Звіт про роботу архівного відділу виконавчого комітету Теплодарської міської ради за 2025 рік

       Робота проводилась згідно з планом, затвердженим на 2025 рік.

1. Прийнято від джерел формування НАФ на зберігання документів: 127 одиниць зберігання управлінської документації:

 – фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа Теплодарської  міської ради Одеського району Одеської області» – 4 справи постійного зберігання за 2019 р. р.;

 – фонд № 4 «Виконавчий комітет ТМР Одеського району Одеської області» – 61 справа постійного зберігання за 2019 рік; 

 – фонд № 13 «Фінансове управління виконавчого комітету ТМР Одеського району Одеської області» – 8 справ постійного зберігання за 2019 рік;

 – фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова ТМР Одеського району Одеської області» – 6 справ постійного зберігання за 2019 р.;

 – фонд № 14 «Управління ЖКГ, землевпорядкування та майна ТМР Одеського району Одеської області» – 8 справ постійного зберігання за 2019 рік;

 – фонд № 16 «КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги» ТМР Одеського району Одеської області» – 11 справ постійного зберігання за 2019 р.;

 – фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконкому ТМР Одеського району Одеської області» – 14 справ постійного зберігання за 2019 р.;

 – фонд № 15 «Теплодарська міська організація Профспілки працівників освіти і науки України» – 6 справ постійного зберігання за 2019 р.;

 – фонд № 5 «Відділення Державної казначейської служби України у м. Теплодар Одеської області» – 9 справ постійного зберігання за 2012 р.

2. Оправлено та підшито документів: 127 одиниць зберігання. 

3. Схвалено описи на управлінську документацію експертною комісією виконкому ТМР та погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області. Всього 13 описів (168 од.зб.):

 – фонд № 11 «Теплодарська міська організація Професійної спілки працівників Державних установ України» – 3 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 30.01.2025 р. № 1);

 – фонд № 19 «Первинна профспілкова організація КНП Теплодарської центральної міської лікарні ТМР» – 5 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 30.01.2025 р. № 1);

 – фонд № 13 «Фінансове управління виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 10 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 24.04.2025 р. № 4);

 – фонд № 14 «Управління житлово-комунального господарства, землевпорядкування та майна Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області – 5 од.зб. за 2024 р. (затв. ЕПК 24.04.2025 р. № 4);

 – фонд № 4 «Виконавчий комітет Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 56 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 29.05.2025 р. № 5);

 – фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області –7 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 29.05.2025 р. № 5);

 – Теплодарський міський суд Одеської області (опис № 1) – 10 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 26.06.2025 р. № 6);

 – Теплодарський міський суд Одеської області (опис № 2) – 25 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 26.06.2025 р. № 6);

 – фонд № 16 «КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 11 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 26.06.2025 р. № 6);

 – фонд № 15 «Теплодарська міська організація Профспілки працівників освіти і науки України» – 5 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 31.07.2025 р. № 7);

 – фонд № 5 «Відділення Державної казначейської служби України у м. Теплодар Одеської області» – 8 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 28.08.2025 р. № 8);

 – фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 16 од.зб. за 2022-2024 р. р. (затверджено ЕПК 28.08.2025 р. № 8);

 – фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова ТМР Одеського району Одеської області – 7 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 30.10.2025 р. № 10).

4. Схвалено описи № 1-о/с справ з кадрових питань (особового складу) експертною комісією виконкому ТМР та погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області.

 Всього: 9 описів (38 од.зб.):

• фонд № 13 «Фінансове управління виконкому Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 1 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 24.04.2025 р. № 4);
• фонд № 14 «Управління житлово-комунального господарства, землевпорядкування та майна Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 3 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 24.04.2025 р. № 4);
• фонд № 4 «Виконавчий комітет ТМР Одеського району Одеської області» – 3 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 29.05.2025 р. № 5);
• фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 17 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 29.05.2025 р. № 5);
• Теплодарський міський суд Одеської області – 2 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 26.06.2025 р. № 6);
• фонд № 16 КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги» Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 5 од.зб. за 2023 р. (затверджено ЕПК 26.06.2025 р. № 6);
• фонд № 5 «Відділення Державної казначейської служби України у м. Теплодар Одеської області» – 5 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 28.08.2025 р. № 8);
• фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 1 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 28.08.2025 р. № 8);
• фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 1 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 30.10.2025 р. № 10).

5. Схвалено описи № 2-о/с справ з кадрових питань (особового складу).

Всього: 7 описів (130 од.зб.):

 – фонд № 13 «Фінансове управління виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 1 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 24.04.2025 р. № 4);

 – фонд № 14 «Управління ЖКГ, землевпорядкування та майна Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 3 од.зб. за 2024 р. (затверджено  ЕПК 24.04.2025 р. № 4);

 – Теплодарський міський суд Одеської області –1 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 27.03.2025 р. № 3);

 – фонд № 4 «Виконавчий комітет ТМР Одеського району Одеської області» – 13 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 29.05.2025 р. № 5);

 – фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконавчого комітету ТМР Одеського району Одеської області» – 93 од.зб. за 2015-2024 р. р. (затверджено ЕПК 29.05.2025 р. № 5);

 – фонд № 18 Теплодарська мистецька школа Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 1 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 28.08.2025 р. № 8);

 – фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова  Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 18 од.зб. за 2024 р. (затверджено ЕПК 30.10.2025 р. № 10).

6. Опрацьовано 1353 од.зб. управлінської документації тимчасового зберігання. Схвалено ЕК виконкому Теплодарської міської ради та погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області 4 акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду: 

1. Теплодарський міський суд – 839 од.зб. за 2007-2021 р. р. (затверджено ЕПК Державного архіву Одеської області 07.2025 р. № 7);
2. Управління соціальної політики виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області – 32 од.зб. за 2008-2016 р. р. (затверджено ЕПК 31.07.2025 р. №7);
3. Відділення Державної казначейської служби України у м. Теплодар Одеської області – 249 од.зб. за 2014-2016 р. р. (затверджено ЕПК 28.08.2025 р. № 8);
4. Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області – 233 од.зб. за 2007-2010 р. р. (затверджено ЕПК 27.11.2025 р. № 11).

7. Зроблено ремонт 170 корінців документів НАФ та трудового архіву з паперовим носієм. 

8. Погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області 5 номенклатур справ:
9. Фонд № 7 «Відділ освіти, культури, молоді та спорту виконкому Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – затв. 30.01.2025 р., протокол № 1.
10. Фонд № 4 «Виконком Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – затв. 30.01.2025 р., протокол № 1.
11. КУ «Центр надання соціальних послуг» Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – затв. 24.04.2025 р., протокол № 4.
12. Фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – затв. 30.10.2025 р., протокол № 10.
13. КУ «Центр інклюзивного розвитку» – затв. 27.11.2025 р., протокол № 11.

9. Погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області 3 Інструкції з діловодства:
10. Фонд № 4. «Виконком Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – затв. 30.01.2025 р., протокол № 1.
11. Фонд № 5 «Відділення Державної казначейської служби України у м. Теплодар Одеської області» (2 інструкції) – затв. 27.02.2025 р., протокол № 2.

10. Погоджено ЕПК Державного архіву Одеської області 1 Положення про експертну комісію:

Фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – затв. 30.01.2025 р., прот № 1. 

11. Здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи в джерелах формування НАФ.

Проведено 4 планових перевірки в наступних організаціях:

1. Міське комунальне підприємство «Теплодарводоканал» – 03.03.2025 р..
2. Фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 05.05.2025 р.
3. Фонд № 16. «КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги» Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» – 14.05.2025 р.
4. Фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова ТМР Одеського району Одеської області» – 12.06.2025 р.

Проведено 4 контрольних перевірки стану архівної справи та діловодства:

1. Фонд № 16 «КНП «Теплодарський центр первинної медико-санітарної допомоги» ТМР Одеського району Одеської області» – 12.08.2025 р.
2. Фонд № 18 «Теплодарська мистецька школа ТМР Одеського району Одеської області» – 06.08.2025 р.
3. Фонд № 6 «Теплодарський ліцей імені О.П.Медведкова ТМР Одеського району Одеської області» – 22.08.2025 р.
4. МКП «Теплодарводоканал» – 10.09.2025 р.

12. Перевіряння наявності та стану документів з паперовим носієм.

Фонд № 4 «Виконком Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області» -1158 од.зб. (акт № 17 від 16.09.2025 р.).                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  

 

13. Надавалася методична допомога організаціям–джерелам формування НАФ по складанню описів справ, інструкцій з діловодства, положень про ЕК, номенклатур, формуванню справ – 79 консультацій. 

14. Було виготовлено 100 тематичних карток каталогу «Історія м. Теплодар» на управлінську документацію (фонд № 4 «Виконком Теплодарської міської ради» за 1997-2019 р. р.).

15. Надається звітність до Державного архіву Одеської області: щомісячна, за квартал, за півріччя, за рік.

16. Проводяться перевірки Пенсійним фондом України – 26 актів перевірок видачі архівних довідок та витягів. 

17. Всього надійшло і виконано 307 запитів, з них – 25 майнових і 282 – соціально–правового характеру. Основна тематика запитів соціально–правового характеру – підтвердження трудового стажу та інформація про заробітну плату. 

18. На особистому прийомі було надано 294 консультації.

 

 

 

Керуючий справами                                                         Тетяна БИКОНОВА