Відділ ведення Державного реєстру виборців — підрозділ виконавчого комітету Теплодарської міської ради, який утворено міською радою, її підзвітний та підконтрольний і підпорядковується виконавчому комітету Теплодарської міської ради та міському голові.
У своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, “Про державну службу”, “Про засади запобігання та протидії корупції”, “Про державний реєстр виборців”, “Про захист персональних даних”, “Про доступ до публічної інформації”, “Про інформацію” та іншими законами України з питань організації діяльності органів місцевого самоврядування, постановами Верховної ради України, актами Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Центральної виборчої комісії, рішеннями міської ради і виконавчого комітету, розпорядженнями Одеської обласної державної адміністрації та іншими нормативно-правовими актами.
Робота відділу здійснювалась відповідно до щомісячних планів робіт відділу, погоджених із керуючою справами виконавчого комітету Теплодарської міської ради, розпоряджень та доручень Центральної виборчої комісії, доручень відділу адміністрування Державного реєстру виборців Одеської обласної державної адміністрації.
Ведення Державного реєстру виборців є постійним, не залежить від наявності виборчих процесів.
Щомісяця, протягом року, згідно ст. 22 Закону України “Про державний реєстр виборців” відділом ведення Державного реєстру виборців здійснювалось поновлення бази даних реєстру на підставі відомостей, які були надані установами та закладами, а саме Теплодарським міським сектором ГУ ДМС України в Одеській області, Біляївським міськрайонним відділом державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції в Одеській області, Управлінням праці та соціального захисту населення виконавчого комітету Теплодарської міської ради, Теплодарською центральною міською лікарнею, Теплодарським міським судом, виконавчим комітетом Теплодарської міської ради , як органом реєстрації громадян, також були надані запити щодо уточнення персональних даних Реєстру шляхом звернення до суб’єктів подання відомостей періодичного поновлення даних реєстру.
Працівниками відділу постійно забезпечувався візуальний та автоматизований контроль за повнотою та коректністю персональних даних Державного реєстру виборців України, проводилась щоденна робота в інформаційно-довідковому порталу Служби розпорядника реєстру для ознайомлення з нормативно-правовими документами, оперативною інформацією та повідомленнями від Служби розпорядника реєстру, робота над покращенням знань з питань організації ведення Державного реєстру виборців шляхом вивчення змін до законодавства України та участі в обговоренні питань ведення Реєстру виборців на офіційному сайті розпорядника Державного реєстру виборців (“Форум”).
Також постійно протягом року працівники відділу проходили тестування з питань законодавства та роботи в АІТС Державний реєстр виборців.
Станом на 31.12.2017 року в АІТС “ДРВ” по м. Теплодар значаться:
-виборців – 7690 (в тому числі виборці з виборчою адресою — 7526)осіб;
– померлих – 368 осіб
– недієздатних – 2;
– нездатних самостійно пересуватися – 33;
– вулиць – 18;
– будинків – 72.
За 2017 рік проведено 187 наказів керівника, направлено 30 запитів до суб’єктів подання відомостей щодо уточнення персональних даних 66 виборців, проведено 67 знищень записів, строк збереження яких закінчився, проведено 92 зміни виборчих адрес за зверненням засобами автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи Реєстру, 65 виборців внесено до Державного реєстру виборців, проведено 73 запису про вибуття виборців, у 214 виборців внесені зміни до персональних даних, опрацьовано 46 вихідних та 45 вхідних листа, опрацьовано 2 запита від Теплодарського МС ГУДМС України стосовно переселенців, опрацьовано 7 запитів виборців до органу ведення реєстру щодо особистих даних у Реєстрі. Стосовно 17 осіб опрацьована інформація, яка міститься в указах Президента України щодо набуття/скасування громадянства України.
Опрацьовано запит від органу реєстрації виконавчого комітету Теплодарської міської ради по отриманню даних Реєстру згідно Закону України №888-VIII від 10.12.2015 року.
Сформовано та надіслано до Центральної виборчої комісії 3 подання щодо внесення змін до довідника виборчих дільниць.
На листи, що надходили від Центральної виборчої комісії, Одеської обласної державної адміністрації, підготовлені і своєчасно надані компетентні відповіді.
Протягом року був забезпечений захист інформації та виконувалися вимоги до приміщень, які унеможливлюють доступ сторонніх осіб до бази даних реєстру.