У К Р А Ї Н А
ТЕПЛОДАРСЬКА МІСЬКА РАДА ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
П Р О Е К Т Р І Ш Е Н Н Я
Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями
громадян у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради
Відповідно до Закону України №393/96-ВР від 02.10.1996р. «Про звернення громадян» із змінами та доповненнями, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України №348 від 14.04.1997р. із змінами та доповненнями та інших чинних нормативно-правових актів з питань роботи зі зверненнями громадян, ст.42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, з метою підвищення ефективності роботи за зверненнями громадян у виконавчому комітеті, виконавчий комітет Теплодарської міської ради
ВИРІШИВ:
1.Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради згідно додатку.
2.Заступникам міського голови, керівникам структурних підрозділів виконавчого комітету в роботі за зверненнями громадян суворо додержуватись положень даної Інструкції.
3.Начальнику відділу діловодства, контролю і організаційної роботи виконавчого комітету (Терзян Л.М.):
1)забезпечити ведення діловодства за зверненнями громадян відповідно до вимог цієї Інструкції;
2)довести дане рішення до відома структурних підрозділів виконавчого комітету шляхом розміщення на офіційному веб-сайті Теплодарської міської ради.
4.Контроль за виконанням розпорядження покласти на керуючу справами виконавчого комітету Зорило О.П.
Додаток
до рішення
виконавчого комітету
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства за зверненнями громадян
виконавчого комітету Теплодарської міської ради
І.ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.Ця Інструкція визначає єдиний порядок реєстрації, обліку, розгляду і вирішення пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) та скарг (далі – звернення) громадян України та осіб, які не є громадянами України і законно перебувають на території України (далі громадяни), контролю за строками виконання цих звернень у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради.
2.Викладені в Інструкції правила стосовно порядку діловодних процесів у виконавчому комітеті розроблені у відповідності до положень Конституції України, Закону України від 2 жовтня 1996 року «Про звернення громадян», Указу Президента України від 7 лютого 2008 року №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року №348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» та від 24 вересня 2008 року № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян» (далі – Класифікатор звернень громадян), Регламенту виконавчого комітету Теплодарської міської ради.
3.Діловодство за зверненнями громадян у виконавчому комітеті міської ради ведеться окремо від інших видів діловодства, його ведення покладено на відділ діловодства, контролю і організаційної роботи.
Виконавчим комітетом Теплодарської міської ради та Теплодарською міською радою розглядаються звернення (електронне звернення) громадян з питань, віднесених до їх компетенції.
4.Письмове (електронне) звернення має містити: прізвище, ім’я, по батькові громадянина; місце проживання громадянина, поштову (електронну) адресу для відповіді, номер телефону, суть порушеного питання, підпис (підписи) із зазначенням дати. Звернення може бути надруковане або написане від руки розбірливо і чітко українською або іншою мовою, прийнятною для сторін.
5.В електронному зверненні має зазначатися електронна адреса, на яку може надсилатися відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку із заявником. Застосування електронного цифрового підпису в електронному зверненні не вимагається.
6.До звернень можуть бути долучені документи, необхідні для його розгляду. Обов’язково в зверненні заявник зазначає фразу: “Не заперечую щодо використання своїх персональних даних”.
ІІ.КЛАСИФІКАЦІЯ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
- 7. Письмові (електронні) звернення громадян класифікуються на підставі ст..ст.3,5 Закону України „Про звернення громадян” та Класифікатора звернень громадян:
за видами:
– пропозиція (зауваження) – звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо “врегулювання суспільних відносин і умов життя громадян, удосконалення правової основи державного й громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства;
– заява (клопотання) – звернення громадян з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення законодавства чи недоліки в діяльності органів державної влади чи місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання – письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо;
– скарга – звернення громадян з вимогою про поновлення їх прав і захист законних інтересів, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями органів державної влади чи місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб;
за типом:
– телеграма, лист, усне, електронне звернення – отримане за допомогою засобів електронного зв’язку,
– петиція – індивідуальне або колективне звернення, вимога, пропозиція, скарга, яка подається в письмовій формі;
– електронна петиція – особлива форма колективного звернення громадян з відповідною кількістю підписів (сто і більше), яке подається електронній формі до виконавчого комітету Теплодарської міської ради.
за формою надходження:
– письмове – викладене в письмовій формі, надіслане поштою (електронною поштою) чи передане громадянином особисто або через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства;
– за допомогою засобів телефонного зв’язку;
– усне – викладене в усній формі та записане посадовою особою;
за суб’єктом:
– індивідуальне – подане окремою особою;
– колективне – підписане двома або більше особами;
– анонімне – викладене в письмовій формі, без зазначення одного з необхідних реквізитів (прізвище, ім’я, по батькові, адреса, підпис, хоча б один з реквізитів містить неправдиву інформацію), а також таке, з якого неможливо встановити авторство;
за ознакою надходження:
– первинне – якщо громадянин звертається щодо порушеного питання вперше;
– повторне – якщо на попереднє звернення громадянин отримав відповідь, яка не виконується або не відповідає дійсності, або питання, порушене в попередньому зверненні, вирішене не в повному обсязі;
– неодноразове – від одного й того самого громадянина, яке стосується винятково тих питань, які вже були порушені громадянином у попередньому зверненні і на які громадянин отримав відповідь по суті і при цьому відсутні нові дані чи факти, що потребують перевірки;
– дублетне – від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, надіслане різним адресатам і яке надійшло на розгляд від органів державної влади вищого рівня чи інших установ, організацій, засобів масової інформації за належністю до виконавчого комітету Теплодарської міської ради для вирішення по суті, якщо останньою вже отримано звернення відповідного тексту;
– масове – звернення з одного і того ж питання від різних осіб чи груп осіб.
ІІІ. ПОРЯДОК ПРИЙОМУ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
8.Прийом письмових (електронних) звернень громадян на адресу міського голови та його заступників здійснюється централізовано у відділі діловодства, контролю і організаційної роботи від громадян безпосередньо або через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.
9.Звернення може подавати як окрема особа (індивідуальне), так і група осіб (колективне). Письмове (електронне) звернення надсилається з використанням мережі Інтернет на адресу: teplodar-city@trada.gov.ua, teplodar-city@odessa.gov.ua або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщується на офіційному веб-сайті міської ради.
Електронне звернення (додатки), надіслане без використання електронного підпису, має (мають) бути скан-копією або фотокопією звернення з підписом заявника із зазначенням дати.
10.На вимогу громадянина, який подав звернення до організації, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.
11.У структурних підрозділах виконавчого комітету ведеться
прийом звернень громадян, адресованих керівникам управлінь та відділів виконавчого комітету.
12.Розміщена на офіційному веб-сайті міської ради електронна форма повинна мати графи для зазначення громадянином свого прізвища, імені, по батькові, місця проживання, електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв’язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, дати подання звернення.
13.Звернення, прийняті міським головою та його заступниками під час особистого прийому, в ході «гарячих ліній» передаються разом з належно оформленими картками особистого прийому для централізованої реєстрації у відділ діловодства, контролю і організаційної роботи в системі «КАІ_Діловод»..
Усні пропозиції, заяви та скарги також мають реєструватися на реєстраційно-контрольних картках
14.У структурних підрозділах виконавчого комітету реєстрація громадян, прийнятих керівниками на особистих прийомах, здійснюється в журналах обліку особистого прийому, оформлених згідно з додатком 3 відповідно до Вказівок щодо їх заповнення (додаток 2).
15.Звернення, що надходять до виконавчого комітету поштою (електронною), реєструються у відділі діловодства, контролю і організаційної роботи.
16.Звернення, зареєстровані у відділі діловодства, контролю і організаційної роботи і направлені на виконання у структурні підрозділи виконавчого комітету не підлягають повторній реєстрації з метою недопущення порушення принципу однократності реєстрації.
- IV. ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
17.Всі звернення, що надійшли на адресу виконавчого комітету Теплодарської міської ради, підлягають обов’язковому попередньому розгляду, який здійснюють співробітники відділу діловодства, контролю і організаційної роботи, відповідно до функціональних обов’язків.
18.Попередній розгляд звернень громадян проводиться в день їх отримання поштою, через органи влади, через засоби масової інформації, на особистому прийомі, від інших органів, установ, організацій з метою виявлення можливості реєстрації звернень; визначення контролю за зверненням. Для цього звернення виймаються з конвертів (конверти зберігаються разом з заявами) (також ті, на яких вказано «Особисто»), перевіряється комплектність та наявність всіх необхідних реквізитів.
19.Попередній розгляд всіх звернень громадян, які надходять безпосередньо від громадянина, здійснюється в ході прийому звернень.
20.Письмові (електронні) звернення громадян, адресовані керівникам структурних підрозділів виконавчого комітету Теплодарської міської ради, направляються безпосередньо у структурні підрозділи для їх реєстрації, розгляду і вирішення.
21.Передбачається, що у разі, коли для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначати персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням.
- V. ПОРЯДОК РЕЄСТРАЦІЇ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
22.Оформлені належним чином звернення громадян, незалежно від способу їх надходження до виконавчого комітету Теплодарської міської ради (адресовані міському голові та його заступникам), підлягають обов’язковій централізованій реєстрації в день їх отримання, але не пізніше наступного дня
на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп’ютерами (додаток 1), або в журналах (додаток 2).
Дата подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення.
Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу в неробочий день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.
23.Дата надходження звернення до виконавчого комітету Теплодарської міської ради фіксується співробітниками відділу діловодства, контролю і організаційної роботи в день отримання, шляхом нанесення відтиску реєстраційного штампу встановленого зразка (або штрих-коду). Відтиск штампу (або штрих-код) ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.
24.У випадку відсутності дати на зверненні (в разі надходження поштою) при реєстрації звернення датується на підставі дати, зазначеної на поштовому штемпелі.
25.Автоматизована реєстрація звернень громадян здійснюється за реєстраційно-контрольними формами шляхом введення в персональний комп’ютер. У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, який забезпечує користувачів інформацією про всі документи, їх місцезнаходження, а також передбачає можливість вести контроль за строками виконання звернень. За відсутності в організації системи електронного документообігу письмове звернення, отримане за допомогою Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері.
26.У структурних підрозділах виконавчого комітету, в яких річний обсяг письмових звернень не перевищує 600 одиниць і з такою ж кількістю звернень громадян, допускається журнальна або карткова форма реєстрації. Журнали повинні бути оформлені за формою додатка 2, реєстраційно-контрольні картки згідно з вимогами додатка 1 до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.
27.Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища автора звернення та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад: Д-401.
Реєстраційний індекс колективних звернень складається з умовної позначки «Ко» та порядкового номера.
Реєстраційний номер може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.
Під час реєстрації звернень, що містять інформацію про факти корупції, реєстраційний номер доповнюється позначкою «КД”.
- VI. ПОРЯДОК РОЗГЛЯДУ ТА ВИРІШЕННЯ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
28.Зареєстровані звернення (електронні звернення) громадян в день надходження передаються міському голові.
Керівник, якому передано звернення, протягом трьох днів приймає рішення:
– про прийняття звернення до розгляду;
– про направлення для розгляду за належністю;
– про повернення звернення автору;
– про визнання звернення таким, що не підлягає розгляду.
29.Наслідки розгляду звернень громадян оформляються у вигляді резолюції з зазначенням прізвища керівника, його підписом та датою.
Резолюція – це напис на спеціально призначеному бланку, зроблений керівником, що містить чіткі та вичерпні вказівки щодо виконання документа. Резолюція на звернення повинна містити наступні елементи: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення з точною вказівкою, кому і за чиїм підписом давати відповідь, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.
30.Дозволяється у резолюції замість прізвища виконавця зазначати лише посаду особи, якій доручається розгляд звернення.
Допускається написання резолюції безпосередньо на зверненні, на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша звернення, але не на призначеному для підшивання.
31.У випадку, якщо доручення дається кільком посадовим особам, відповідальним за виконання і підготовку проекту відповіді є виконавець, вказаний у резолюції першим, якщо не обумовлено інше. Копія звернення направляється кожному з виконавців відділом діловодства, контролю і організаційної роботи. Для виконання доручення відповідальній посадовій особі надасться право скликати інших виконавців, координувати їх роботу, вимагати від них необхідну інформацію. Інформація від співвиконавців надається не пізніше ніж за п’ять днів до встановленого строку виконання. При підготовці узагальненої відповіді відповідальний виконавець повинен брати до уваги інформацію усіх співвиконавців. Відповідальність за надану інформацію та своєчасну і якісну підготовку відповіді в однаковій мірі несуть усі виконавці, зазначені в резолюції.
Якщо, згідно з резолюцією, звернення направлено для розгляду кільком виконавцям в частині, що стосується кожного з них – кожним з них готується проект відповіді.
32.Анонімні письмові звернення, звернення осіб, визнаних судом недієздатними, та неодноразові звернення одного і того же громадянина з одного і того ж питання не підлягають розгляду (ст.8 Закону України «Про звернення громадян»). Також не підлягають розгляду органами вищого рівня скарги на оскаржувані рішення органів нижчого рівня, якщо не дотримуються строки, передбачені ст.17 Закону України «Про звернення громадян». Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
33.Зміст резолюції разом з терміном виконання звернення вноситься до
реєстраційно-контрольної картки (журналу реєстрації звернень громадян).
34.Звернення з резолюціями передаються на виконання в структурні підрозділи відділом діловодства, контролю і організаційної роботи. При цьому співробітником відділу діловодства, контролю і організаційної роботи зазначається дата передачі в реєстраційно-контрольній картці, в журналі передачі документів структурному підрозділу або під розпис. На першому аркуші звернення проставляються штампи встановленого зразка «Контроль».
35.У роботі зі зверненнями громадян потрібно забезпечувати кваліфікований, неупереджений, об’єктивний і своєчасний їх розгляд з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання таким порушенням у майбутньому, недопущення формального і бюрократичного ставлення до розгляду звернень.
- Якщо звернення, направлене на розгляд у структурний підрозділ, підпадає під дію ст.7 Закону України «Про звернення громадян», а виконавець не вклався у терміни, визначені цією статтею – розгляд звернення покладається на цей структурний підрозділ.
37.Розглянуті звернення громадян разом з усіма документами за зверненням та необхідною кількістю належно оформлених примірників проектів відповіді повертаються у відділ діловодства, контролю і організаційної роботи, після чого направляються на візування та підпис керівникам – авторам резолюцій.
38.Підписані відповіді громадянам повертаються у відділ діловодства, контролю і організаційної роботи, де їм присвоюють вихідні реєстраційні індекси, датують, конвертують і надсилають громадянам. При необхідності заповнюється посилання на реєстраційний номер і дату супровідного листа, яким було направлено звернення на розгляд.
VII. ТЕРМІНИ РОЗГЛЯДУ ТА ВИРІШЕННЯ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
39.Питання, порушені в зверненнях громадян, розглядаються і вирішуються в термін не більше одного місяця від дня їх реєстрації, ураховуючи вихідні, святкові та неробочі дні.
Звернення, які не потребують додаткового вивчення, розглядаються невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх реєстрації.
40.Якщо протягом місяця вирішити питання, порушені у зверненні,
неможливо, то термін його розгляду може бути продовжений таким чином, щоб загальний термін розгляду не перевищував сорок п’ять днів. Для цього виконавець не пізніше, ніж за три робочі дні до закінчення встановленого терміну, готує (та передає через відділ контролю) службову записку на ім’я керівника, який дав доручення на розгляд звернення з обґрунтованою мотивацією продовження терміну розгляду. Про погодження керівником продовження терміну розгляду звернення в обов’язковому порядку своєчасно інформується автор звернення письмово.
41.Звернення вважається розглянутим, якщо всі порушені в ньому питання розглянуто, прийнято обґрунтоване рішення згідно з чинним законодавством та вжито необхідних заходів щодо його виконання, а заявника повідомлено про результати розгляду.
42.Розгляд звернення не може вважатися закінченим, якщо повідомляється лише про передбачувані заходи для вирішення порушених громадянином питань. У цьому випадку встановлюється індивідуальний строк розгляду звернення (конкретизована дата, визначений квартал, рік), звернення перебуває на додатковому контролі до остаточного вирішення питань, порушених у зверненні, з обов’язковим наданням попередньої відповіді автору звернення
43.Терміни розгляду звернення проставляються керівниками (авторами
резолюцій) або відповідальними співробітниками відділу діловодства, контролю і організаційної роботи в межах, встановлених законодавством про звернення громадян з урахуванням часу, необхідного для візування та підписання письмової відповіді.
44.Початком терміну розгляду звернення вважається день реєстрації, а закінченням – день надіслання відповіді автору (авторам) на звернення.
Якщо питання, порушені у зверненні не входять в повноваження виконавчого комітету Теплодарської міської ради, приймається рішення про направлення його в п’ятиденний термін для розгляду за належністю у відповідний орган, про що в обов’язковому порядку повідомляється громадянину, який подав звернення (ч.З ст.7 Закону України «Про звернення громадян»). Супровідний лист підписує керівник, який дав доручення за зверненням. При цьому забороняється направляти скарги у ті органи, дії (чи бездіяльність) яких оскаржуються.
45.Звернення, оформлене без дотримання вимог ст.5 Закону України «Про звернення громадян», повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів з дня його надходження. Звернення, яке не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, повертається автору в строк не більше п’яти днів (ч.З ст.7 Закону України «Про звернення громадян»). Супровідний лист підписує керівник, який дав доручення за зверненням.
VIII. ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ВІДПОВІДІ
НА ЗВЕРНЕННЯ ГРОМАДЯН
46.Рішення, прийняті в результаті розгляду звернень громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах законодавства, доводяться до відома авторів звернень у письмовій формі з посиланням на чинне законодавство, а також з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. Якщо надавалася усна відповідь, то складається довідка (доповідна записка) з відмовою громадянина від письмової відповіді.
47.Проект відповіді на звернення громадян повинен відповідати вимогам Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003.
Текст відповіді повинен містити достатньо аргументовану інформацію, бути викладений літературною мовою, стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження, з використанням трафаретних словосполучень.
Обов’язково зазначається на виконання якого керівника або якого органу (для дублетних звернень щодо якого конкретно звернення) розглядається звернення. Якщо питання потребує глибшого вивчення, то у відповіді вказується, що про остаточне його вирішення автора буде поінформовано додатково, із зазначенням дати. Обов’язково вказується прізвище виконавця та його телефон.
48.Якщо у зверненні поряд з питаннями, що належать до компетенції
виконавчого комітету, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи місцевого самоврядування, то при наданні відповіді на звернення роз’яснюється порядок вирішення цих питань
49.Відповідь за результатами розгляду колективного звернення надсилається тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана в тексті для надання відповіді.
Кількість примірників визначається кількістю адресатів з урахуванням, примірників, що залишаються підшитими до матеріалів справи за зверненням та примірника, що зберігається у виконавця.
50.Проект відповіді автору звернення готується мовою звернення, в органи вищого рівня, правоохоронні органи, органи прокуратури – українською мовою.
При адресуванні відповіді на звернення громадян назва організації (за необхідністю) вказується в називному відмінку, а прізвище громадянина – в давальному. Поштова адреса оформляється у відповідності з поштовими вимогами – назва вулиці (без скорочень), номер будинку, корпусу, квартири, назва населеного пункту, назва району, області, назва країни (для міжнародних поштових відправлень), поштовий індекс.
51.Відповіді на звернення громадян підписуються міським головою, першим заступником голови, заступниками голови відповідно до розподілу функціональних обов’язків. Відповідь на звернення окремих категорій громадян (інваліди Великої Вітчизняної війни, Герої Радянського Союзу та Герої України, Герої Соціалістичної Праці, жінки, яким присвоєне почесне звання «Мати – героїня») надається за підписом міського голови (якщо вони не зверталися до іншої посадової особи).
52.При наявності додатків до проекту відповіді їх кількість визначається кількістю адресатів з урахуванням одного примірника для зберігання разом з матеріалами за зверненням. Посилання на наявність додатка робиться в тексті проекту відповіді, а також обов’язково вказується в кінці тексту, перед підписом.
53.Відповідальність за достовірність змісту проекту відповіді, наявність у проекті відповіді граматичних, синтаксичних помилок, правильність оформлення та розміщення реквізитів, відповідність кількості примірників кількості адресатів, наявність додатків несе виконавець.
ІХ. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ВИКОНАННЯ ДОРУЧЕНЬ
ЗА ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН
54.Основним завданням контролю за виконанням доручень за зверненнями громадян є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Організацію такого контролю покладено на відділ діловодства, контролю і організаційної роботи виконавчого комітету.
У структурних підрозділах відповідальність за контроль несе спеціально визначений співробітник (співробітники), в функціональні обов’язки якого входить ведення діловодства за зверненнями громадян.
55.Відділ діловодства, контролю і організаційної роботи здійснює автоматизовану форму контролю за допомогою спеціальної програми «КАІ-Діловод».
56.Всі звернення громадян, зареєстровані у виконавчому комітеті, розглянуті міським головою, беруться на контроль в день передачі на виконання в структурні підрозділи шляхом нанесення на верхньому правому полі першого аркуша звернення штампу «Контроль» і відмітки в контроль-реєстраційній картці.
Розрізняють контроль внутрішній (стосується звернень, адресованих безпосередньо виконавчому комітету, відповідь надається тільки заявнику) і зовнішній (необхідно надавати відповідь в орган (кореспонденту), з якого надійшло звернення).
57.З метою своєчасного виконання взятих на контроль звернень відділом діловодства, контролю і організаційної роботи двічі на місяць направляються нагадування у структурні підрозділи з списками звернень, які необхідно виконати протягом наступних п’ятнадцяти днів.
58.Доручення за зверненням вважається не виконаним, якщо у відділі діловодства, контролю і організаційної роботи відсутній оригінал звернення з усіма документами і не внесена дата надання проекту відповіді автору звернення у реєстраційио-контрольній картці.
59.З контролю звернення знімається тією посадовою особою, яка його поставила на контроль, тобто автором резолюції після її виконання. Дані про виконання документа і знятті його з контролю вносяться в реєстраційно-контрольну картку.
60.Дані про наслідки виконання взятих на контроль звернень періодично узагальнюються і доповідаються міському голові, у разі потреби розглядаються на апаратних нарадах. Посадові особи, які допустили порушення законодавства про звернення громадян, несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену законодавством України. До зазначених посадових осіб за неналежне виконання службових обов’язків з розгляду звернень громадян можуть застосовуватись заходи дисциплінарного стягнення.
Х. ФОРМУВАННЯ АРХІВУ ЗА ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН
61.Звернення громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду та примірником письмової відповіді повертаються у відділ діловодства,контролю і організаційної роботи для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
62.Діловодство за зверненням вважаться закінченим після його вирішення і зняття з контролю, шляхом накладення резолюції «До справи».
63.Звернення у справах розміщуються у хронологічному або алфавітному порядку. Кожне звернення з усіма документами щодо його розгляду і вирішення становить у справі самостійну групу і вміщується в обкладинку за встановленою формою (додаток 5 до Інструкції). Розміщення документів всередині такої групи здійснюється в хронологічній та логічній послідовності вирішення питань. Конверти, в яких були надіслані звернення, зберігаються разом із зверненням.
64.Під час формування справ перевіряється правильність спрямування
документів до справи, їх комплектність. Невирішені звернення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
Термін зберігання документів за зверненнями громадян визначається затвердженою номенклатурою справ. Як правило, встановлюється п’ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов’язаних з їх розглядом і вирішенням. У деяких випадках, постійно діюча експертна комісія виконавчого комітету може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян. Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання
документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для
подальшого зберігання підлягають обов’язковому затвердженню міським головою. 65.Після закінчення встановленого терміну зберігання документи за зверненнями громадян підлягають знищенню у порядку, передбаченому Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.
66.Відповідальність за схоронність документів за зверненнями громадян у виконавчому комітеті покладається на начальника відділу діловодства, контролю і організаційної роботи, У структурних підрозділах – на керівників, інших посадових осіб відповідно до їх посадових обов’язків.
Керуюча справами О.П.Зорило
Додаток 1
до Інструкції
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА (Лицьовий бік)
|
0203005 |
Реєстраційно-контрольна картка |
Відмітка про контроль |
|||||||
|
Кореспондент (заявник) |
Місце проживання, електронна адреса,номер телефону |
Вид звернення: пропозиція, заява, скарга |
|||||||
|
Категорія заявника |
Індивідуальне, колективне, анонімне |
||||||||
|
Соціальний стан заявника |
Ознака надходження: |
||||||||
|
Дата підписання /надсилання/ звернення, дата надходження дзвінка |
Дата надходження звернення |
Реєстраційний індекс |
Звідки надіслано |
Дата надіслання |
Індекс документа |
Форма надходження |
|||
|
Попередні звернення № ______ від __ ________ 20__ р. № ______ від __ _____________ 20__ р. |
|||||||||
|
Основні питання |
Зміст питання |
Індекс питання |
|||||||
|
Додаткові питання |
|||||||||
|
Резолюція |
|||||||||
|
Автор і дата резолюції |
|||||||||
|
Строк виконання |
Виконано за ____днів |
||||||||
(Зворотний бік)
Хід виконання
|
Дата передачі на виконання |
Виконавець |
Записи про продовження строку виконання, попередню відповідь тощо |
Контрольні відмітки |
Перевірено на місці __ ______ 20___ р. працівником ________________
Дата, реєстраційний індекс документа про виконання _______________
Кому надіслано _______________________________________________
|
Результати розгляду звернення |
З контролю зняв ______________________________________________
Справа __________________ Том _________ Аркушів _______________
Додаток 2
до Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації звернень громадян
|
Порядковий номер |
Дата підписання/надсилання/звернення |
Дата надход ження та реєстра ційний індекс |
Прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання (електронна адреса, номер телефону), категорія, соціальний стан заявника |
Звідки надіслано, дата, індекс, взяття на контроль |
Вид звернення, форма та ознака надходження |
Основні та додаткові питання |
Зміст резолюції, її автор та дата, виконавець, строк виконання |
Відмітка про передачу на виконання |
Відмітка про виконання, результати розгляду, зняття з контролю |
Номер справи за номенк латурою |
|
|
короткий зміст |
індекси |
||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
7а |
8 |
9 |
10 |
11 |
Додаток 3
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку особистого прийому громадян
|
№ пп |
Дата прийому |
Хто приймає |
Прізвище, ім’я, по батькові, адреса чи місце роботи, категорія (соціальний стан) громадянина |
Порушені питання |
Кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання |
Наслідки розгляду, індекс, дата одержання відповіді від виконавця |
|
|
короткий зміст |
індекси |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
5а |
6 |
7 |
Додаток 4
до Інструкції
ФОРМА
обкладинки для пропозиції, заяви та скарги ___________________________________________________________
(назва організації)
Пропозиція, заява, скарга ___________________________________________________________ (необхідне підкреслити) ___________________________________________________________ (адреса)
Підлягає поверненню
Додаток 5
до Інструкції
———————————————————————————————————————————————————————————————
| | | код держархіву________ |
| 20| | код організації_______ |
| +—+———————————————————————————————————————————————————————|
| | | _______________________ |_________________ Спр. N ||
| 30| | _______________________ |_________________ Оп. N ||
| | | _______________________ |_________________ Ф. N ||
+———+—+———————————————————————————————————————————————————————|
| 5| | |
| +—+—————————————————————————————————————————————————————— |
320| | | (найменування державного архіву) |
| | | ———————————————————————————————————————————————— |
| 50| | ———————————————————————————————————————————————— |
| | | ———————————————————————————————————————————————— |
| | | ———————————————————————————————————————————————— |
| +—+—————————————————————————————————————————————————————— |
| | | (найменування організації і структурного підрозділу) |
| 35| | |
| | | |
| +—+——————————— СПРАВА N ___ ТОМ N _____ |
| 15| | |
| +—+—————————————————————————————————————————————————————— |
| | | ———————————————————————————————————————————————— |
| | | ———————————————————————————————————————————————— |
| 70| | ———————————————————————————————————————————————— |
| | | ———————————————————————————————————————————————— |
320| | | ———————————————————————————————————————————————— |
| +—+—————————————————————————————————————————————————————— |
| | | (заголовок справи) |
| 25| | |
| +—+—————————————————————————————————————————————————————— |
| | | (дата) |
| 20| | На _____ аркуш. |
| | | Зберігати______________ |
| +—+——————————————————————— |
| | | |Ф. N _____________ | |
| 30| | |Оп. N ____________ | |
| | | |Спр. N ___________ | |
| +—+———————————————————————————————————————————————————————|
| 40| | |
| | | |
————+—+———————————————————————————————————————————————————————|
| | 230 |
————————————————————————————————————————————————————————
ЗМІСТ
І. ЗАГАЛІ ПОЛОЖЕННЯ
ІІ. ІІ.КЛАСИФІКАЦІЯ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
ІІІ. ПОРЯДОК ПРИЙОМУ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
- IV. ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
- V. ПОРЯДОК РЕЄСТРАЦІЇ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
- VI. ПОРЯДОК РОЗГЛЯДУ ТА ВИРІШЕННЯ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
VII. ТЕРМІНИ РОЗГЛЯДУ ТА ВИРІШЕННЯ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
VIII. ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ВІДПОВІДІ НА ЗВЕРНЕННЯ ГРОМАДЯН
ІХ. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ВИКОНАННЯ ДОРУЧЕНЬ
ЗА ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН
Х. ФОРМУВАННЯ АРХІВУ ЗА ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН