У К Р А Ї Н А
ТЕПЛОДАРСЬКА МІСЬКА РАДА ОДЕСЬКОГО РАЙОНУ
ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ПРОЄКТ РІШЕННЯ
Про створення юридичної особи «Архівний відділ
виконавчого комітету Теплодарської міської ради
Одеського району Одеської області» та затвердження
його Положення
Керуючись ст.25, п.5,6 ч.1 ст.26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», з метою забезпечення проведення державної політики у сфері архівної справи і діловодства, збереженню документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста Теплодар, відповідно до ч.1 ст.22, ст.29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» ( зі змінами), наказу Міністерства юстиції України від 16.06.2016 №1693/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23.06.2016 № 29015 « Про затвердження Типового положення про архівний відділ міської ради», листа Державного архіву Одеської області від 04.10.2021 №4705/05. Теплодарська міська рада Одеського району Одеської області
ВИРІШИЛА:
- Створити юридичну особу «Архівний відділ виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області»;
- Затвердити Положення про Архівний відділ виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області (додається);
- Визначити види діяльності архівного відділу :
– 91.01 Функціонування бібліотек та архівів – основний;
- Начальнику Архівного відділу здійснити відповідні заходи щодо державної реєстрації юридичної особи «Архівний відділ виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області»;
- Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійні депутатські комісії:
– з фінансово-економічних питань, бюджету, інвестицій, комунальної власності та підтримки підприємницької діяльності, торгівлі;
– з питань депутатської діяльності, етики, законності та антикорупційної політики, конфлікту інтересів, правопорядку та соціального захисту населення;
- Вважати таким, що втратило чинність рішення Теплодарської міської ради №124-VIII від 26.08.2021 року «Про затвердження положення про архівний відділ виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області».
Додаток
до проєкту рішення
Теплодарської міської ради
ПОЛОЖЕННЯ
про архівний відділ виконавчого комітету
Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області
- Загальні положення:
1.1. Архівний відділ виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області (далі – архівний відділ) утворюється за рішенням міської ради для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста;
1.2. Архівний відділ є виконавчим органом міської ради, підзвітним і підконтрольним їй, підпорядкованим міській раді , виконавчому комітету та міському голові, а з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади також підконтрольний, державному архіву області, Державній архівній службі;
1.3. У своїй діяльності архівний відділ керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції, Державної архівної служби, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та положенням про архівний відділ, затвердженим з урахуванням Типового положення.
З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, державного архіву Одеської області;
1.4. Функціонування архівного відділу здійснюється за рахунок коштів міського бюджету;
1.5. Повне найменування : Архівний відділ виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області
Скорочене найменування: Архівний відділ ВК ТМР;
1.6. Місцезнаходження юридичної особи: 65490, Одеська область, Одеський район, м. Теплодар, вул. Піонерна,7.
- Основні завдання:
2.1. Здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста;
2.2. Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (далі – приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства;
2.3. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;
2.4. Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
- Функції відділу:
3.1. Складання і за погодженням з державним архівом Одеської області подання для затвердження в установленому порядку проекти міських програм, планів розвитку архівної справи, забезпечує їх виконання;
3.2. Забезпечення зберігання, обліку і охорони:
– документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих архівному відділу органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території міста;
– документів особового походження;
– друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;
– облікових документів і довідкового апарату до них.
3.3. Організація роботи, пов’язаної з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього;
3.4. Здійснення в установленому порядку обліку, обстеження та аналізу діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування;
3.5. Інформування державного архіву Одеської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;
3.6. Ведення обліку юридичних і фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків;
3.7. Подання на затвердження державному архіву Одеської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;
3.8. Перевірка роботи архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;
3.9. Надання консультаційно-методичної допомоги в організації діяльності трудових архівів;
3.10. Ведення зведеного обліку архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подання належних відомостей про дані документи державному архіву Одеської області;
3.11. Надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;
3.12. Створення і вдосконалення довідкового апарату до документів Національного архівного фонду;
3.13. Здійснення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;
3.14. Організація страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством;
3.15. Видання архівних довідок, копій документів, витягів та іншим шляхом виконання запитів фізичних і юридичних осіб, перегляд в установленому порядку рішеннь про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб, забезпечення залучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу, в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї;
3.16. Вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи архівних установ.
- Права відділу:
4.1. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;
4.2. Отримувати в установленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;
4.3. Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;
4.4. Звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;
4.5. Порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;
4.6. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;
4.7. Розробляти та надавати на затвердження в установленому порядку ціни на роботи і послуги, що виконуються архівним відділом;
4.8. Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом;
4.9. Приймати документи ліквідованих підприємств з особового складу (Трудовий архів (ТА);
4.10. Надавати довідки про заробітну плату та стаж на звернення громадян ( ТА)
Архівний відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.
- Керівництво відділом:
5.1. Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».
Начальник архівного відділу може мати заступника, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою;
5.2. Начальник архівного відділу:
– організовує діяльність архівного відділу, персонально відповідає за виконання покладених на архівний відділ завдань;
– розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання;
– вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;
– проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції архівного відділу;
– видає у межах компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;
– представляє архівний відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.
Начальник архівного відділу здійснює інші повноваження відповідно до положення про архівний відділ, а також завдань, покладених на нього рішеннями Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови;
5.3. Службові обов’язки працівників архівного відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються начальником архівного відділу;
5.4. Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії до Державного архіву Одеської області в архівному відділі створюється постійно діюча експертна комісія.
Положення та персональний склад експертної комісії затверджується керівником архівного відділу на підставі Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1226/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1061/23593;
5.5. Архівний відділ виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області є структурним підрозділом виконавчого комітету ТМР і видатки на утримання відділу включені до кошторису виконавчого комітету ТМР, штатні одиниці відділу включені до штатного розпису виконавчого комітету, який затверджує міський голова, або уповноважена ним особа.
Граничну чисельність, штатний розпис, фонд оплати праці працівників архівного відділу визначає міська рада;
5.6. Архівний відділ є юридичною особою публічного права, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки;
5.7. Архівний відділ виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області набуває статусу юридичної особи з дати державної реєстрації;
5.8. Зміни і доповнення до Положення про Архівний відділ вносяться рішенням Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області та набувають чинності з дати державної реєстрації;
5.9. Припинення діяльності Архівного відділу здійснюється у порядку, передбаченому чинним законодавством України.
Архівний відділ виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області вважається припиненим з моменту внесення запису про його припинення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.
Засновник Теплодарська міська рада
Одеського району Одеської області
в особі міського голови Олександр Чуйко