Протягом 12 місяців 2017 року роботу відділу діловодства, контролю та організаційної роботи було організовано відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту виконавчого комітету.
Відділ діловодства, контролю та організаційної роботи у межах своїх повноважень виконує завдання:
– Організаційно-технічне обслуговування засідань виконавчого комітету;
– Організаційно-технічне обслуговування засідань міської ради;
– Організація проведення апаратних нарад при міському голові;
– Організація проведення робочих нарад, «круглих столів» за участю керівництва міської рада
– Реєстрація розпоряджень міського голови з основної діяльності;
– Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції у виконавчому комітеті;
– Здійснення контролю за термінами виконання документів у виконавчому комітеті;
– Надання методичної допомоги в організації роботи по веденню діловодства структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради.
– Складання загального опису справ постійного зберігання;
Проведений аналіз кількості вхідної, вихідної кореспонденції та створених документів свідчить, що за 12 місяців 2017 року документообіг в цілому складає 4541 документ. З них:
– 1302 документів вхідної кореспонденції, розгляд яких було доручено відповідним структурним підрозділам міської ради, окремим посадовим особам;
– 1340 документів вихідної кореспонденції (в тому числі електронною поштою 513)
– запити щодо надання публічної інформації – 65
– звернень громадян-596 (з них на урядову «гарячу лінію» 59)
– звернення депутатів міської ради – 37:
Спеціалістом відділу діловодства, контролю та організаційної роботи опрацьовані всі вхідні документи, з яких – 18 взято на контроль. До цієї категорії відносяться також документи, які перебувають на довгостроковому контролі та потребують постійного (щоквартального, щомісячного або щорічного) інформування
Протягом 12 місяців 2017 року міським головою видано 441 розпорядження з основної діяльності. Усі проекти розпоряджень вичитані та погоджені, після підписання міським головою зареєстровані та оприлюднені на офіційному веб-сайті міської ради. Розпорядження сформовані у томи, прошиті, пронумеровані, внесені до опису справ постійного строку зберігання за 2017рік.
Протягом 2017 року відбулось 23 засідань виконавчого комітету, На засіданнях прийнято 259 рішень, За результатами засідань всі прийняті рішення, відповідно до Інструкції з діловодства, опрацьовані, зареєстровані, оприлюднені на веб-сайті, Протоколи засідань виконавчого комітету та документи до них, сформовані у томи, прошиті, пронумеровані, внесені до опису справ постійного строку зберігання за 2017 рік.
За звітний період відбулося 15 засідань міської ради. З них 4 позачергових. На яких було прийнято 396 рішень. Всі рішення міської ради опрацьовані та розміщенні на офіційному веб-сайті міської ради. Рішення міської ради сформовані у томи, прошиті, пронумеровані, внесені до опису справ постійного строку зберігання за 2017 рік.
Протягом року відбулось 12 апаратних нарад у міського голови Жовніра М.В. за участю керівників підприємств, організації, установ міста, начальників та спеціалістів структурних підрозділів виконавчого комітету.
За період 2017 року відбулося 5 засідання ЕК виконавчого комітету щодо розгляду справ постійного та тимчасового зберігання документів, справ з особового складу структурних підрозділів виконавчого комітету.
Також складено загальний опис справ постійного зберігання виконавчого комітету Теплодарської міської ради за 2017 рік. Опис схвалено та відправлено на погодження в Держархів Одеської області.
Відділом постійно ведеться робота по наповненню офіційного веб-сайту міської ради:
– проекти рішень виконавчого комітету, що підлягають оприлюдненню, розміщуються до засідань виконавчого комітету;
– прийняті рішення виконавчого комітету оприлюднюються відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
– видані розпорядження міського голови з основної діяльності та адміністративно-господарських питань оприлюднюються відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
– надаються оголошення про проведення засідань виконавчого комітету та засідань міської ради і інформація по факту їх проведення.
– проекти рішень міської ради, що підлягають оприлюдненню, розміщуються до пленарних засідань;
– рішень міської ради, прийняті на пленарних засіданнях.
Щоквартально складається перспективний план роботи виконкому на наступний квартал поточного року.
Кожного місяця розробляється план роботи відділу на наступний місяць. Також кожної середи готується інформація щодо проведення заходів по виконавчому комітету Теплодарської міської ради.
Відповідно до графіку затвердженого розпорядженням міського голови за звітний період проведено 51 «пряму телефонну лінію» за участю керівництва виконавчого комітету Теплодарської міської ради, начальників структурних підрозділів та керівників організацій, підприємств міста, звіти яких друкуються щотижнево в газеті «Теплодарський вісник» та розміщуються на веб-сайті.
Відділом діловодства, контролю і організаційної роботи постійно контролюється робота підрозділів виконавчого комітету та установ, організацій, підприємств міста щодо розгляду звернень громадян та ведення діловодства.