Відділ ведення Державного реєстру виборців — підрозділ виконавчого комітету Теплодарської міської ради, який утворено міською радою, її підзвітний та підконтрольний і підпорядковується виконавчому комітету Теплодарської міської ради та міському голові.
У своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, “Про державну службу”, “Про запобігання корупції”, “Про державний реєстр виборців”, “Про захист персональних даних”, “Про доступ до публічної інформації”, “Про інформацію” та іншими законами України з питань організації діяльності органів місцевого самоврядування, постановами Верховної ради України, актами Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Центральної виборчої комісії, рішеннями міської ради і виконавчого комітету, розпорядженнями Одеської обласної державної адміністрації та іншими нормативно-правовими актами.
Робота відділу здійснювалась відповідно до щомісячних планів робіт відділу, погоджених із керуючою справами виконавчого комітету Теплодарської міської ради, розпоряджень та доручень Центральної виборчої комісії, доручень відділу адміністрування Державного реєстру виборців Одеської обласної державної адміністрації.
Ведення Державного реєстру виборців є постійним, не залежить від наявності виборчих процесів.
Щомісяця, протягом року, згідно ст. 22 Закону України “Про державний реєстр виборців” відділом ведення Державного реєстру виборців здійснювалось поновлення бази даних реєстру на підставі відомостей, які були надані установами та закладами, а саме Теплодарським міським сектором ГУ ДМС України в Одеській області, Біляївським міськрайонним відділом державної реєстрації актів цівільного стану Головного теріторіального управління юстиції в Одеській області, Управлінням праці та соціального захисту населення виконавчого комітету Теплодарської міської ради, Теплодарською центральною міською лікарнею, Теплодарським міським судом, виконавчим комітетом Теплодарської міської ради , як органом реєстрації громадян, також були надані запити щодо уточнення персональних даних Реєстру шляхом звернення до суб’єктів подання відомостей періодичного поновлення даних реєстру.
Працівниками відділу постійно забезпечувався візуальний та автоматизований контроль за повнотою та коректністю персональних даних Державного реєстру виборців України, проводилась щоденна робота в інформаційно-довідковому порталу Служби розпорядника реєстру для ознайомлення з нормативно-правовими документами, оперативною інформацією та повідомленнями від Служби розпорядника реєстру, робота над покращенням знань з питань організації ведення Державного реєстру виборців шляхом вивчення змін до законодавства України та участі в обговоренні питань ведення Реєстру виборців на офіційному сайті розпорядника Державного реєстру виборців(“Форум”).
Також постійно протягом року працівники відділу проходили тестування з питань законодавства та роботи в АІТС Державний реєстр виборців.
Станом на 31.12.2018 року в АІТС “ДРВ” по м. Теплодар значаться:
- виборців — 7593 (в тому числі виборці з виборчою адресою — 7418)осіб;
- померлих — 376 осіб
– недієздатних – 4;
– нездатних самостійно пересуватися — 27;
– вулиць — 19;
– будинків — 75.
За 2018 рік проведено 195 наказів керівника, направлено 33 запита до суб’єктів подання відомостей щодо уточнення персональних даних по 292 виборцям, проведено 66 знищень записів по виборцям, строк збереження яких закінчився, проведено 137 зміни виборчих адрес за зверненням засобами автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи Реєстру, 45 виборців внесено до Державного реєстру виборців, проведено 95 записів про вибуття виборців, у 189 виборців внесені зміни до персональних даних, опрацьовано 54 вихідних та 60 вхідних листів, опрацьовано 1 запит від Теплодарського МС ГУДМС України стосовно переселенців, опрацьовано 12 запитів виборців до органу ведення реєстру щодо особистих даних у Реєстрі. Стосовно 152 осіб опрацьована інформація, яка міститься в указах Президента України щодо набуття/скасування громадянства України.
Сформовано та надіслано до Центральної виборчої комісії 2 подання щодо внесення змін до довідника виборчих дільниць.
На листи, що надходили від Центральної виборчої комісії, Одеської обласної державної адміністрації, підготовлені і своєчасно надані компетентні відповіді.
У 2018 році відділ ведення Державного реєстру виборці перейшов до електронного документообігу.
Протягом року був забезпечено захист інформації та виконувалися вимоги до приміщень, які унеможливлюють доступ сторонніх осіб до бази даних реєстру.
У 2018 році здійснена перевірка відділу по виконанню делегованих повноважень відділом адміністрування Державного реєстру виборців Одеської обласної державної адміністрації.