Протягом 12 місяців 2020 року роботу відділу діловодства, контролю та організаційної роботи було організовано відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту виконавчого комітету.
Відділ діловодства, контролю та організаційної роботи у межах своїх повноважень виконує завдання:
– Організаційно-технічне обслуговування засідань виконавчого комітету;
– Організаційно-технічне обслуговування пленарних засідань міської ради;
– Організацію проведення апаратних нарад при міському голові;
– Організацію проведення робочих нарад, «круглих столів» за участю керівництва міської ради;
– Реєстрацію проектів рішень міської ради;
– Реєстрацію проектів рішень виконавчого комітету;
– Реєстрацію розпоряджень міського голови з основної діяльності;
– Реєстрацію вхідної і вихідної кореспонденції у виконавчому комітеті;
– Реєстрацію та контроль за зверненнями громадян, звернення депутатів, інформаційними запитами,
– Здійснення контролю за термінами виконання документів у виконавчому комітеті;
– Надання методичної допомоги в організації роботи по веденню діловодства структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради.
– Складання загального опису справ постійного зберігання;
– Складання загальної номенклатури справ виконавчого комітету.
Проведений аналіз кількості вхідної, вихідної кореспонденції та створених документів свідчить, що за 12 місяців 2020 року документообіг в цілому складає 4333 документи. З них:
– 2492 документів вхідної кореспонденції, розгляд яких було доручено відповідним структурним підрозділам міської ради, окремим посадовим особам;
– 1841 документів вихідної кореспонденції.
– звернень громадян-875 з них:
– через урядову «гарячу лінію» – 72
– звернень депутатів міської ради – 42.
– запитів на публічну інформацію – 60.
Спеціалістами відділу діловодства, контролю та організаційної роботи опрацьовані всі вхідні документи. До цієї категорії відносяться також документи, які перебувають на довгостроковому контролі та потребують постійного (щоквартального, щомісячного або щорічного) інформування.
З квітня 2017 року у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради впроваджено новий програмний комплекс автоматизованої системи «КАІ-Діловод», що дозволило:
- автоматизувати процес реєстрації документів;
- автоматизувати процес ведення реєстраційно-контрольних карток;
- забезпечити пошук та ефективний доступ до необхідної інформації
За допомогою цієї програми спеціалістами відділу діловодства, контролю і організаційної роботи ведеться реєстрація усіх вхідних документів. Усі документи приєднуються в програмі до карток в електронному вигляді. Вихідні документи також приєднуються до контрольних карток. Контроль за виконанням документів структурними підрозділами ведеться спеціалістами відділу діловодства, контролю і організаційної роботи шляхом формування та надання нагадувань або реєстрів невиконаних/невідпрацьованих документів за допомогою системи «КАІ-Діловод».
Протягом 12 місяців 2020 року міським головою видано 399 розпоряджень з основної діяльності, з кадрових питань 215. Усі проекти розпоряджень вичитані та погоджені, після підписання міським головою зареєстровані та оприлюднені на офіційному веб-сайті міської ради. Розпорядження сформовані у томи, прошиті, пронумеровані, внесені до опису справ постійного строку зберігання за 2020 рік.
Протягом 2020 року відбулось 25 засідань виконавчого комітету, з них 7 позачергових. На засіданнях прийнято 196 рішень. Усі проекти рішень виконавчого комітету подані на засідання – вичитані та погоджені. Напередодні засідань сформовані матеріали направлялись у електронному вигляді членам виконавчого комітету. За результатами засідань всі прийняті рішення, відповідно до Інструкції з діловодства, опрацьовані, зареєстровані, оприлюднені на веб-сайті міської ради, Протоколи засідань виконавчого комітету та документи до них, сформовані у томи, прошиті, пронумеровані, внесені до опису справ постійного строку зберігання за 2020 рік.
За звітний період відбулося 18 пленарних засідань міської ради. З них 3 позачергових. На яких було прийнято 296 рішень. Усі проекти рішень міської ради подані на засідання – вичитані та погоджені. Всі рішення міської ради опрацьовані та розміщенні на офіційному веб-сайті міської ради. Рішення міської ради сформовані у томи, прошиті, пронумеровані, внесені до опису справ постійного строку зберігання за 2020 рік.
Протягом звітного року проведено 9 апаратних нарад при міському голові Жовнірі М.В. за участю керівників підприємств, організації, установ міста, начальників та спеціалістів структурних підрозділів виконавчого комітету.
За звітний період 2020 року відбулося 5 засідань ЕК виконавчого комітету щодо розгляду справ постійного та тимчасового зберігання документів, справ з особового складу структурних підрозділів виконавчого комітету та установ, організацій міста.
Складено загальний опис справ постійного зберігання виконавчого комітету Теплодарської міської ради за 2019 рік.
Відділом постійно ведеться робота по наповненню офіційного веб-сайту міської ради:
– проекти рішень виконавчого комітету, що підлягають оприлюдненню, розміщуються до засідань виконавчого комітету;
– прийняті рішення виконавчого комітету оприлюднюються відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
– видані розпорядження міського голови з основної діяльності та адміністративно-господарських питань оприлюднюються відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
– оголошення про проведення засідань виконавчого комітету та засідань міської ради і інформація по факту їх проведення.
– проекти рішень міської ради, що підлягають оприлюдненню, розміщуються до пленарних засідань;
– рішень міської ради, прийняті на пленарних засіданнях.
– аналітичні довідки про роботу зі зверненнями громадян.
Кожного кварталу відділом подається аналітичний звіт до Одеської обласної державної адміністрації та один раз на рік до Одеської обласної ради щодо роботи зі зверненнями громадян у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради.
Щоквартально розробляється план роботи відділу на наступний квартал.
Щопівріччя складається перспективний план роботи виконавчого комітету на наступне півріччя поточного року.
Відділом діловодства, контролю і організаційної роботи постійно контролюється робота підрозділів виконавчого комітету та установ, організацій, підприємств міста щодо розгляду звернень громадян та ведення діловодства.
В.о. керуючої справами Тетяна БИКОНОВА