.
56. На засідання виконкому вноситься планові питання. Планове питання — це питання, яке стосується однієї із найважливіших проблем у життєдіяльності міста або стосується значної кількості членів територіальної громади або вимагає для свого розв’язання значних ресурсів. Такі питання готуються заздалегідь на підставі затвердженого плану роботи виконкому.
57. Контрольне питання — це планове питання, яке, як правило, стосується ходу реалізації раніше прийнятого рішення з основного питання. Для вивчення стану підготовки контрольного питання рекомендується залучати незалежних експертів.
У довідці, що долучається до контрольного питання, мають відображатись:
• констатація теперішнього стану предмету розгляду;
• динаміка змін, які стосуються поставлених проблем з часу прийняття рішення з основного питання;
• посилання на висновки незалежних експертів (якщо вони залучалися до роботи);
• прогнози напрямків розвитку ситуації;
• необхідні дії впливу на процес, які можуть передбачати корекцію заходів;
• кошти, необхідні для реалізації уточнених заходів;
• часові межі, що необхідні для реалізації заходів;
• очікувані результати;
• висновки.
Обсяг довідки до контрольного питання — до 3-х сторінок формату А-4.
58. Поточні питання — це питання, які виникають протягом року і потребують вирішення виконкомом.
59. Додаткові питання на засідання виконавчого комітету вносяться у виключних випадках, які стосуються наступних питань: фінансових, аварійних (надзвичайних) ситуацій, важливих політичних подій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування, при наявності у членів виконкому підготовлених документів, з якими вони повинні бути ознайомлені заздалегідь до засідання виконкому.
Якщо додаткове питання, що вноситься до порядку денного, підготовлене невчасно, то посадова особа, відповідальна за його підготовку, депреміюється.
Вносити додаткові питання до порядку денного засідання виконкому можуть тільки члени виконавчого комітету. Рішення про включення додаткових питань у порядок денний приймається членами виконкому шляхом голосування.
60. Відділ діловодства, контролю і організаційної роботи розсилає по локальній комп’ютерній мережі, по електронній пошті чи кур’єром попередній порядок денний відповідно до розрахунку розсилки, який затверджує керуючий справами виконкому.
61. Проекти рішень виконкому, які вносяться на розгляд виконкому, з доданням необхідних документів подаються структурними підрозділами до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи не пізніше ніж за 2 дні до засідання, а саме:
– проект рішення виконкому, завізований і погоджений із відповідними посадовими особами;
– довідкові та інформаційні матеріали (у 1-му екземплярі);
– розпорядчий документ, якщо проект рішення виконкому готується на його виконання (у 1-му екземплярі);
– документи, на підставі яких розроблено проект рішення виконкому, або їх засвідчені копії (у 1-му екземплярі) разом з переліком цих документів із зазначенням кількості аркушів, підписаний керівником структурного підрозділу.
– список запрошених .
62.Керуючий справами виконкому контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення.
У випадку порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому, керуючий справами виконкому доповідає міському голові, який вирішує, буде це питання розглянуте на засіданні виконкому чи ні.
63. Не пізніше ніж за 2 дні до засідання виконкому відділ діловодства, контролю і організаційної роботи розсилає відповідно до розрахунку розсилки уточнений порядок денний, який підписується керуючим справами виконкому.
64. Матеріали з питань, які вносяться на розгляд виконкому не пізніше ніж за 2 доби до засідання надаються по локальній комп’ютерній мережі, по електронній пошті чи кур’єром:
– членам виконкому;
– заступникам міського голови;
– головам постійних комісій міськради ;
– Біляївській міжрайонній прокуратурі;
– юридичному відділу;
– виконавцю;

Порядок проведення засідань виконкому
65. Засідання виконкому відкриває та веде міський голова, а у випадках передбачених ст. 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, перший заступник міського голови. Засідання виконкому є правомірним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконкому.
66. Засідання виконавчого комітету, як правило, проводяться в останній четвер кожного місяця. У випадку необхідності може бути скликано позачергове засідання виконкому. Позачергове засідання виконкому проводиться у порядку, встановленому цим Регламентом.
67. Засідання виконавчого комітету проводяться в кабінеті міського голови адміністративної будівлі Теплодарської міської ради. Матеріально-технічне та інформаційне забезпечення засідання виконкому організовує керуючий справами виконкому.
68. Засідання виконкому, як правило, є відкритими. У разі необхідності виконком приймає рішення щодо проведення закритого засідання.
69. До участі в засіданні виконкому можуть запрошуватися керівники підприємств, установ та організацій комунальної власності територіальної громади м. Теплодара, представники зацікавлених підприємств, установ та організацій міста, засобів масової інформації, депутати міськради.
70. Основний список запрошених готується відділом діловодства, контролю і організаційної роботи і затверджується керуючим справами виконкому.
71. Запрошені до участі в засіданні виконкому керівники структурних підрозділів виконкому, підприємств, установ та організацій комунальної власності територіальної громади м. Теплодар, можуть покинути зал засідань з поважних питань лише за дозволом міського голови.
72. Порядок розміщення присутніх на засіданні визначається головуючим на засіданні виконкому.
73. Головуючий на засіданні:
– відкриває та веде засідання, оголошує перерви;
– виносить на обговорення питання з порядку денного засідання;
– організовує розгляд питань;
– надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного промовця;
– забезпечує дотримання положень цього Регламенту всіма присутніми на засіданні;
– ставить при необхідності питання доповідачам, співдоповідачам, виступаючим.
74. Головуючий на засіданні встановлює тривалість виступів.
75. Тривалість доповідей, співдоповідей зазначається у порядку денному засідання.
76. Обговорення питання на засіданні виконкому включає:
– доповідь, питання доповідачу і відповіді на них;
– співдоповіді (у разі необхідності), питання співдоповідачам і відповіді на них;
– планові виступи;
– виступи осіб, яким було надано слово головуючим на засіданні.
Під час засідання ніхто не може виступати без дозволу головуючого на засіданні.
77.Головуючий на засіданні виносить на голосування проект рішення виконкому. Участь у голосуванні приймають тільки члени виконкому.
78. Рішення виконкому на його засіданні приймаються більшістю голосів від загального складу виконкому.
79. Голосування може бути проведено без підрахунку за наявною більшістю голосів членів виконкому, які присутні на його засіданні.
80. Члени виконкому, депутати міськради, особи, які запрошені на засідання виконкому, мають право під час обговорення проекту рішення виконкому вносити зауваження та пропозиції стосовно змін та доповнень до проекту рішення виконкому, а також пропозиції й зауваження стосовно порядку денного засідання виконкому.
81. Головуючий на засіданні підводить підсумки обговорення проекту рішення виконкому, визначає які зауваження та пропозиції приймаються до уваги, ставить на голосування прийняття проекту рішення виконкому за основу, за умови доопрацювання рішення виконкому його виконавцем.
82. Хід засідання виконкому стенографується. Запис стенограми засідання здійснюється керуючим справами.
83. На основі стенограми відділ діловодства, контролю і організаційної роботи оформлює протокол засідання виконкому, який підписує головуючий на засіданні. Протоколи засідань виконкому зберігаються в керуючого справами.
84. Стенограма та протоколи засідання виконкому є офіційними документами, що підтверджують процес обговорення та прийняття рішень виконкомом.
85. На підставі стенограми й протоколу засідання виконкому керуючий справами виконавчого комітету відразу після закінчення засідання виконкому організовує доопрацювання проектів рішень виконкому, з урахуванням зауважень і пропозицій, які було внесено на засіданні та прийнято до уваги.
86. Міський голова підписує рішення не пізніше ніж на 5 день після проведення засідання виконкому, на якому їх було прийнято.

Введення в дію, призупинення дії рішення виконкому, його скасування
87. Після підписання міським головою або особою, яка виконує його обов’язки, рішення в 2-х денний термін реєструється керуючим справами.
88. Рішення виконкому набуває чинності з моменту прийняття його виконкомом, якщо не встановлений інший термін введення в дію, і діє протягом терміну, зазначеного в рішенні виконкому. Якщо термін дії рішення в його тексті не вказаний, то рішення повинно бути виконано протягом 30-ти календарних днів від дати отримання виконавцем.
89. Рішення виконкому, не пізніше 7-ми робочих днів після його прийняття, розсилається адресатам відділом діловодства, контролю і організаційної роботи по локальній комп’ютерній мережі, по електронній пошті чи кур’єром відповідно до розрахунку розсилки, складеного виконавцем, а також доводиться до відома територіальної громади м. Теплодар через засоби масової інформації.
90. Організація виконання рішень виконкому забезпечується посадовими особами, зазначеними у рішеннях виконкому.
91. Рішення виконкому є чинним правовим актом до призупинення або скасування, виконання та зняття його з контролю.

Порядок підготовки та прийняття виконавчим комітетом та міським головою регуляторних актів
92. Реалізація державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності здійснюється виконкомом, міським головою відповідно до Закону України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”, постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження методик проведення аналізу впливу та відстеження результативності регуляторного акта”.
93. Проекти рішень виконкому, розпоряджень міського голови, спрямовані на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних відносин між органом місцевого самоврядування та суб‘єктами господарювання, до внесення їх на розгляд виконкому або до внесення їх на затвердження міському голові, підлягають оприлюдненню разом з аналізом регуляторного впливу з метою одержання зауважень та пропозицій.
Розробник проекту регуляторного акта при підготовці аналізу регуляторного впливу повинен:
– визначити та проаналізувати проблему, яку пропонується розв’язати шляхом державного регулювання господарських відносин, а також оцінити важливість цієї проблеми;
– обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв’язана за допомогою ринкових механізмів і потребує нормативного регулювання шляхом прийняття відповідного правового акта органом місцевого самоврядування, зокрема виконкомом;
– обґрунтувати, чому визначена проблема не може бути розв’язана за допомогою діючих регуляторних актів та розглянути можливість внесення змін до них;
– визначити очікувані результати прийняття запропонованого регуляторного акта, в тому числі здійснити розрахунок очікуваних витрат та вигод суб’єктів господарювання, територіальної громади та держави внаслідок дії регуляторного акта;
– визначити цілі державного регулювання;
– визначити та оцінити усі прийняті альтернативні способи досягнення встановлених цілей, у тому числі ті з них, які не передбачають безпосереднього державного регулювання господарських відносин;
– аргументувати переваги обраного способу досягнення встановлених цілей;
– описати механізми й заходи, які забезпечать розв’язання визначеної проблеми шляхом прийняття запропонованого регуляторного акта;
– обґрунтувати можливість досягнення встановлених цілей у разі прийняття запропонованого регуляторного акта;
– обґрунтовано довести, що досягнення запропонованим регуляторним актом встановлених цілей є можливим з найменшими витратами для суб’єктів господарювання, територіальної громади та держави;
– обґрунтовано довести, що вигоди, які виникатимуть внаслідок дії запропонованого регуляторним актом, виправдовують відповідні витрати у випадку, якщо витрати та/або вигоди не можуть бути кількісно визначені;
– оцінити можливість впровадження та виконання вимог регуляторного акта залежно від ресурсів, якими розпоряджаються органи місцевого самоврядування, фізичні та юридичні особи, які повинні впроваджувати або виконувати ці вимоги;
– оцінити ризик впливу зовнішніх чинників на дію запропонованого регуляторного акта;
– обґрунтувати запропонований строк чинності регуляторного акта;
– визначити показники результативності регуляторного акта;
– визначити заходи, за допомогою яких буде здійснюватися відстеження результативності регуляторного акту в разі його прийняття.
94. Проект регуляторного акта разом з аналізом регуляторного впливу підлягає оприлюдненню в строк не пізніше 5-ти робочих днів з моменту опублікування повідомлення щодо оприлюднення цього проекту регуляторного акта.
95. Обов‘язок щодо оприлюднення проектів регуляторних актів та аналізу регуляторного впливу покладається на розробника проекту.
96. Зауваження й пропозиції до оприлюдненого проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу надаються фізичними та юридичними особами, їх об‘єднаннями розробникові цього проекту для узагальнення.
97.Регуляторний акт не може бути прийнятий виконкомом, схвалений міським головою при наявності таких обставин:
– відсутній аналіз регуляторного впливу;
– проект регуляторного акта не був оприлюднений.
98. Прийняті регуляторні акти підлягають базовому, повторному та періодичному відстеженню.
Виконання заходів із відстеження результативності регуляторних актів забезпечується виконавчим органом міськради у термін:
– базове відстеження результативності регуляторного акта здійснюється до дня набрання чинності цим регуляторним актом або набрання чинності більшістю його положень. Якщо для визначення значень показників результативності регуляторного акта використовується виключно статистичні дані, базове відстеження результативності може бути здійснене після набрання чинності цим регуляторним актом або набрання чинності більшістю його положень, але не пізніше дня, з якого починається проведення повторного відстеження результативності цього акта;
– повторне відстеження результативності регуляторного акту здійснюється через рік з дати набрання ним чинності або набрання чинності більшістю його положень, але не пізніше двох років з дня набрання чинності цим актом або більшістю його положень, якщо рішенням регуляторного органу, який прийняв цей регуляторний акт, не встановлено більш ранній строк;
– періодичне відстеження результативності регуляторного акту здійснюється раз на кожні три роки починаючи з дня закінчення заходів з повторного відстеження результативності йього акту, у тому числі і в разі, коли дію регуляторного акта, прийнятого на визначений строк, було продовжено після закінчення цього визначеного строку.
99. Юридичний відділ контролює та забезпечує реалізацію розробниками проектів регуляторних актів державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності, що здійснюється виконкомом та міським головою.


Порядок підготовки й проведення нарад, що проводяться міським головою та його заступниками, а також конференцій, семінарів, інших заходів.
100. Наради проводяться міським головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому згідно з планами роботи на квартал, основними заходами на місяць тощо.
Залежно від строків проведення та складу запрошених наради розподіляються на:
– планові або чергові (проводяться згідно з планами роботи);
– невідкладні, позачергові або термінові (проводяться поза планом роботи та в особливих випадках, пов’язаних із суспільно – політичною ситуацією в місті, запобіганням аваріям, катастрофам, стихійному лиху чи ліквідацією їхніх наслідків).
101. Планові або чергові апаратні наради проводяться згідно із планом роботи виконкому на квартал. Порядок денний планових апаратних нарад складається вiддiлом діловодства, контролю і організаційної роботи за дорученням керуючого справами виконкому. Порядок денний апаратної наради підписується керуючим справами виконкому.
102. Пропозиції про строки, час, місце та інші питання, пов’язані з підготовкою й проведенням нарад, погоджуються з керуючим справами виконкому та передаються до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи. Підготовка нарад здійснюється відділом діловодства, контролю і організаційної роботи згідно зі складеними робочими планами.
Перелік запрошених складається відділом діловодства, контролю і організаційної роботи, якщо головуючий на нараді – міський голова та його перший заступник.
Запрошення та реєстрацію учасників наради забезпечує відділ діловодства, контролю і організаційної роботи.
103. Питання стосовно присутності на нарадах представників засобів масової інформації та проведення на ньому відео- і фотозйомок, а також звукозапису вирішується головуючим на нараді.
Надання засобам масової інформації офіційної інформації стосовно підсумків нарад забезпечує заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.
104. Порядок денний планових нарад формується згідно з квартальним планом роботи виконкому, а невідкладних, позачергових або термінових нарад – розповсюджується під час проведення наради. За пропозиціями учасників наради до порядку денного можуть вноситися зміни.
Регламент розгляду питань на нараді визначається головуючим за погодженням з учасниками наради. Доповідачам для виступу на апаратних нарадах надається 5-7 хвилин. Запрошені на нараду можуть брати участь в обговоренні питань, вносити пропозиції та надавати пояснення. Обговорення питання припиняється за рішенням головуючого.
105. При необхiдностi, хід заходів під головуванням міського голови протоколюється та (або) записується на магнітну плівку вiддiлом діловодства, контролю і організаційної роботи.
За підсумками обговорення питань головуючий на нараді може надавати доручення учасникам наради, які обов’язково фіксуються в протоколі.
Після кожної планової апаратної наради вiддiлом діловодства, контролю і організаційної роботи готується протокол доручень міського голови та терміново розсилається разом з супровідним листом адресатам по локальній комп’ютерній мережі, по електронній пошті чи кур’єром. Протоколи доручень міського голови зберігаються в відділі діловодства, контролю і організаційної роботи.
Контроль за виконанням доручень міського голови, даних на планових апаратних нарадах, здійснює вiддiл діловодства, контролю і організаційної роботи. Виконавці, незалежно від того, в якій формі вони доповідають міському голові про виконання його доручень, даних на апаратних нарадах, – у письмовій чи в уснiй – обов’язково надають тексти своїх доповідей, інформаційні матеріали про виконання даних доручень до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи в друкованому вигляді, а у разі необхідності – в електронному вигляді (на дискеті, по локальній комп’ютерній мережі, електронною поштою тощо).
На пiдставi цих iнформацiйних матерiалiв вiддiлом діловодства, контролю і організаційної роботи щомісяця готується довідка про стан виконання структурними підрозділами виконавчого комітету доручень міського голови, що дані на планових апаратних нарадах.

106. Протоколи доручень з невідкладних, позачергових або термінових нарад за погодженням головуючого на нараді складаються та контролюються відділом діловодства, контролю і організаційної роботи.
107. Наради, засідання, конференції, семінари та iншi заходи проводяться згідно з планом роботи на квартал i основними заходами на місяць.

Усі інші заходи, які потребують проведення в приміщенні адміністративного будинку Теплодарської міської ради, проводяться у його великому залі. Замовлення на проведення заходів подається керуючому справами виконкому за тиждень до запланованої дати їх проведення.
108. Підготовка загальноміських заходів, що проводяться виконкомом, здійснюється вiдповiдними структурними підрозділами згідно заздалегідь складеними робочими планами, що затверджуються міським головою. Пропозиції про терміни, час, місце, порядок денний, список запрошених та iншi питання, пов’язані з органiзацiєю підготовки та проведенням засідань, конференцій, семiнарiв i інших заходів погоджуються з керуючим справами виконкому та надаються до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи.
109. Повідомлення про запрошення на загальномiськi заходи й реєстрація прибуття їх учасників здійснюється вiддiлом діловодства, контролю і організаційної роботи.
110. Підготовка приміщень для проведення заходів, розміщення їх учасників інше технічне забезпечення здійснюється адміністративно-господарським відділом.
111. Засідання створених виконкомом комiсiй, рад, штабів проводяться згідно з планами їх роботи. Підготовка, проведення й документальне оформлення цих засідань забезпечується особами, що визначені їх керівниками.

Органiзацiя взаємодії виконавчого комітету з територіальною громадою міста, міською радою, її постійними комiсiями та депутатами, депутатськими фракціями, органами державної влади та між собою

112. Взаємодія виконкому з територіальною громадою міста здійснюється як безпосередньо – під час особистого прийому громадян міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому та шляхом проведення масових заходів, так і за допомогою об’єднань громадян, засобів масової інформації.
113. Для реалізації прав громадян на письмове звернення або особистий прийом та обов’язкове одержання обґрунтованої відповіді на нього, відповідно до Закону України “Про звернення громадян” працює головний спеціаліст із зверненнями громадян і організовує регулярне проведення особистого прийому громадян посадовими особами органів місцевого самоврядування.
114. Керівники структурних підрозділів регулярно проводять особистий прийом громадян.
Вони повинні вивчати критичні звернення громадян, опубліковані в засобах масової інформації, а також публікації та репортажі з питань стану розгляду звернень громадян, повідомляти редакції засобів масової інформацію стосовно вжитих за зверненнями заходів.
115. З метою координації взаємодії виконавчих органів із засобами масової інформації, керуючий справами забезпечує інформування територіальної громади міста про діяльність виконавчих органів, через засоби масової інформації до відома населення доводяться прийняті виконкомом та міським головою розпорядчі документи, що стосуються інтересів територіальної громади міста, з актуальних питань соціально-економічного та суспільно-політичного життя міста, області й країни, за участю керівництва виконкому проводяться прес-конференції, брифінги, засідання круглих столів, телезустрічі в прямому ефірі і т. п.
116. Створено веб-сайт teplodar biz.ua з ціллю забезпечення відкритості в діяльності органів місцевого самоврядування, інформації про їх діяльність. Інформація про виконання програм, планів, чинних та скасованих нормативних актів, форм і зразків документів обов’язково розміщується на веб-сайті.
117. За чітке, оперативне й об’єктивне висвітлення діяльності міської ради слідкує секретар міської ради
118. Анонс найважливіших подій суспільно-політичного, соціально-економічного та культурного життя міста на наступний тиждень розміщується на веб-сторінці міськради щоп’ятниці й постійно коригується. Інформація про заходи, що відбулися за участю міського голови, депутатів міськради та її виконавчого комітету розміщується на веб-сайті щоденно.

Взаємовідносини виконавчого комітету з міською радою, її постійними комiсiями та депутатами
119. Виконком є підзвітним та підконтрольним міськраді, що його створила, забезпечує виконання рішень міськради, сприяє реалізації її повноважень.
120. На засідання виконкому можуть запрошуватися депутати міськради через секретаря міської ради.
121. Рекомендації постійних комісій з питань, пов’язаних з депутатською діяльністю, стосовно роботи виконавчих органів міськради розглядаються посадовими особами виконавчих органів міськради, яким вони адресовані.
Про результати розгляду та вжиті заходи посадові особи виконавчих органів міськради повинні повідомити постійні комісії міськради, у встановлений ними строк.
122. Керівники структурних підрозділів відповідно до чинного законодавства повинні надавати постійним комісіям міської ради та її депутатам необхідні офіційні матеріали та документи, які вони можуть копіювати, або робити з них виписки.

Взаємовідносини виконкому з органами державної влади

123. Вiдповiдно до ст. 4 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”, з метою поєднання міських та державних iнтересiв виконкомом здійснюється взаємодія з органами державної влади на вiдповiдних рівнях шляхом погодження планів та дій, здійснення контролю за дотриманням при їх реалiзацiї чинного законодавства, обміну оперативною управлінською iнформацiєю, проведення нарад, засідань та інших заходів.
Для здійснення спільних програм виконком та Одеська обласна державна адміністрація можуть укладати договори, створювати спільні органи та організації.
124. Виконання розпорядчих документів органів державної влади всіх рівнів, у тому числі Одеської обласної державної адміністрації, виконується структурними підрозділами виконкому за відповідними дорученнями та резолюціями міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому.
Порядок інформування про виконання розпорядчих документів органів державної влади всіх рівнів встановлює посадова особа, яка дала доручення або наклала резолюцію про виконання.
125. Виконком є підконтрольним та підзвітним відповідним органам державної виконавчої влади з питань здійснення ними делегованих повноважень.
Копії розпорядчих документів виконкому, прийнятих з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади, надсилаються керуючим справами виконавчого комітету до органу, що здійснює контроль.
126. Виконком міськради порушує питання перед Одеською обласною державною адміністрацією та Одеською обласною радою безпосередньо.
127. Звернення до центральних органів державної влади є виключним правом міського голови, відповіді на листи міністерств та відомств можуть підписувати заступники міського голови, керуючий справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.

Організація роботи з кадрами у виконавчому комітеті

128. Кадрова служба (головний спеціаліст з питань кадрової роботи) у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України, постановами Верховної Ради України, Указами й розпорядженнями Президента України, постановами й розпорядженнями Кабінету Міністрів України, та іншими нормативними актами. У питаннях організації й застосування методики проведення кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування головний спеціаліст керуються також відповідними рекомендаціями Головного управління державної служби України, Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства юстиції України та Пенсійного фонду України.
129. Організацію роботи з кадрами у виконавчих органах та ведення кадрового діловодства здійснює кадрова служба (головний спеціаліст), який розробляє річні (перспективні) плани роботи з кадрами, здійснює заходи стосовно їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації.
130. Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується міським головою щорічно до 25-го грудня. У разі необхідності, в межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням міського голови протягом календарного року можуть вноситись зміни.
131. Кадрова робота у виконкомі спрямовується на комплексне вирішення питань щодо комплектування виконкому висококваліфікованими і компетентними кадрами, які мають відповідну освіту й професійну підготовку, володіють державною мовою.
132. Прийом та звільнення посадових осіб і службовців органів місцевого самоврядування здійснюється за розпорядженням міського голови на конкурсних засадах чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.
133. Переведення на рівнозначну або нижчу посаду, а також просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, може здійснюватися без конкурсного відбору.
На кожну посадову особу формується особова справа згідно з Порядком ведення особових справ державних службовців.
Щорічно до 1-го квітня посадові особи подають декларацію про доходи.
134. Організація та контроль за дотриманням законності у кадрових питаннях покладається на головного спеціаліста з питань кадрової роботи, керуючого справами виконкому.

Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування

135. Рішення про проведення конкурсу приймається міським головою за наявності вакантної посади.
136. Оголошення про конкурс публікується в газеті міської ради “Теплодарський вісник ” та розміщується на офіційному веб – сайті виконкому не пізніше ніж за місяць до початку конкурсу. Текст оголошення готується кадровою службою.
– Конкурс на заміщення вакантних посад у виконкомі проводиться згідно Положення, затвердженого розпорядженням міського голови.
Особи, які бажають взяти участь в конкурсі, подають до конкурсної комісії виконкому документи відповідно до Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців.
137. За рішенням конкурсної комісії до участі у конкурсі допускаються особи, які відповідають умовам конкурсу.
Кандидатам направляється письмове повідомлення (з обґрунтуванням), якщо за рішенням комісії вони не відповідають вимогам конкурсу. Головний спеціаліст з питань кадрової роботи за погодженням з головою конкурсної комісії визначає дату проведення іспиту та повідомляє кандидатів про місце і час його проведення.
138. Конкурсна комісія на підставі розгляду поданих документів, результатів іспиту та співбесіди з кандидатами, які успішно склали іспит, на своєму засіданні здійснює відбір осіб для зайняття вакантних посад.
139. При проведенні конкурсу перевага надається особам, які пройшли стажування на посаді. Інші кандидати, які успішно склали іспит, але не були відібрані або призначені на посади, у разі їх згоди, за рішенням конкурсної комісії можуть бути рекомендовані для зарахування до кадрового резерву у виконкомі й протягом року прийняті на вакантну посаду або нижчу посаду без повторного конкурсу.
140. До участі в конкурсі не допускаються особи, які:
– досягли встановленого законодавством граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування;
– визнані в установленому порядку недієздатними;
– мають судимість, що є несумісною із зайняттям посади посадової особи в органах місцевого самоврядування;
– у разі прийняття на службу будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі особам, які є їх близькими родичами чи свояками;
– позбавлені права займати відповідні посади в установленому законом порядку на визначений термін;
– в інших випадках, установлених чинним законодавством.
141. Якщо за результатами конкурсу не відібрано жодного з кандидатів для призначення на посаду, конкурсна комісія не може рекомендувати цих кандидатів до кадрового резерву.
142. При прийнятті на службу посадових осіб може встановлюватися випробування до шести місяців, що обов’язково відображається в розпорядженні міського голови про прийняття на роботу.
143. Після проведення конкурсу за згодою особи, яка пройшла успішно іспит , проводиться спеціальна перевірка згідно Указу Президента від 25.01.2012 р. №33/2012 ”Про порядок організації проведення відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов»язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування»;
144. Прийняття на службу здійснюється:
1) на посаду міського голови в порядку, встановленому Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”;
2) на посаду секретаря міської ради – шляхом обрання відповідною радою;
3) на посади заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому – шляхом затвердження відповідною радою.
145. Без конкурсного відбору, за розпорядженням міського голови може здійснюватися прийняття на роботу:
1) посадових осіб органів місцевого самоврядування, які успішно пройшли стажування та знаходяться у кадровому резерві;
2) випускників Української Академії державного управління при Президентові України та її філіалів, якщо вони направлялися на навчання виконкомом;
3) працівників патронатної служби.

Присвоєння рангів посадової особи місцевого самоврядування.
146. Ранги посадової особи місцевого самоврядування присвоюються:
– міському голові – рішенням міської ради в межах відповідної категорії посад;
– ранги, які відповідають посадам четвертої – шостої категорії – присвоюються міським головою шляхом видання відповідного розпорядження.
147. Ранги присвоюються одночасно з обранням(прийняттям) на службу або обрання (призначенням) на вищу посаду.
Особам, які призначаються на посади з випробувальним строком, ранги присвоюються після його закінчення, за результатами роботи.
Особам, які призначені на посади і мають ранги посадових осіб місцевого самоврядування або ранги державного службовця, присвоєні за попереднім місцем роботи, надбавка за ранг у період випробувального строку виплачується відповідно до цих рангів.
148. Черговий ранг присвоюються за умови, якщо посадова особа успішно відпрацювала на займаній посаді не менш як 2 роки.
149. За виконання особливо відповідальних завдань посадовій особі може бути присвоєно черговий ранг достроково у межах відповідної категорії посад.
150. За сумлінну працю при виході на пенсію посадової особи може бути присвоєно черговий ранг поза межами відповідної категорії посад.
151. Посадова особа може бути позбавлена присвоєного рангу лише за вироком суду.
152. Якщо посадова особа обрана чи призначена на посаду нижчої категорії або залишила службу , за нею зберігається присвоєний ранг.
153. У трудовій книжці посадової особи здійснюється запис про присвоєння,зміну чи позбавлення її відповідного рангу.


Порядок призначення та звільнення посадових осіб виконавчих органів міської ради
154. Призначення на посади керівників виконавчих органів здійснюється за рекомендацією (поданням) першого заступника міського голови, заступника міського голови, керуючого справами згідно з розподілом обов’язків.
Якщо особа, яка претендує на заняття посади керівника виконавчого органу міськради, вже працювала у виконавчих органах міськради та її було звільнено за будь-яких підстав, на керуючу справами покладається обов’язок з’ясувати всі обставини її звільнення з попереднього місця служби в органах місцевого самоврядування.
155. Призначення на посади начальників, заступників начальників управлінь, відділів здійснюється за рекомендацією (поданням) та погодженням з першим заступником міського голови, заступником міського голови, керуючим справами згідно з розподілом обов’язків.
156. Кадрова служба (головний спеціаліст з питань кадрової роботи) проводить співбесіду з кандидатом на посаду та організовує проведення його співбесіди з керуючим справами виконкому, секретарем міської ради, заступниками міського голови за їх вимогою.
157. Кадрова служба (головний спеціаліст з питань кадрової роботи) на підставі документів та згідно з резолюціями готує проекти розпоряджень.
158. Звільнення посадових осіб виконавчого комітету міськради здійснюється у встановленому законом порядку.
159. Міський голова приймає остаточне рішення щодо призначення на посаду або звільнення з посади посадових осіб виконавчих органів міськради.

Стажування на службі в органах місцевого самоврядування

160. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня й ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посади службовців органів місцевого самоврядування, проводиться стажування особи терміном до 2-ох місяців.
161. Стажування можуть проходити як особи, що вперше претендують на посаду, так і посадові особи, які бажають зайняти більш високу посаду. Стажування посадових осіб проводиться згідно з Положенням про стажування в державних органах (постанова Кабінету Міністрів України від 01.12.1994 р. № 804).
162. З метою просування по службі посадових осіб, стажування проводиться за дозволом міського голови, при цьому стажист надає письмову заяву про надання дозволу на стажування за погодженням з керівником виконавчого органу, заступником міського голови, керуючим справами згідно з розподілом обов’язків.
163. Керівник структурного підрозділу визначає завдання для стажиста на період стажування, закріплює за ним досвідченого фахівця – наставника з числа посадових осіб.
164. Після закінчення стажування стажист подає до кадрової служби звіт про стажування та висновки керівника стосовно подальшої роботи стажиста в органах місцевого самоврядування.

Робота з кадровим резервом

165. З метою зайняття посад і просування по службі створюється кадровий резерв, який щорічно (до 15-го грудня) переглядається й затверджується розпорядженням міського голови.
166. На кожну посаду керівника кадровий резерв формується не менше як з двох осіб, на посади спеціалістів – не менше як з однієї особи з урахуванням фактичної потреби.
167. Із зарахованими до кадрового резерву проводиться робота згідно з особистими річними планами, затвердженим міським головою, де передбачається:
– вивчення й аналіз виконання законів України, актів Президента України і Кабінету Міністрів України, рішень міської ради та її виконкому;
– систематичне навчання шляхом самоосвіти;
– періодичне навчання й підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах;
– участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з проблем та питань діяльності органів місцевого самоврядування;
– стажування протягом не більш як двох місяців відповідно до графіків, затверджених заступником міського голови згідно з розподілом обов’язків;
– виконання обов’язків посадової особи, на посаду якої зараховано працівника до кадрового резерву;
– залучення до вивчення відповідних питань, проведення перевірок, службових розслідувань;
– участь у підготовці проектів розпорядчих документів міської ради, її виконкому, міського голови, інших нормативних документів.
168. Члени виконкому та керівники структурних підрозділів, створюють умови для навчання й підвищення кваліфікації посадових осіб.
Посадові особи підвищують свою кваліфікацію постійно, як правило через навчання у відповідних навчальних закладах, раз на п’ять років.

Продовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування.
169. Граничний вік перебування на службі становить 65 років для чоловіків та для жінок. Ці обмеження не поширюються на міського голову та секретаря міської ради.
170. Після досягнення граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування за розпорядженням міського голови посадові особи можуть бути залишені на посадах радників чи консультантів (патронатна служба), якщо такі посади передбачені структурою і штатним розписом виконкому, на умовах строкового трудового договору.
171. Припинення служби, у тому числі дострокове, здійснюється на підставі Кодексу про працю України, законів України “Про місцеве самоврядування в Україні ”, “Про службу в органах місцевого самоврядування ” та іншими законами України.
172. Зміна міського голови не є підставою для припинення служби посадовими особами виконкому , крім працівників патронатної служби.


Порядок складання та затвердження посадових інструкцій службовців виконавчих органів міськради
173. На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, в місячний термін після затвердження міськрадою структури і чисельності виконавчих органів, розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, який визначає підпорядкованість службовця органів місцевого самоврядування, його конкретні завдання та обов’язки, права та відповідальність.
Посадові інструкції розробляються, як правило, на посади заступників керівників підрозділів та спеціалістів, що передбачені штатним розкладом відповідного органу. Організаційно-правовий статус, права, обов’язки та відповідальність керівників підрозділів визначається в положеннях про ці структурні підрозділи. У такому випадку посадові інструкції на цих керівників можуть не розроблятися.
174. Посадові інструкції можуть переглядатися в разі необхідності у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій окремих структурних підрозділів.
175. Посадові інструкції працівників виконавчого комітету складаються, підписуються їх безпосередніми керівниками й затверджуються міським головою.
176. У разі необхідності посадові інструкції керівників структурних підрозділів складаються та підписуються керуючим справами виконкому, затверджуються заступниками міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
177. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади, прізвище, ім’я та по батькові посадової особи його службовий телефон.
Посадові інструкції складаються з чотирьох розділів:
• загальні положення;
• основні завдання та обов’язки;
• права;
• відповідальність.
178. Загальна частина посадової інструкції визначає:
• основну мету діяльності службовця;
• порядок призначення на посаду та припинення виконання службових обов’язків;
• кваліфікаційні вимоги до службовця органів місцевого самоврядування, рівень освітньої підготовки та кваліфікації, спеціальність, необхідний стаж роботи за спеціальністю, відповідний стаж служби в органах місцевого самоврядування, інші вимоги);
• підпорядкованість службовця органів місцевого самоврядування (вказується посадова особа, якій безпосередньо підпорядковується службовець органів місцевого самоврядування);
• наявність підпорядкованих осіб (вказуються посади працівників, які підпорядковані даному службовцю);
• перелік основних законодавчих актів, інших документів, якими повинен керуватися у своїй роботі службовець.
Якщо посадові особи мають схожі обов’язки, то загальну частину можливо зробити спільною для декількох посадових інструкцій.
179. Розділ посадової інструкції “Завдання та обов’язки” характеризує зміст діяльності посадової особи.
У ньому зазначається:
• відносно самостійна ділянка роботи відповідно до положення про підрозділ, вона може визначатися або тематично, або шляхом виділення групи питань з певних напрямків, або закріплення за працівником переліку об’єктів або, як перелік відносно самостійних питань;
• перелік видів робіт, з яких складаються функції посадової особи, визначені за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь тощо).
180. У розділі “Права” визначаються засоби, за допомогою яких посадова особа має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків.
181. У розділі “Відповідальність” визначаються показники оцінки роботи службовця та межі його персональної відповідальності.
Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків, етика поведінки та дотримання обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.
182. У посадових інструкціях повинен бути пункт про те, кого службовець заміщує на час відсутності у зв’язку з відпусткою, хворобою або з інших причин, а також, хто заміщує його.
183. Кожен службовець ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис.
184. Затверджені посадові інструкції зберігаються у кадровій службі

Порядок призначення та звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади м. Теплодар
185. Призначення на посади керівників, крім керівників дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів, здійснюється за рекомендацією (поданням) першого заступника міського голови, заступника міського голови, керуючого справами згідно з розподілом обов’язків.
186. У випадках, прямо передбачених чинним законодавством, при прийнятті на роботу керівників комунальних підприємств застосовується контрактна форма трудового договору. У контракті визначаються права та обов’язки сторін, термін дії контракту, умови матеріального забезпечення. Контракт складається у двох примірниках і погоджується, при проходженні співбесіди кандидата на посаду керівника, з першим заступником міського голови, заступником міського голови, керуючим справами виконкому згідно з розподілом обов’язків, начальником фінансового управління виконавчого комітету.
187. Кадрова служба на підставі контракту (у разі необхідності), заяви, подання та інших документів за встановленим зразком, готує проект розпорядження міського голови щодо призначення особи на посаду, візує його.
За два місяці до закінчення строку контракту кадрова служба готує для міського голови відповідну інформацію, на підставі якої він приймає рішення щодо продовження чи розірвання контракту.
188. Звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Теплодара, здійснюється у встановленому законом порядку.
189. Міський голова приймає остаточне рішення щодо призначення особи на посаду або звільнення з посади.
190. Штатний розпис комунального підприємства на наступний рік переглядається та затверджується першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому згідно з розподілом обов’язків за погодженням з начальником фінансового управління щорічно до 25 грудня. У разі необхідності протягом календарного року до нього можуть вноситись зміни.

Терміни подачі та візування документів з кадрових питань
191. Комплекти документів щодо призначення, звільнення, переведення та стажування на посадах осіб місцевого самоврядування подаються до кадрової служби (головний спеціаліст з питань кадрової роботи) не пізніше ніж за п’ять діб до дати призначення на посаду (звільнення тощо).
192. Комплект документів на продовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування подається за місяць до дня досягнення посадовою особою граничного віку.
193. Проекти розпоряджень міського голови “По особовому складу” візуються в юридичному відділі строком не більше однієї доби, а у випадках незгоди посадової особи, яка візує проект розпорядження, вона письмово висловлює свою думку відносно проекту розпорядження міського голови.

Порядок оформлення документів на відрядження та оформлення відпусток
194 Направлення у відрядження здійснює міський голова своїм розпорядженням за поданням першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, секретаря міської ради, керівників структурних підрозділів. В проекті розпорядження міського голови зазначається пункт призначення, найменування організації, до якої відряджається службовець, термін і цілі відрядження.
195. Підставою для відрядження є запрошення, виклик центральних органів виконавчої влади або доповідна записка керівника структурного підрозділу, яка з резолюцією міського голови надається до відділу кадрової роботи за три дні до дати відрядження. Посвідчення про відрядження оформляються кадровою службою на підставі розпоряджень міського голови. Посвідчення про відрядження підписуються керуючим справами виконкому й засвідчуються гербовою печаткою.
196. Після повернення з відрядження службовці звітують перед своїми безпосередніми керівниками про виконання завдання в письмовій або усній формі.
197. Надання щорічних та додаткових відпусток здійснюється на підставі КЗпП України, законів України “Про відпустки”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”.
198. Щорічно до 01 січня керівники структурних підрозділів складають графіки чергових основних та додаткових відпусток працівників на наступний рік. Відпустки плануються пропорційно на весь рік. Порушення затверджених графіків відпусток дозволяється, як виняток, і тільки з поважних причин.
198. Чергові й додаткові відпустки першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, секретарю міськради, керуючому справами виконкому надаються за їх заявами розпорядженням міського голови.
Чергові та додаткові відпустки керівникам структурних підрозділів надаються за розпорядженням міського голови за їх заявою, погодженою першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу обов’язків.
199. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснює кадрова служба виконавчого комітету міськради.

Порядок роботи з нагородними документами
200. Нагородження почесною грамотою виконавчого комітету Теплодарської міської ради та почесними відзнаками Теплодарського міського голови здійснюється відповідно до положення про почесну грамоту виконавчого комітету Теплодарської міської ради, затвердженого рішенням виконкому, та положення про почесні відзнаки Теплодарського міського голови, затверджені його розпорядженнями.
201. Подання про відзначення почесною грамотою виконавчого комітету Теплодарської міської ради та почесними відзнаками Теплодарського міського голови вноситься на ім’я міського голови. До подання додаються відомості про конкретні виробничі, наукові та інші досягнення трудових колективів підприємств, установ, організацій та окремих осіб.
202. Проекти розпоряджень міського голови про нагородження почесною грамотою міського голови готуються кадровою службою (головний спеціаліст з питань кадрової роботи) у встановленому порядку.
203. Облік і реєстрацію осіб, яких було нагороджено почесною грамотою міського голови здійснює кадрова служба (головний спеціаліст з питань кадрової роботи).

Органiзацiя роботи з документами та здійснення контролю за їх проходженням i виконанням

204. Порядок роботи з документами у виконавчому комітеті міськради ґрунтується на вимогах постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 р №4212 “Про затвердження Примірної iнструкцiї з діловодства у Мiнiстерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді мiнiстрiв Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” і державних стандартах на органiзацiйно-розпорядчу та іншу документацію.
205. У виконкомі функціонує централізована мережна комп’ютерна система діловодства, при якій всі операції, пов’язані з проходженням службових документів, усі документи, що надiсланi на адресу виконкому, після їх виконання, всі матеріали до них, зосереджуються у відділі діловодства, контролю і організаційної роботи.

205. Вiдповiдальнiсть за стан роботи з документами у виконкомі покладається на керуючого справами виконкому.
206. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається окремим документом, відповідальність за ведення цього діловодства покладено на головного спеціаліста з режимно-секретної діяльності відділу з питань оборонної і мобілізаційної роботи.
207. Усі документи виконкому виконуються українською мовою, за винятком документів з питань міжнародних та міжнаціональних відносин, що можуть виконуватися на мові кореспондента.
208. Контроль за виконанням документів у виконавчому комітеті покладено на відділ діловодства, контролю і організаційної роботи.
209. Контролю у виконавчих органах підлягають:
1) документи центральних органів державної влади за дорученнями міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому, секретаря міськради;
2) розпорядчі документи посадових осіб місцевого самоврядування міста Теплодар;
3) доручення міського голови, його заступників та керуючого справами виконкому;
4) розпорядчі документи Одеської обласної ради та Одеської обласної державної адміністрації, які стосуються виконання виконкомом делегованих повноважень за дорученнями міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому, секретаря міськради;
5) документи загального листування, в яких встановлене завдання, або про необхідність виконання яких зазначено в резолюції;
6) доручення щодо розгляду звернень громадян;
7) плани роботи виконкому.
210. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані протягом 30-ти, а документи з позначкою “терміново” – 7-ми робочих днiв, якщо інше не визначено в самому документі або в резолюції.
211. Розрахунок встановлених резолюціями або законодавством строків виконання документів ведеться з дати їх надходження та реєстрації в відділі діловодства, контролю і організаційної роботи.
212. Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирiшенi всі порушені в ньому питання, повністю виконана резолюція.
213. Після виконання документ потребує зняття з контролю. Процедура зняття документу з контролю залежить від його типу.
214. Працівникам виконавчого комітету, незалежно від їх службового положення, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників установ, організацій та громадян без реєстрації.
215. Міському голові відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, Прем’єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом “Невідкладно”.
Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності міської ради і потребують вирішення міським головою, розглядаються першочергово.
Міським головою, а під час його відсутності – особою, яка виконує його обов’язки, розглядаються розпорядчі документи центральних органів державної влади, їх доручення та листи, листи керівних органів партій, громадських об’єднань та рухів.
216. Документи на розгляд міському голові надаються щоденно до 16.00 відділом діловодства, контролю і організаційної роботи виконкому. Проекти резолюцій міського голови щодо виконання розпорядчих документів центральних органів державної влади та їх доручень готуються начальником відділу діловодства, контролю і організаційної роботи на підставі аналізу порушених питань, відповідно до розподілу обов’язків між членами виконкому. До кожного документа, наданого на розгляд міському голові, обов’язково відділом діловодства, контролю і організаційної роботи додаються матеріали попереднього розгляду даного питання, тексти нормативних актів, розпорядчих документів, прийнятих раніше.
217. Як правило, документи розглядаються в день подання їх на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть бути на розгляді довше, але не більш 3-х робочих днів.
218. Розглянуті документи повертаються до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи до 11.00 наступного робочого дня.
Документи з резолюціями заступників міського голови, керуючого справами виконкому передаються до структурних підрозділів наступного дня після повернення їх до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи.
219.Головний спеціаліст по контролю, головний спеціаліст по зверненню громадян в межах своєї компетенції:
– регулярно з’ясовують стан виконання документів;
– періодично аналізують і узагальнюють стан роботи з документами та організацію їх проходження й виконання у структурних підрозділах, надають їм необхідну допомогу, інформують керівництво з цих питань, вносять пропозиції щодо покращання цієї роботи;

220. Документування розпорядчої діяльності та здійснення контролю за виконанням розпорядчих документів виконкому й міського голови
221. Нумерація рішень виконкому та розпоряджень міського голови єдина протягом року.
222. Копії розпорядчих документів засвідчуються печаткою відділу діловодства, контролю і організаційної роботи.
223. Оригінали розпорядчих документів підшиваються в справи в хронологічному порядку й зберігаються в відділі діловодства, контролю і організаційної роботи протягом двох років, після чого передаються на збереження до архіву. Електронні копії розпорядчих документів зберігаються в електронному вигляді.
224. Відповідальність за збереження оригіналів розпорядчих документів виконкому покладається на начальника відділу діловодства, контролю і організаційної роботи.
225. Відповідальність за виконання розпорядчого документа несуть особи, які зазначені в розпорядчому документі (рішення виконкому, розпорядження міського голови тощо), резолюції керівника, а також безпосередні виконавці.
226. Основними методами здійснення контролю за виконанням розпорядчих документів є:
• постійний контроль за дотриманням термінів виконання заходів, передбачених у документах;
• періодичне проведення на місцях перевірки стану їх виконання та інформування про результати перевірок керівництва виконавчого комітету;
• підготовка матеріалів про стан виконання документів для розгляду їх у порядку контролю на нарадах у міського голови, його заступників або керуючого справами виконкому чи на засіданнях виконкому згідно з планом роботи.
227. Організаційно-технічний контроль за виконанням рішень виконкому та розпоряджень міського голови здійснює відділ діловодства, контролю і організаційної роботи.
228. Підприємства, установи й організації інформують виконком про хід виконання розпорядчих документів у встановлені терміни.
229. Письмова інформація про хід виконання розпорядчих документів структурними підрозділами надається за підписом їх керівників щомісяця не пізніше 7-го числа до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи на паперових і магнітних носіях (електронною поштою), після узагальнення матеріали передаються керуючому справами виконкому.
230. Термін виконання рішення виконкому або розпорядження міського голови можуть бути змінені тільки за відповідним рішенням виконкому або розпорядженням міського голови.
231. Про порушення контрольних термінів виконання розпорядчих документів, керуючий справами виконкому інформує міського голову для вжиття відповідних заходів.
232. Після виконання рішення виконкому чи розпорядження міського голови або їх окремих пунктів, виконавець складає доповідну записку з проханням зняти виконаний документ з контролю, адресовану посадовій особі, на яку в останньому пункті розпорядчого документа покладено контроль за його виконанням.
Якщо у розпорядчого документа декілька виконавців, то зазначений першим в його тексті узагальнює інформацію про виконання та надає спільну для всіх виконавців доповідну записку про виконання всього документу або його окремого пункту, адресовану посадовій особі, на яку в останньому пункті розпорядчого документа покладено контроль за його виконанням.
233. До доповідної записки додаються всі інформаційні матеріали, що свідчать про виконання документа. Посадова особа, на яку покладено контроль, ознайомившись з пакетом документів, засвідчує згоду особистим підписом, після чого пакет документів подається до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи для підготовки та надання на розгляд міському голові, який знімає з контролю власні розпорядження та погоджує зняття з контролю рішень виконкому.
234. Рішення виконкому, які міський голова погодився зняти з контролю та матеріали до них, повертаються відділом діловодства, контролю і організаційної роботи до виконавців для підготовки на розгляд виконкому проекту рішення про зняття з контролю.
235. Щокварталу відділ діловодства, контролю і організаційної роботи готує проект розпорядження міського голови про зняття з контролю виконаних розпоряджень.
236. Відділ діловодства, контролю і організаційної роботи веде комп’ютерну пошукову та контрольну базу розпорядчих документів виконкому та міського голови.
237. Пошукова інформаційна база власних розпорядчих документів дає можливість знайти текст рішення виконкому чи розпорядження міського голови за такими ознаками:
– номер;
– дата прийняття;
– назва;
– виконавець, що готував розпорядчий документ.

238. Контрольна база власних розпорядчих документів включає всі контрольні пункти, в яких зазначена дата виконання й виконавець.

Робота з вхідними документами
239. Прийом, первинна обробка та реєстрація розпорядчих документів органів державної влади й документів загального листування, що надходить до виконкому здійснюється відділом діловодства, контролю і організаційної роботи відповідно до затвердженої керуючим справами виконкому номенклатури справ.
240. Обробка звернень громадян здійснюється головним спеціалістом відділу діловлдства, контролю і організаційної роботи з питань звернень громадян.
241. Документи реєструються у відділі діловодства, контролю і організаційної роботи один раз – у день отримання або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час.
Не підлягають реєстрації листи, що надійшли в копії до відома; телеграми й листи про дозвіл на відрядження й відпустки; повідомлення про засідання; наради, збори й порядок денний; графіки, наряди, заявки, рознарядки; зведення та інформація, надіслані до відома; навчальні плани, програми (копії); рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо; прейскуранти (копії); привітання і запрошення; друковані видання (книги, журнали, бюлетені); місячні, квартальні, піврічні звіти; форми статистичної звітності.
242. У подальшому в цій комп’ютерній базі фіксується все листування, пов’язане з виконанням документа.
243. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції. Резолюція – це напис на документі або на аркуші для резолюцій, зроблений міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому, секретарем міської ради, що містить вказівки стосовно його виконання. Вона складається з таких елементів:
– прізвище працівника (працівників), якого (яких) необхідно ознайомити з документом;
– прізвище виконавця (виконавців);
– зміст доручення;
– термін виконання;
– прізвище посадової особи, на яку покладається контроль;
– особистий підпис керівника;
– дата.
244. Резолюції керівництва виконкому підлягають безумовному, повному та буквальному виконанню.
245. Відповідальність за виконання документа несуть усі посадові особи, які зазначені в резолюції.
246. Якщо в документі декілька виконавців, відповідальність за його виконання покладається на посадову особу, зазначену першою в резолюції, яка збирає в інших виконавців та узагальнює інформацію про хід виконання документа та зняття його з контролю.
247. У разі незгоди міського голови або його заступників, керуючого справами виконкому з відповіддю, лист повертаються виконавцю.
248. При резолюції “Надати відповідь” виконавець готує відповідь за підписом керівника структурного підрозділу, копію якої разом з доповідною запискою про виконання документу надає посадовій особі, яка наклала резолюцію.
При резолюціях “До відома”, “До відома та використання в роботі” посадові особи, зазначені в них, повинні в місячний термін повернути документ до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи для формування справ.
249. Зняття з контролю розпорядчих документів Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації та документів загального листування, здійснюється посадовою особою, яка наклала резолюцію, що засвідчується особистим підписом та надписом “До справ”.
250. Щотижня відділ діловодства, контролю і організаційної роботи готує за підписом начальника відділу та надає міському голові, його заступникам, керуючому справами оперативне зведення стосовно стану виконання документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації, документів загального листування за резолюціями міського голови.
251. Щомісяця начальник відділу діловодства, контролю і організаційної роботи готує аналітичну записку стосовно стану виконання структурними підрозділоми виконавчого комітету документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради та Одеської обласної державної адміністрації й документів загального листування.

Порядок обробки та надсилання вихiдних та внутрiшнiх документів
252. Вихiднi та внутрiшнi документи готуються структурними підрозділами з власної iнiцiативи, на виконання доручень керівництва виконкому або на виконання вхідних документів.
253. Вихiднi документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, візуються на лицьовому боці останнього аркуша другого примірника їх безпосередніми виконавцями, а також керівниками, на якi було покладено виконання цих документів.
254. Листи за підписом першого заступника міського голови, заступників міського голови, членів виконкому, керуючого справами виконкому, які не є документами внутрішнього листування, готуються на бланках „Виконавчий комітет Теплодарської міської ради”.
255. Документи на підпис заступникам міського голови, керуючому справами виконкому подаються виконавцями особисто.
Документ, підписаний у необхiднiй кiлькостi примiрникiв, надається до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи для реєстрації та відправлення.
256. Вихiднi документи, призначені для надсилання багатьом адресатам, після реєстрації розмножуються виконавцем, копії комплектуються й разом з оригіналом та розрахунком розсилки передаються до загального відділу.
257. Після розсилки всіх копій оригінал документа з розрахунком розсилки направляється до справи згідно з номенклатурою.
258. Документи, якi передаються адресатові за допомогою факсу, підлягають обов’язковій реєстрації у відділі діловодства, контролю і організаційної роботи.
259. Документи, що оформлені із порушенням правил, передбачених цим Регламентом, для відправлення не приймаються.
260. Контроль за реагуванням на листи виконкому здійснюється виконавцем, який готував документ.
261. Вiдповiдi, що отримані на вхiднi документи, реєструються у відділі діловодства, контролю і організаційної роботи, їм присвоюється номер вихідного документа.
262. Вiдповiдь, разом з копією документа, на який вона надійшла, передається на розгляд посадовій особі, яка підписала вихідний документ, якщо інше не зазначене у самому документі.

Порядок роботи з депутатськими зверненнями
263. Депутатське звернення надсилається депутатами виконавчому комітету і посадовим особам безпосередньо. Воно не потребує ніяких рішень відповідної ради про його направлення, тому й відповідь надається тільки автору звернення.
264. Порядок роботи з депутатськими зверненнями народних депутатів України визначений у статті 16 Закону України “Про статус народного депутата України”.
Народний депутат має право на депутатське звернення до органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності та підпорядкування, об’єднань громадян з питань, пов’язаних з депутатською діяльністю, й брати участь у розгляді порушених ним питань.
265. Органи місцевого самоврядування, їх посадові особи, керівники підприємств, установ і організацій, об’єднань громадян, яким адресовано депутатське звернення, зобов’язані протягом 10-ти днів з моменту його одержання, розглянути й дати письмову відповідь. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений строк, його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30-ти днів з моменту його одержання.
266. Народний депутат, який направив звернення, може бути присутнім при його розгляді, про що він повідомляє виконавчий комітет, його посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій, об’єднань громадян, яким адресовано депутатське звернення. Посадова особа, відповідальна за розгляд звернення народного депутата, зобов’язана завчасно, але не пізніше ніж за день повідомити народного депутата про час і місце розгляду звернення.
267. Вмотивована відповідь на депутатське звернення повинна бути надіслана народному депутату не пізніше як на другий день після розгляду звернення. Відповідь надається в обов’язковому порядку за підписом керівника чи посадової особи, керівником підприємства, установи та організації, об’єднання громадян.
267. Відповіді на депутатські звернення народних депутатів надсилаються до експедиції Верховної Ради України на ім’я їх авторів (01008, Київ-8, вул. Садова, 3, Верховна Рада України) фельд’єгерським зв’язком.
268. Порядок роботи з депутатськими зверненнями депутатів місцевих рад визначено статтею 13 Закону України “Про статус депутатів місцевих рад”.
269. Органи місцевого самоврядування та їх посадові особи, а також керівники підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території відповідної ради, до яких звернувся депутат місцевої ради, зобов’язані в десятиденний строк розглянути порушене питання та надати йому відповідь, а в разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки дати йому відповідь не пізніше, як у місячний строк.
Якщо депутатське звернення з об’єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, депутату місцевої ради зобов’язані письмово повідомити про це з обґрунтуванням мотивів необхідності продовження строку розгляду.
270. Депутат міської ради може взяти участь у розгляді свого звернення, про що виконавчий комітет та їх посадові особи, керівники підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, розташованих на території відповідної ради, повинні йому повідомити завчасно, але не пізніше як за п’ять календарних днів.
271. Відповіді на депутатські запити й звернення депутатів обласної ради передаються до секретаріату обласної ради (65032, м. Одеса, просп. Шевченка, 4).

Порядок використання фірмових бланків
272. Для документування розпорядчої діяльності, написання ділових паперів, листів тощо виконкомом та міським головою використовуються фірмові бланки:
– фірмовий бланк „Розпорядження міського голови”;
– фірмовий бланк „Рішення виконавчого комітету Теплодарської міської ради”;
– фірмовий бланк „Виконавчий комітет Теплодарської міської ради”, право підпису якого мають міський голова, перший заступник та заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, члени виконкому і керуючий справами виконкому.
273. Фірмовий бланк, має бути пронумерованим.
Фірмові бланки є документом особливого обліку й суворої звітності, нумеруються і дійсні на строк повноважень виконкому та міського голови, зберігаються у відділі діловодства, контролю і організаційної роботи.
Персональна відповідальність за їх облік та використання покладається на начальника відділу діловодства, контролю і організаційної роботи.
274. Фірмові бланки „Розпорядження міського голови”, „Рішення виконавчого комітету Теплодарської міської ради” на руки виконавцям не видаються, з ними працюють виключно фахівці відділу діловодства, контролю і організаційної роботи.
275. Фірмові бланки “Виконавчий комітет Теплодарської міської ради” видаються під особистий підпис особі, призначеній наказом по виконавчому комітету, яка несе відповідальність за збереження й облік бланків суворої звітності. Контроль за їх використанням покладається особисто на міського голову. Отримання бланків здійснюється відповідно до замовлення, підписаного керівником структурного підрозділу, за умови своєчасного надання звітів за встановленою формою про використання всіх раніше отриманих бланків.
Зіпсовані бланки обов’язково повертаються до загального відділу з поясненням причин зіпсування та у міру накопичення (не рідше одного разу на рік) знищуються начальником відділу діловодства, контролю і організаційної роботи за актом.
276.Усі вихідні документи на фірмових бланках „Виконавчий комітет Теплодарської міської ради” реєструються в відділі діловодства, контролю і організаційної роботи.
277. Структурні підрозділи можуть виготовляти свої фірмові бланки (якщо їх використання за рік перевищує 200 одиниць); право їх підпису мають тільки їх керівники, у разі їх відсутності – особи, які їх заміщують.
Порядок виготовлення та форма фірмових бланків регламентуються окремим документом.
Фірмові бланки структурних підрозділів є документами особливого обліку. До них застосовуються такі ж правила користування, як і до фірмових бланків виконкому міськради.
Персональна відповідальність за їх облік і використання покладається на керівників відповідних структурних підрозділів.

Порядок розгляду звернень та органiзацiї прийому громадян
278. Органiзацiя роботи з розгляду звернень громадян у виконавчому комітеті Теплодарської міській раді здійснюється вiдповiдно до Конституції України, законів України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про звернення громадян”, відповідних указів Президента України, iнструкцiї, затвердженої постановою Кабінету Мiнiстрiв України “З діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади i місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, органiзацiях незалежно від форм власності, в засобах масової iнформацiї”.
279. Попереднiй розгляд, реєстрація та облік звернень громадян здійснюється відділом діловодства, контролю і організаційної роботи — головним спеціалістом по зверненню громадян.
280. Підготовка звернень громадян на розгляд міському голові здійснюється відділом діловодства, контролю і організаційної роботи.
281. Якщо питання, порушені в отриманому зверненні, не входять до компетенції виконавчого комітету міської ради, звернення, в термін не пiзнiше п’яти днiв із супровідним листом, складеним загальним відділом за підписом керуючого справами виконкому, пересилаються за належністю вiдповiдному органу або посадовій особі, про що надсилається повідомлення заявнику за підписом начальника відділу діловодства, контролю і організаційної роботи.
282. Міський голова i його заступники, керуючий справами виконкому розглядають звернення громадян i дають доручення вiдповiдним посадовим особам для вивчення, перевірки й вирішення порушених у зверненнях питань.
Органiзацiя й контроль проходження та вирішення питань, порушених в пропозиціях, заявах i скаргах покладається на відділ діловодства, контролю і організаційної роботи.
283. У роботі з письмовими та усними зверненнями громадян посадові особи місцевого самоврядування забезпечують кваліфікований, неупереджений, об’єктивний і своєчасний розгляд звернень громадян, з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням.
Керівники структурних підрозділів при розгляді листів, зобов’язані аналізувати причини виникнення обґрунтованих скарг і пропозицій громадян, здійснювати розробку заходів щодо їх усунення.
284. Особистий прийом громадян проводять міський голова, його заступники, керуючий справами виконкому, секретар міськради згідно з графіком, затвердженим міським головою.
Громадянам, які звернулися під час особистого прийому до міського голови, його заступників, керуючого справами виконавчого комітету, секретаря міськради надається відповідь у встановленому законодавством порядку.
285. Керівники структурних підрозділів проводять особистий прийом громадян вiдповiдно до затверджених ними графiкiв.
286. Усні звернення громадян на особистому прийомі міського голови та його заступників, керуючого справами виконкому реєструються в журналі «Звернення громадян» на усні звернення заявникам надається усна відповідь.
287. Якщо вирішити порушене в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається в тому ж порядку, що й письмове звернення.
288. За результатами розгляду звернень громадян приймаються рішення або надається обґрунтована вiдповiдь.
Відповіді заявникам на їх звернення, надіслані на розгляд із Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, облдержадміністрації надаються за підписом міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому.
289. Пропозиції, заяви або скарги громадян вирішуються в 30-ти денний термін від дня їх реєстрації у відділі діловодства, контролю і організаційної роботи.
При необхідності міський голова, його заступники, секретар міської ради, керуючий справами виконкому можуть своєю резолюцією скоротити або продовжити терміни розгляду.
289. Якщо в дорученні вказано декілька виконавців або в листі містяться декілька питань, підготовку відповіді автору й контроль за термінами розгляду здійснює виконавець, вказаний у резолюції першим, або особа, якій переданий на виконання оригінал листа, співвиконавцям направляються копії.
Співвиконавці не менше, ніж за три робочих дня до закінчення терміну виконання листа, зобов’язані представити відповідальному виконавцю для узагальнення й підготовки відповіді всі необхідні матеріали. Збір інформації та підготовка узагальненої відповіді покладається на виконавця, який в резолюції вказаний першим.
Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку відповідей на звернення громадян.
290. У разі неможливості вирішення проблеми в зазначені в резолюції чи визначені цим Регламентом строки, виконавець інформує про це міського голову, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому з обґрунтуванням необхiдностi продовження строку виконання й пропозиціями відносно строків остаточного вирішення питань. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45-ти днiв вiдповiдно до ст. 20 Закону України “Про звернення громадян”.
291. Довідки про результати розгляду усних чи письмових звернень, взятих на контроль за дорученнями міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому, підписуються керівниками структурних підрозділів, підприємств, установ i органiзацiй, яким давалися вiдповiднi доручення, або заступниками керівників у разі відсутності останніх.
292. Контроль завершується тільки після прийняття рішення й вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, якi прийняли рішення про поставлення їх на контроль. У довідках зазначається форма ознайомлення автора звернення з результатами розгляду. Довідки про наслідки розгляду звернень громадян на доручення міського голови, підписують перші керівники структурних підрозділів, підприємств, установ, або заступники в разі їх відсутності (відпустка, відрядження).
293. Розглянутi звернення разом з усіма матеріалами про їх розгляд мають бути повернені до відділу діловодства, контролю і організаційної роботи. Документи надсилаються до справи згідно з резолюціями міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому.
294. Вiдповiдi стосовно результатів розгляду звернень громадян, якi перебувають на контролі в Секретаріаті Президента України, Кабiнетi Мiнiстрiв України, Секретарiатi Верховної Ради України, інших центральних органах державної влади, Одеської обласної державної адміністрації, готуються, візуються виконавцями, заступниками міського голови, підписуються міським головою або першим заступником міського голови, якщо йому міський голова на період своєї вiдсутностi, доручив розпорядженням право підпису.
295. Вiдповiдно до ст. 8 Закону України “Про звернення громадян” анонiмнi письмові звернення розгляду не підлягають. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
296. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення виконкомом чи посадовою особою виконкому міської ради, воно у термін не більше п’яти днів повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями. Рішення про визнання звернення необґрунтованим приймає посадова особа, яка надала доручення щодо виконання конкретного звернення.
297. Не розглядаються й повторні звернення до одного й того ж самого органу від одного й того ж самого громадянина з одного й того ж самого питання, якщо перше питання вирішено по суті, а також ті скарги, які подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону України “Про звернення громадян”, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.
298. Рішення про відмову в задоволенні вимог, висловлених в зверненні, доводиться до відома громадянина у письмовій формі з посиланням на норми чинного законодавства і викладом мотивів відмови, а також з роз’ясненням порядку оскарження ухваленого рішення.
Відповідно до ст. 19 Закону України „Про звернення громадян” у разі визнання заяви чи скарги необґрунтованою, громадянину роз’яснюється порядок оскарження прийнятого рішення.
299. З метою підвищення якості розгляду повторних звернень громадян до виконкому та звернень, що надходять із центральних органів влади, створюється за розпорядженням міського голови комісія із розгляду обставин надходження повторних звернень громадян. Проект розпорядження міського голови про створення комісії готує відділ діловодства, контролю і організаційної роботи.
300. Головний спеціаліст по зверненням громадян регулярно аналізує характер письмових i усних звернень громадян, контролює дотримання термінів розгляду звернень, щотижня готує й подає на розгляд керуючому справами виконкому аналiтичнi матеріали з цього приводу.

Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації

301. Запити щодо надання публічної інформації приймаються відділом діловодства, контролю і організаційної роботи у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 16:00) в приміщенні Теплодарської міської ради за адресою: Одеська обл., м. Теплодар, вул. Піонерна, буд. 7. Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 13:00).
302.Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою реєструються у відділі діловодства, контролю і організаційної роботи та невідкладно передаються на візування керівництву. Після відповідної візи керівництва запит опрацьовується відділом діловодства, контролю і організаційної роботи разом із залученням відповідних підрозділів.
303. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти надсилаються на спеціальну електронну адресу «teplodar.public@mail.ru».
304. Відповідальні працівники відділу діловодства, контролю і організаційної роботи періодично (але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня – о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) перевіряють наявність надходження нових запитів на зазначену електронну адресу. Нові запити після їх отримання реєструються та подаються для подальшого опрацювання.
304. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту залучаються працівники юридичного відділу для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
305. Порядок роботи з запитами на публічну інформацію регламентується «Порядком оприлюднення публічної інформації, яка отримана та створена в процесі діяльності Теплодарської міської ради, її виконавчого комітету та Теплодарського міського голови, а також опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації» затвердженним рішенням виконкому від 6 жовтня 2011 року № 322/В-11.

Організація роботи з електронною поштою
306. Відповідальність за роботу з електронною поштою покладено на відділ діловодства, контролю і організаційної роботи.
307. В обов’язки оператора електронної пошти входить:
– виконання безпосереднього процесу прийому-передачі пошти;
– реєстрація виконаних робіт у журналі обліку вхідної (вихідної) електронної документації.
308. Відділ діловодства, контролю і організаційної роботи після процедури реєстрації отриманої електронної документації повинен:
– для пошти, що надійшла безпосередньо на адресу міського голови (заступників міського голови, керуючого справами виконкому) або виконкому, надати паперову копію листа для подальшої роботи як із звичайним документом (у випадку одержання великих баз даних, графічних файлів питання про створення друкованих копій вирішується в робочому порядку);

Організація використання робочого часу, режим роботи, матеріально-технічне забезпечення
308. Початок роботи о 08.00, закінчення роботи о 17.00, в п’ятницю – з 08.00 до 15.45, обідня перерва з 12.00 до 12.45, вихідні суббота та неділя. У вихідні та святкові дні вхід сторонніх осіб в адміністративний будинок міськради обмежується.
Про своє перебування зі службових питань поза приміщенням міськради працівники погоджують з безпосередніми керівниками.
309. У виконавчому комітеті ведеться облік робочого часу працівників. Табель обліку робочого часу підписує міський голова.
310. Виїзди керівників структурних підрозділів за межі міста обов’язково здійснюються за погодженням міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому.
311. Чергування у виконкомі міськради у вихідні та святкові дні здійснюється з 9.00 до 17.00 год.. Відповідальними черговими призначаються перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, секретар міськради, керівники структурних підрозділів. Графіки чергування затверджуються розпорядженням міського голови.
312. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконкому проводиться адміністративно-господарським відділом.
313. Адміністративно-господарський відділ здійснює заходи для утримання в належному стані приміщення будинку, придбання та ремонт меблів, обладнання, оргтехніки, виготовлення друкованої продукції, забезпечення службовців канцелярським приладдям, папером, телефонним зв’язком тощо.
314. Винос майна з адміністративного будинку міськради, його перенесення з однієї робочої кімнати в іншу проводиться лише з дозволу начальника адміністративно-господарського відділу. Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за службовцями, які в них працюють. Працівники несуть відповідальність за збереження й правильність користування закріпленим майном, при звільненні з роботи здають його начальнику адміністративно-господарського відділу, про що робляться відповідні відмітки в обхідному аркуші.

Прикiнцевi положення

315. Цей Регламент набуває чинності з моменту затвердження його рішенням виконкому.
316. Внесення змін та доповнень до цього Регламенту здійснюється тільки за рішенням виконкому.




Керуюча справами З.Б. Зубкова