Звіт

Додаток

до рішення

виконавчого комітету

міської ради

від 13 березня 2025 року

№29/В-2025

 

 

Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Теплодарської

міської ради за 2024 рік

 

       Робота проводилась згідно з планом, затвердженим на 2024 рік.

 

1. Прийнято від джерел формування НАФ на зберігання документів: 125 одиниць зберігання управлінської документації:

 

 – фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа Теплодарської  міської ради Одеського району Одеської області» – 6 справ постійного зберігання за 2018 р. р.;

 – фонд № 4 «Виконавчий комітет ТМР Одеського району Одеської області» – 67 справ постійного зберігання за 2018 рік; 

 – фонд № 13 «Фінансове управління виконавчого комітету ТМР Одеського району Одеської області» – 10 справ постійного зберігання за 2018 рік;

 – фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова ТМР Одеського району Одеської області» – 6 справ постійного зберігання за 2012-2018 р. р.;

 – фонд № 14 «Управління ЖКГ, землевпорядкування та майна ТМР Одеського району Одеської області» – 7 справ постійного зберігання за 2018 рік;

 – фонд № 16 «КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги» ТМР Одеського району Одеської області» – 12 справ постійного зберігання за 2017-2018 р. р.;

 – фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконкому ТМР Одеського району Одеської області» – 11 справ постійного зберігання за 2018 р.;

 – фонд № 15 «Теплодарська міська організація Профспілки працівників освіти і науки України» – 6 справ постійного зберігання за 2018 р.

 

2. Оправлено та підшито документів: 125 одиниць зберігання.

 

3. Схвалено описи на управлінську документацію експертною комісією виконкому ТМР та погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області. Всього 13 описів (181 од.зб.):

 – фонд № 11 «Теплодарська міська організація Професійної спілки працівників Державних установ України» – 4 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.01.2024 р. № 1);

 – фонд № 19 «Первинна профспілкова організація КНП Теплодарської центральної міської лікарні ТМР» – 5 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 28.03.2024 р. № 3);

 – фонд № 13 «Фінансове управління виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 8 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 28.03.2024 р. № 3);

 –  Теплодарський міський суд Одеської області (опис № 1) – 14 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);

 – Теплодарський міський суд Одеської області (опис № 2) – 37 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);

 – фонд № 4 «Виконавчий комітет Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 49 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);

 – фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа ТМР Одеського району Одеської області» – 4 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);

 – фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області – 8 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 30.05.2024 р. № 5);

 – фонд № 14 «Управління житлово – комунального господарства, землевпорядкування та майна ТМР Одеського району Одеської області – 7 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 30.05.2024 р. № 5);

 – фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова ТМР Одеського району Одеської області – 9 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.07.2024 р. № 7);

 – фонд № 15 «Теплодарська міська організація Профспілки працівників освіти і науки України» – 5 од.зб.за 2023 р. (затверджено ЕПК 29.08.2024 р. № 8);

 – фонд № 16 «КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги» ТМР Одеського району Одеської області» – 22 од.зб. за 2021-2022 р.р. (затверджено ЕПК 29.08.2024 р. № 8);

 – фонд № 5 «Відділення Державної казначейської служби України у м. Теплодар Одеської області» – 9 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 26.09.2024 р. № 9).

 

5. Схвалено описи № 1-о/с справ з кадрових питань (особового складу) експертною комісією виконкому ТМР та погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області.

 

Всього: 9 описів (44 од.зб.):

• фонд № 13 «Фінансове управління виконкому Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області – 1 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 28.03.2024 р. № 3;
• Теплодарський міський суд – 3 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);
• фонд № 4 «Виконавчий комітет ТМР Одеського району Одеської області» – 3 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);
• фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 4 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);
• фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 15 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 30.05.2024 р. № 5);
• фонд № 14 «Управління житлово-комунального господарства, землевпорядкування та майна Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 3 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 30.05.2024 р. № 5);
• фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 2 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.07.2024 р. № 7);
• фонд № 16 КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги» Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 8 од.зб. за 2021-2022 р. (затверджено ЕПК 29.08.2024 р. № 8);
• фонд № 5 «Відділення Державної казначейської служби України у м. Теплодар Одеської області» – 5 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 26.09.2024 р. № 9).

 

6. Схвалено описи № 2-о/с справ з кадрових питань (особового складу).

Всього: 7 описів (496 од.зб.):

 – Теплодарський міський суд Одеської області – 5 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);

 – фонд № 4 «Виконавчий комітет ТМР Одеського району Одеської області – 14 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);

 – фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконавчого комітету ТМР Одеського району Одеської області» – 397 од.зб. за 1998-2014 р. р. (затверджено ЕПК 30.05.2024 р. № 5);

 – фонд № 14 «Управління ЖКГ, землевпорядкування та майна» – 7 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 30.05.2024 р. № 5);

 – фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова  Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 20 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.07.2024 р. № 7);

 – фонд № 16 «КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги» Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 51 од.зб. за 2021-2023 р. р. (затверджено ЕПК 29.08.2024 р. № 8);

 – фонд № 5 «Відділення Державної казначейської служби України у м.Теплодар Одеської області» – 2 од.зб. за 2022-2023 р. р. (затверджено ЕПК 26.09.2024 р. № 9).

 

7. Опрацьовано 681 од.зб. управлінської документації тимчасового зберігання. Схвалено ЕК виконкому та погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області 1 акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду:

 

 – Теплодарський міський суд – 681 справа за 1999-2020 р. р. (затверджено ЕПК 31.10.2024 р. № 10).

 

8. Зроблено ремонт 172 корінців документів НАФ та трудового архіву з паперовим носієм.

 

9. Погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області 1 номенклатуру справ:
10. Теплодарська міська бібліотека – затверджено 25 січня 2024 року, протокол № 1.

 

10. Погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області 2 Інструкції з діловодства:
11. Фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа ТМР Одеського району Одеської області» – затв. 25.04.2024 р., протокол № 4.
12. Фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова ТМР Одеського району Одеської області» – затв. 25.04.2024 р., протокол № 4.

 

11. Здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи в джерелах формування НАФ:

Проведено 4 планові перевірки:

1. Фонд № 13 «Фінансове управління виконавчого комітету ТМР Одеського району Одеської області» – 22.10.2024 р.
2. Фонд № 14 «Управління житлово-комунального господарства, землевпорядкування та майна ТМР Одеського району Одеської області» – 23.10.2024 р.
3. Фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 24.10.2024 р.
4. Фонд № 4 «Виконком ТМР Одеського району Одеської області» – 24.10.2024 р. – 29.10.2024 р.

 

Проведено 6 контрольних перевірок стану архівної справи та діловодства:

1. Фонд № 16 «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги ТМР Одеського району Одеської області» – 07.06.2024 р.
2. Фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа ТМР Одеського району Одеської області» – 12.06.2024 р.
3. Фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова ТМР Одеського району Одеської області» -13.06.2024 р.
4. Фонд № 13 «Фінансове управління виконкому ТМР Одеського району Одеської області» – 12.12.2024 р.
5. Фонд № 14 «Управління ЖКГ, землевпорядкування та майна Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 13.12.2024 р.
6. Фонд № 4 «Виконком ТМР Одеського району Одеської області» – 13.12.2024 р.
7. Перевіряння наявності та стану документів з паперовим носієм. Всього 633 од.зб.:
8. Фонд № 16 «КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги» ТМР Одеської області» (акт № 11 від 06.05.2024 р.) – 256 од.зб.
9. Фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконавчого комітету ТМР Одеської області» (акт № 16 від 11.06.2024 р.) – 167 од.зб.

3.Фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова ТМР Одеського району Одеської області» (акт № 17 від 12.06.2024 р.) – 103 од.зб.

4.Фонд № 15 «Теплодарська міська організація Профспілки працівників освіти і науки України» (акт № 20 від  12.07.2024 р.) – 107 од.зб.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          

 

13. Надавалася методична допомога організаціям-джерелам формування НАФ по складанню описів справ, положень про ЕК, номенклатур, формуванню справ – 72 консультації.

 

14. Було виготовлено 100 тематичних карток каталогу «Історія м. Теплодар» на управлінську документацію (фонд № 4 «Виконком Теплодарської міської ради» за 1997-2018 р. р.).

 

15. Було проведено навчання для відповідальних за архів в архівних підрозділах на тему: «Основні вимоги до складання описів справ» – 06.03.2024 р.

 

16. Надається звітність до Державного архіву Одеської області: щомісячна, за квартал, за півріччя, за рік.

 

17. Проводяться перевірки Пенсійним фондом України – 25 актів перевірок видачі архівних довідок та витягів.

 

18. Всього надійшло і виконано 428 запитів, з них – 19 майнових, 67 тематичних запитів і 342 запити соціально-правового характеру. Основна тематика запитів соціально-правового характеру – підтвердження трудового стажу та інформація про заробітну плату.

 

19. На особистому прийомі було надано 354 консультації.

 

 

 

Керуючий справами                                                          Тетяна БИКОНОВА