Керуючись ст.26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи», для здійснення повноважень у галузі архівної справи та діловодства на території міста, Теплодарська міська рада вирішала:
-Утворити Теплодарський міський архів – підрозділ виконавчого комітету (Рішення №146-XXIV від 28.05.2003р.)
Відповідно до ст.26 Закону України»Про місцеве самоврядування в Україні», наказу Міністерства юстиції України від 16.06.2016 року №1693/5 «Про затвердження Типового положення про архівний відділ ради», зареєстрованого в Міністерстві юстиції 23.06.2016 року № 885/29015, листа Державного архіву Одеської області від 13.09.2016 року №529/01-38, Теплодарська міська рада вирішила :
-Внести зміни замість «міський архів» читати Архівний відділ виконавчого комітету Теплодарської міської ради (Рішення №165-VII від 29.09.2016 р.)
Архівний відділ приймає та зберігає документи постійного зберігання по затвердженому списку Державним архівом Одеської області (список №1) – Національний архівний фонд (НАФ)
На початок 2021року – 19 фондів НАФ
За 9 місяців 2021 року прийнято до НАФ на постійне зберігання 87 справ.
Також до архівного відділу надходять документи з кадрових питань (особового складу) ліквідованих установ – Трудовий архів (ТА)
На початок 2021року – 28 фондів ТА
За 9 місяців 2021року видано архівним відділом 226 довідок.