У К Р А Ї Н А
ТЕПЛОДАРСЬКА МІСЬКА РАДА ОДЕСЬКОГО РАЙОНУ
ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
П Р О Е К Т Р І Ш Е Н Н Я
Про роботу відділу діловодства, контролю,
організаційної та кадрової роботи
виконавчого комітету Теплодарської міської ради за 2023 рік
Відповідно до ст.38 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, заслухавши інформацію начальника відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи І.БАСКАКОВОЇ “Про роботу відділу діловодства, контролю, організаційної та роботи виконавчого комітету Теплодарської міської ради за 2023 рік”, виконавчий комітет Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області
ВИРІШИВ:
- Інформацію начальника відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи І.БАСКАКОВОЇ про роботу відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету Теплодарської міської ради за 2023 рік прийняти до відома (додається).
- Відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи (І.БАСКАКОВА) продовжити роботу щодо покладених на відділ завдань протягом 2024 року.
- Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючу справами виконкому Тетяну БИКОНОВУ
Додаток
до проєкту рішення
виконавчого комітету
від_________2024р.
№____
Звіт про роботу відділу діловодства, контролю,
організаційної та кадрової роботи за 2023 рік
Протягом 12 місяців 2023 року роботу відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи було організовано відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту виконавчого комітету.
Відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи у межах своїх повноважень виконує завдання:
– Організаційно-технічне обслуговування засідань виконавчого комітету;
– Організаційно-технічне обслуговування пленарних засідань міської ради;
– Організацію проведення апаратних нарад при міському голові;
– Організацію проведення робочих нарад, «круглих столів» за участю керівництва міської ради;
– Реєстрацію проектів рішень міської ради;
– Реєстрацію проектів рішень виконавчого комітету;
– Реєстрацію розпоряджень міського голови з основної діяльності;
– Реєстрацію вхідної і вихідної кореспонденції у виконавчому комітеті;
– Реєстрацію та контроль за зверненнями громадян, звернень депутатів, інформаційними запитами;
– Здійснення контролю за термінами виконання документів у виконавчому комітеті;
– Надання методичної допомоги в організації роботи по веденню діловодства структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради.
– Складання загального опису справ постійного зберігання;
– Складання загального опису справ тимчасового зберігання;
– Складання загальної номенклатури справ виконавчого комітету.
Проведений аналіз кількості вхідної, вихідної кореспонденції та створених документів свідчить, що за 12 місяців 2023 року документообіг в цілому складає 5564 (4239 за 2022 рік) документи.
З них:
– 3898 (2860 за 2022 рік) документів вхідної кореспонденції, розгляд яких було доручено відповідним структурним підрозділам міської ради, окремим посадовим особам;
– 1696 (1379 за 2022 рік) документів вихідної кореспонденції.
Звернень громадян – 661 з них:
– через урядову «гарячу лінію» – 62
– звернень депутатів міської ради – 18
– запитів на публічну інформацію – 29
Спеціалістами відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи опрацьовані всі вхідні документи. До цієї категорії відносяться також документи, які перебувають на довгостроковому контролі та потребують постійного (щоквартального, щомісячного або щорічного) інформування.
З квітня 2017 року у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради впроваджено новий програмний комплекс автоматизованої системи «КАІ-Діловод», що дозволило:
- автоматизувати процес реєстрації документів;
- автоматизувати процес ведення реєстраційно-контрольних карток;
- забезпечити пошук та ефективний доступ до необхідної інформації
За допомогою цієї програми спеціалістами відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи ведеться реєстрація всіх вхідних документів. Усі документи приєднуються в програмі до карток в електронному вигляді. Вихідні документи також приєднуються до контрольних карток. Контроль за виконанням документів структурними підрозділами ведеться спеціалістами відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи шляхом формування та надання нагадувань або реєстрів невиконаних/невідпрацьованих документів за допомогою системи «КАІ-Діловод».
Протягом 12 місяців 2023 року міським головою видано 330 розпоряджень з основної діяльності, з кадрових питань 209. Усі проекти розпоряджень вичитані та погоджені, після підписання міським головою зареєстровані та оприлюднені на офіційному веб-сайті міської ради. Розпорядження сформовані у томи, прошиті, пронумеровані, внесені до опису справ постійного строку зберігання за 2023 рік.
Протягом 2023 року відбулось 28 засідання виконавчого комітету, з них 11 позачергових. На засіданнях прийнято 173 рішень. Усі проекти рішень виконавчого комітету подані на засідання – вичитані та погоджені. Напередодні засідань сформовані матеріали направлялись у електронному вигляді членам виконавчого комітету та головам постійних депутатських комісій. За результатами засідань всі прийняті рішення, відповідно до Інструкції з діловодства, опрацьовані, зареєстровані, оприлюднені на веб-сайті міської ради. Протоколи засідань виконавчого комітету та документи до них, сформовані у томи, прошиті, пронумеровані, внесені до опису справ постійного строку зберігання за 2023 рік.
За звітний період відбулося 18 пленарних засідань міської ради. З них 5 позачергових. На яких було прийнято 173 рішення. Усі проекти рішень міської ради подані на засідання – вичитані та погоджені. Всі рішення міської ради опрацьовані та розміщенні на офіційному веб-сайті міської ради. Рішення міської ради сформовані у томи, прошиті, пронумеровані, внесені до опису справ постійного строку зберігання за 2023 рік.
Протягом звітного року проведено 49 апаратних нарад при міському голові О.ЧУЙКОВІ за участю керівників підприємств, організації, установ міста, начальників та спеціалістів структурних підрозділів виконавчого комітету, протоколи з яких оформлені та зберігаються у відділі.
За звітний період 2023 року відбулося 11 засідання ЕК виконавчого комітету щодо розгляду справ постійного та тимчасового зберігання документів, справ з особового складу структурних підрозділів виконавчого комітету та установ, організацій міста, проведено перевірки наявності та стану документів, які є фондоутворювачами архівного відділу виконавчого комітету в структурних підрозділах виконавчого комітету, про що складені відповідні акти.
Складено загальний опис справ постійного зберігання виконавчого комітету Теплодарської міської ради за 2022 рік. Опис схвалено та погоджено в Держархіві Одеської області. Сформовано та передано на зберігання до архівного відділу 63 постійного зберігання за 2017 рік, 546 справ тимчасового зберігання за період 1989-2016 роки.
Відділом постійно ведеться робота по наповненню офіційного веб-сайту міської ради:
– проекти рішень виконавчого комітету, що підлягають оприлюдненню, розміщуються до засідань виконавчого комітету;
– прийняті рішення виконавчого комітету оприлюднюються відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
– видані розпорядження міського голови з основної діяльності та адміністративно-господарських питань оприлюднюються відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
– оголошення про проведення засідань виконавчого комітету та засідань міської ради і інформація по факту їх проведення.
– проекти рішень міської ради, що підлягають оприлюдненню, розміщуються до пленарних засідань;
– рішень міської ради, прийняті на пленарних засіданнях.
– аналітичні довідки про роботу зі зверненнями громадян.
Кожного кварталу відділом подається аналітичний звіт до Одеської обласної державної адміністрації, Одеської районної державної адміністрації та один раз на рік до Одеської обласної ради щодо роботи зі зверненнями громадян у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради.
Щоквартально розробляється план роботи відділу на наступний квартал. Також щочетверга готується інформація щодо проведення заходів на наступний тиждень по виконавчому комітету Теплодарської міської ради та надається до Одеської обласної державної адміністрації. Щоденно відділом готуються звіти про заходи, які відбулись за день та заплановані на наступний день по виконавчому комітету міської ради та передаються до оргвідділу Одеської обласної державної адміністрації.
Що півріччя складається перспективний план роботи виконавчого комітету на наступне півріччя поточного року.
Відділом діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи постійно контролюється робота підрозділів виконавчого комітету та установ, організацій, підприємств міста щодо розгляду звернень громадян та ведення діловодства.
Одним із напрямків діяльності відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи спрямоване на інформаційне забезпечення здійснення внутрішньої політики держави в місті, відкритості діяльності органів місцевого самоврядування, реалізації конституційних прав громадян на інформацію.
Основним засобом реалізації інформаційної політики є офіційний веб-сайт Теплодарської міської ради, де оперативно розміщується інформація про діяльність керівництва міста, управлінь та відділів виконавчого комітету Теплодарської міської ради, служб та установ міста, матеріали про проблеми життєдіяльності, основні події суспільно – політичного та соціально-економічного життя міста, інформаційно – роз’яснювальні матеріали для використання та багато іншої корисної інформації.
На веб-сторінці постійно розміщуються офіційні документи Теплодарської міської ради, рішення Теплодарської міської ради, рішення виконавчого комітету Теплодарської міської ради, розпорядження міського голови, регуляторні акти.
За 2023 рік відділом на офіційному веб-сайті було опубліковано 2090 матеріалів, з них 886 новин на головній сторінці, а також інформації із різних служб, організацій і установ міста.
Окрім офіційного веб-сайта Теплодарської міської ради відділом введеться офіційна сторінка в соціальній мережі фейсбук, аудиторія якої налічує 4958 підписників та телеграм канал «Офіційний Теплодар» – 3985 підписників, на якому за 2023 рік було опубліковано 2660 публікацій (фото, відео, текстові).
З метою забезпечення прозорості та відкритості діяльності Теплодарської міської ради та її виконавчих органів Теплодарська міська рада доєдналася до Єдиного державного веб-порталу відкритих даних, так, за 2023 рік відділом розміщено 34 наборів даних.
Окрім того, відділом проводиться популяризація електронного врядування, а саме:
– єдина система електронних петицій дозволяє мешканцям нашої громади створювати петиції та голосувати за них в електронному вигляді;
– платформа «Електронні консультації з громадськістю» дозволяє управлінням та відділам виконавчого комітету Теплодарської міської ради та Теплодарської міської ради проводити консультації з мешканцями з різних питань в електронному вигляді;
– через розділ веб-сайту Теплодарської міської ради «Електронні послуги» та «Кабінет електронних послуг» кожний мешканець нашого міста, за наявності електронного цифрового підпису» може скористатись всіма видами електронних сервісів.
З метою підвищення рівня комунікації з жителями громади та підвищення рівня надання послуг, за підтримки міністерства цифрової трансформації та платформи E-DEM, створено чат-бот громади «СВОЇ» в таких застосунках, як Viber та Тelegram.
Відповідно до Закону України від 19.09.2018 року №749 «Про затвердження порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності» розпорядженням міського голови від 07.04.2021 року № 114-Р начальника відділу призначено відповідальною особою за використання кваліфікованих електронних довірчих послуг та за співпрацю з акредитованим центром сертифікації ключів. Так, в 2023 році підготовлено 3 запити на отримання сертифікатів електронно-цифрових підписів та отримано їх.
Керуючий справами Тетяна БИКОНОВА