УКРАЇНА
ТЕПЛОДАРСЬКА МІСЬКА РАДА ОДЕСЬКОГО РАЙОНУ
ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
ПРОЄКТ РІШЕННЯ
Про роботу архівного відділу
виконавчого комітету Теплодарської
міської ради Одеського району
Одеської області за 2024 рік
Відповідно до ст.59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Закону України «Про національний фонд та архівні установи» та заслухавши звіт начальника архівного відділу Олени ВІНГРІС «Про роботу архівного відділу виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області за 2024 рік», виконавчий комітет Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області
ВИРІШИВ:
- Звіт начальника архівного відділу О.ВІНГРІС «Про роботу архівного відділу виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області за 2024 рік» прийняти до відома (додається).
- Контроль за виконанням даного рішення покласти на міського голову О.ЧУЙКО.
Додаток
до проєкту рішення
виконавчого комітету
Теплодарської
міської ради
Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Теплодарської
міської ради за 2024 рік
Робота проводилась згідно з планом, затвердженим на 2024 рік.
1.Прийнято від джерел формування НАФ на зберігання документів: 125 одиниць зберігання управлінської документації:
– фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 6 справ постійного зберігання за 2018 р. р.;
– фонд № 4 «Виконавчий комітет ТМР Одеського району Одеської області» – 67 справ постійного зберігання за 2018 рік;
– фонд № 13 «Фінансове управління виконавчого комітету ТМР Одеського району Одеської області» – 10 справ постійного зберігання за 2018 рік;
– фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова ТМР Одеського району Одеської області» – 6 справ постійного зберігання за 2012-2018 р. р.;
– фонд № 14 «Управління ЖКГ, землевпорядкування та майна ТМР Одеського району Одеської області» – 7 справ постійного зберігання за 2018 рік;
– фонд № 16 «КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги» ТМР Одеського району Одеської області» – 12 справ постійного зберігання за 2017-2018 р. р.;
– фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконкому ТМР Одеського району Одеської області» – 11 справ постійного зберігання за 2018 р.;
– фонд № 15 «Теплодарська міська організація Профспілки працівників освіти і науки України» – 6 справ постійного зберігання за 2018 р.
2.Оправлено та підшито документів: 125 одиниць зберігання.
3.Схвалено описи на управлінську документацію експертною комісією виконкому ТМР та погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області. Всього 13 описів (181 од.зб.):
– фонд № 11 «Теплодарська міська організація Професійної спілки працівників Державних установ України» – 4 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.01.2024 р. № 1);
– фонд № 19 «Первинна профспілкова організація КНП Теплодарської центральної міської лікарні ТМР» – 5 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 28.03.2024 р. № 3);
– фонд № 13 «Фінансове управління виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 8 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 28.03.2024 р. № 3);
– Теплодарський міський суд Одеської області (опис № 1) – 14 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);
– Теплодарський міський суд Одеської області (опис № 2) – 37 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);
– фонд № 4 «Виконавчий комітет Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 49 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);
– фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа ТМР Одеського району Одеської області» – 4 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);
– фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області – 8 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 30.05.2024 р. № 5);
– фонд № 14 «Управління житлово – комунального господарства, землевпорядкування та майна ТМР Одеського району Одеської області – 7 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 30.05.2024 р. № 5);
– фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова ТМР Одеського району Одеської області – 9 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.07.2024 р. № 7);
– фонд № 15 «Теплодарська міська організація Профспілки працівників освіти і науки України» – 5 од.зб.за 2023 р. (затверджено ЕПК 29.08.2024 р. № 8);
– фонд № 16 «КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги» ТМР Одеського району Одеської області» – 22 од.зб. за 2021-2022 р.р. (затверджено ЕПК 29.08.2024 р. № 8);
– фонд № 5 «Відділення Державної казначейської служби України у м. Теплодар Одеської області» – 9 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 26.09.2024 р. № 9).
5.Схвалено описи № 1-о/с справ з кадрових питань (особового складу) експертною комісією виконкому ТМР та погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області.
Всього: 9 описів (44 од.зб.):
- фонд № 13 «Фінансове управління виконкому Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області – 1 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 28.03.2024 р. № 3;
- Теплодарський міський суд – 3 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);
- фонд № 4 «Виконавчий комітет ТМР Одеського району Одеської області» – 3 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);
- фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 4 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);
- фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 15 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 30.05.2024 р. № 5);
- фонд № 14 «Управління житлово-комунального господарства, землевпорядкування та майна Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 3 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 30.05.2024 р. № 5);
- фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 2 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.07.2024 р. № 7);
- фонд № 16 КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги» Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 8 од.зб. за 2021-2022 р. (затверджено ЕПК 29.08.2024 р. № 8);
- фонд № 5 «Відділення Державної казначейської служби України у м. Теплодар Одеської області» – 5 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 26.09.2024 р. № 9).
6.Схвалено описи № 2-о/с справ з кадрових питань (особового складу).
Всього: 7 описів (496 од.зб.):
– Теплодарський міський суд Одеської області – 5 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);
– фонд № 4 «Виконавчий комітет ТМР Одеського району Одеської області – 14 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.04.2024 р. № 4);
– фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконавчого комітету ТМР Одеського району Одеської області» – 397 од.зб. за 1998-2014 р. р. (затверджено ЕПК 30.05.2024 р. № 5);
– фонд № 14 «Управління ЖКГ, землевпорядкування та майна» – 7 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 30.05.2024 р. № 5);
– фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 20 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 25.07.2024 р. № 7);
– фонд № 16 «КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги» Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 51 од.зб. за 2021-2023 р. р. (затверджено ЕПК 29.08.2024 р. № 8);
– фонд № 5 «Відділення Державної казначейської служби України у м.Теплодар Одеської області» – 2 од.зб. за 2022-2023 р. р. (затверджено ЕПК 26.09.2024 р. № 9).
7.Опрацьовано 681 од.зб. управлінської документації тимчасового зберігання. Схвалено ЕК виконкому та погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області 1 акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду:
– Теплодарський міський суд – 681 справа за 1999-2020 р. р. (затверджено ЕПК 31.10.2024 р. № 10).
8.Зроблено ремонт 172 корінців документів НАФ та трудового архіву з паперовим носієм.
9.Погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області 1 номенклатуру справ:
- Теплодарська міська бібліотека – затверджено 25 січня 2024 року, протокол № 1.
10.Погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області 2 Інструкції з діловодства:
- Фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа ТМР Одеського району Одеської області» – затв. 25.04.2024 р., протокол № 4.
- Фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова ТМР Одеського району Одеської області» – затв. 25.04.2024 р., протокол № 4.
11.Здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи в джерелах формування НАФ:
Проведено 4 планові перевірки:
1.Фонд № 13 «Фінансове управління виконавчого комітету ТМР Одеського району Одеської області» – 22.10.2024 р.
2.Фонд № 14 «Управління житлово-комунального господарства, землевпорядкування та майна ТМР Одеського району Одеської області» – 23.10.2024 р.
3.Фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 24.10.2024 р.
4.Фонд № 4 «Виконком ТМР Одеського району Одеської області» – 24.10.2024 р. – 29.10.2024 р.
Проведено 6 контрольних перевірок стану архівної справи та діловодства:
1.Фонд № 16 «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги ТМР Одеського району Одеської області» – 07.06.2024 р.
2.Фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа ТМР Одеського району Одеської області» – 12.06.2024 р.
3.Фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова ТМР Одеського району Одеської області» -13.06.2024 р.
4.Фонд № 13 «Фінансове управління виконкому ТМР Одеського району Одеської області» – 12.12.2024 р.
- Фонд № 14 «Управління ЖКГ, землевпорядкування та майна Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 13.12.2024 р.
- Фонд № 4 «Виконком ТМР Одеського району Одеської області» – 13.12.2024 р.
12.Перевіряння наявності та стану документів з паперовим носієм. Всього 633 од.зб.:
- Фонд № 16 «КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги» ТМР Одеської області» (акт № 11 від 06.05.2024 р.) – 256 од.зб.
- Фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконавчого комітету ТМР Одеської області» (акт № 16 від 11.06.2024 р.) – 167 од.зб.
3.Фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова ТМР Одеського району Одеської області» (акт № 17 від 12.06.2024 р.) – 103 од.зб.
4.Фонд № 15 «Теплодарська міська організація Профспілки працівників освіти і науки України» (акт № 20 від 12.07.2024 р.) – 107 од.зб.
- Надавалася методична допомога організаціям–джерелам формування НАФ по складанню описів справ, положень про ЕК, номенклатур, формуванню справ – 72 консультації.
- Було виготовлено 100 тематичних карток каталогу «Історія м. Теплодар» на управлінську документацію (фонд № 4 «Виконком Теплодарської міської ради» за 1997-2018 р. р.).
- Було проведено навчання для відповідальних за архів в архівних підрозділах на тему: «Основні вимоги до складання описів справ» – 06.03.2024 р.
- Надається звітність до Державного архіву Одеської області: щомісячна, за квартал, за півріччя, за рік.
- Проводяться перевірки Пенсійним фондом України – 25 актів перевірок видачі архівних довідок та витягів.
- Всього надійшло і виконано 428 запитів, з них – 19 майнових, 67 тематичних запитів і 342 запити соціально–правового характеру. Основна тематика запитів соціально–правового характеру – підтвердження трудового стажу та інформація про заробітну плату.
- На особистому прийомі було надано 354 консультації.