№204-VIII Про затвердження Положення та Регламенту Центру надання адміністративних послуг при виконавчому комітеті Теплодарської міської ради (в новій редакції)

У К Р А Ї Н А 

ТЕПЛОДАРСЬКА МІСЬКА РАДА ОДЕСЬКОГО РАЙОНУ

 ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ 

Р І Ш Е Н Н Я

 

23 грудня 2021р.                                                                                          №204-VIII

 

Про затвердження Положення та Регламенту Центру надання адміністративних послуг при виконавчому комітеті Теплодарської міської ради (в новій редакції)

Відповідно до ст.26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», п.10 ст.12 Закону України «Про адміністративні послуги», Постанови Кабінету Міністрів України від 20 лютого 2013 р. № 118 «Про затвердження Примірного положення про центр надання адміністративних послуг», Постанови Кабінету Міністрів України від 01 серпня 2013 р. № 588 «Про затвердження Примірного Регламенту центру надання адміністративних послуг» з метою приведення власних нормативно-правових актів до чинного законодавства, Теплодарська міська рада Одеського району Одеської області

ВИРІШИЛА:

1. Затвердити Положення про Центр надання адміністративних послуг при виконавчому комітеті Теплодарської міської ради в новій редакції (додаток 1).
2. Затвердити Регламент Центру надання адміністративних послуг при виконавчому комітеті Теплодарської міської ради в новій редакції (додаток 2).
3. Визнати таким, що втратило чинність рішення Теплодарської міської ради від 05 березня 2018р. №390-VIІ «Про затвердження Положення та Регламенту Центру надання адміністративних послуг при виконавчому комітеті Теплодарської міської ради в новій редакції»
4. Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну депутатську комісію з питань депутатської діяльності, етики, законності та антикорупційної політики, конфлікту інтересів, правопорядку, соціального захисту населення та у справах дітей.

 

 

Міський голова                                                         Олександр ЧУЙКО

 

Додаток 1 до рішення міської ради від «23» грудня 2021 року № 204-VIII

ПОЛОЖЕННЯ
про Центр надання адміністративних послуг

при виконавчому комітеті Теплодарської міської ради

1. Центр надання адміністративних послуг (далі – центр) утворюється з метою забезпечення надання адміністративних послуг при виконавчому комітеті Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області.
2. Рішення щодо утворення, ліквідації або реорганізації центру як структурного підрозділу виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області приймається Теплодарською міською радою Одеського району Одеської області.

Вибір місця розташування центру здійснюється в межах території Теплодарської міської територіальної громади  з урахуванням територіальної доступності, яка визначається відповідно до ч.4 ст.12 Закону України «Про адміністративні послуги».

3. Центр у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, положенням про центр.
4. Основними завданнями центру є:

1) організація надання адміністративних послуг у найкоротший строк та за мінімальної кількості відвідувань суб’єктів звернень;

2) спрощення процедури отримання адміністративних послуг;

3) забезпечення інформування суб’єктів звернень про вимоги та порядок надання адміністративних послуг у центрі;

4) проведення моніторингу якості надання адміністративних послуг відповідно до ч.4 ст.7 Закону України «Про адміністративні послуги», визначення та вжиття заходів до підвищення рівня якості їх надання, оприлюднення інформації про результати моніторингу та вжиті заходи;

5) забезпечення процесу автоматизації прийому документів та надання адміністративних послуг шляхом використання інформаційних систем та систем електронного документообігу.

5. Центром забезпечується надання адміністративних послуг адміністратором, у тому числі шляхом його взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.

На підставі узгоджених рішень Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області та суб’єкта надання адміністративних послуг окремі адміністративні послуги можуть надаватися через центр посадовими особами такого суб’єкта. Зазначені послуги надаються виключно у разі, коли вони не можуть бути надані у центрі адміністратором або їх надання адміністратором є значно гіршим для інтересів суб’єктів звернення та/або публічних інтересів. В узгоджених рішеннях зазначаються обґрунтування їх прийняття. Посадові особи суб’єктів надання адміністративних послуг зобов’язані дотримуватися вимог щодо часу прийому та інших вимог до організації роботи у центрі, встановлених органом, що прийняв рішення про утворення центру.

Перелік адміністративних послуг, які надаються через центр визначається рішення Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області.

Перелік адміністративних послуг, які надаються через центр, повинен обов’язково включати:

• адміністративні послуги, суб’єктом надання яких є Теплодарська міська рада Одеського району Одеської області та її виконавчі органи;
• адміністративні послуги органів виконавчої влади та адміністративні послуги, що надаються органами місцевого самоврядування у порядку виконання делегованих повноважень, які є обов’язковими для надання через центри, за переліком, визначеним відповідно до ч.7 ст.12 Закону України «Про адміністративні послуги».

6. У центрі за рішенням Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області також може здійснюватися прийняття звітів, декларацій та скарг, надання консультацій, прийняття та видача документів, не пов’язаних з наданням адміністративних послуг, укладення договорів і угод представниками суб’єктів господарювання, які займають монопольне становище на відповідному ринку послуг, які мають соціальне значення для населення (водо-, тепло-, газо-, електропостачання тощо), а також надання суб’єктам звернення можливості самостійно звернутися за отриманням адміністративних послуг, які надаються в електронній формі, за допомогою безоплатного використання ними місць для самообслуговування.
7. У приміщенні, де розміщується центр, можуть надаватися супутні послуги (виготовлення копій документів, ламінування, фотографування, продаж канцелярських товарів, надання банківських послуг тощо).

Добір суб’єктів господарювання для надання супутніх послуг здійснюється Теплодарською міською радою Одеського району Одеської області на конкурсній основі за критеріями забезпечення мінімізації матеріальних витрат та витрат часу суб’єкта звернення, а також з урахуванням вимог законодавства у сфері оренди комунального майна.

Забороняється відносити до супутніх послуг надання консультацій та інформації, пов’язаних з наданням адміністративних послуг, продаж бланків заяв та інших документів, необхідних для звернення щодо надання адміністративних послуг, а також надання допомоги в їх заповненні, формуванні пакета документів.

У приміщенні, де розміщується центр, за рішенням Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області, що його утворив, проводяться соціальні, культурні, просвітницькі та інші заходи, спрямовані на задоволення потреб та інтересів Теплодарської міської територіальної громади, розвиток громадянського суспільства, якщо вони не перешкоджають наданню адміністративних послуг.

У центрі за рішенням Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області може здійснюватися прийом суб’єктів звернення з надання безоплатної правової допомоги.

8. Центр повинен бути облаштований у місцях прийому суб’єктів звернень інформаційними стендами, інформаційними терміналами та/або іншими засобами доведення інформації до суб’єктів звернення із зразками відповідних документів та інформацією в обсязі, достатньому для отримання адміністративної послуги без сторонньої допомоги.

За рішенням Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області можуть встановлюватися додаткові вимоги щодо обслуговування суб’єктів звернення, зокрема можливість надання суб’єктам звернення консультацій та інформації про хід розгляду їх заяв за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку).

Встановлені вимоги щодо якості обслуговування суб’єктів звернення в центрі не повинні погіршувати умов надання адміністративних послуг, визначених законом.

9. Суб’єкт звернення для отримання адміністративної послуги в центрі звертається до адміністратора – посадової особи виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області, яка надає адміністративні послуги або організовує їх надання.

З метою належної організації надання адміністративних послуг адміністратори центру беруть участь в навчанні, яке може проводитися за участю суб’єкта надання адміністративних послуг у випадках, визначених законодавством.

10. Адміністратор призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням міського голови Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області відповідно до законодавства про службу в органах місцевого самоврядування.

Кількість адміністраторів, які працюють у центрі, визначається рішенням Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області.

11. Адміністратор має особисту печатку із зазначенням його прізвища, імені, по батькові та найменування центру або порядкового номера печатки та найменування центру.
12. Основними завданнями адміністратора є:

• надання суб’єктам звернень вичерпної інформації і консультацій щодо вимог та порядку надання адміністративних послуг;
• прийняття від суб’єктів звернень документів, необхідних для надання адміністративних послуг, здійснення їх реєстрації та подання документів (їх копій) відповідним суб’єктам надання адміністративних послуг не пізніше наступного робочого дня після їх отримання з дотриманням вимог Закону України «Про захист персональних даних»;
• складення у випадках, передбачених законодавством, а також на вимогу суб’єкта звернення заяв в електронній формі, їх друк і надання суб’єкту звернення для перевірки та підписання;
• видача або забезпечення надсилання через засоби поштового зв’язку суб’єктам звернень результатів надання адміністративних послуг (у тому числі рішення про відмову в задоволенні заяви суб’єкта звернення), повідомлення про можливість отримання адміністративних послуг, оформлених суб’єктами надання адміністративних послуг;
• організаційне забезпечення надання адміністративних послуг суб’єктами їх надання;
• здійснення контролю за додержанням суб’єктами надання адміністративних послуг строку розгляду справ та прийняття рішень;
• надання адміністративних послуг за рішенням Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області;
• надання адміністративних послуг в електронній формі з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг;
• складення протоколів про адміністративні правопорушення у випадках, передбачених законом;
• розгляд справ про адміністративні правопорушення та накладення стягнень;
• консультування суб’єктів звернення щодо отримання ними адміністративних послуг, що надаються в електронній формі, за допомогою безоплатного використання місць для самообслуговування.

13. Адміністратор має право:

• безоплатно одержувати від суб’єкта надання адміністративних послуг, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ або організацій, що належать до сфери їх управління, документи та інформацію, пов’язані з наданням таких послуг, в установленому законом порядку;
• погоджувати документи (рішення) в інших органах державної влади та органах місцевого самоврядування, отримувати їх висновки з метою надання адміністративної послуги без залучення суб’єкта звернення;
• інформувати керівника центру та суб’єктів надання адміністративних послуг про порушення строку розгляду заяв про надання адміністративної послуги, вимагати вжиття заходів до усунення виявлених порушень;
• посвідчувати власним підписом та печаткою (штампом) копії (фотокопії) документів і виписок з них, витягів з реєстрів та баз даних, які необхідні для надання адміністративної послуги;
• порушувати клопотання перед керівником центру щодо вжиття заходів з метою забезпечення ефективної роботи центру.

14. Керівник центру призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням міського голови Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області відповідно до законодавства про службу в органах місцевого самоврядування.
15. Керівник центру відповідно до завдань, покладених на центр:

• здійснює керівництво роботою центру, несе персональну відповідальність за організацію діяльності центру;
• організовує діяльність центру, у тому числі щодо взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг, вживає заходів до підвищення ефективності роботи центру;
• координує діяльність адміністраторів, контролює якість та своєчасність виконання ними обов’язків;
• організовує інформаційне забезпечення роботи центру, роботу із засобами масової інформації, визначає зміст та час проведення інформаційних заходів;
• сприяє створенню належних умов праці у центрі, вносить пропозиції щодо матеріально-технічного забезпечення центру;
• забезпечує визначення потреб у навчанні, у тому числі з використанням Національної веб-платформи центрів надання адміністративних послуг (Платформи Центрів Дія), адміністраторів, зокрема до початку виконання (у тому числі тимчасово) посадових обов’язків адміністратора або після перерви у роботі понад три місяці, у разі зміни порядку надання послуг, запровадження надання нових послуг;
• розглядає скарги на діяльність чи бездіяльність адміністраторів;
• може здійснювати функції адміністратора;
• виконує інші повноваження згідно з актами законодавства та положенням про центр.

16. Центр під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з центральними та місцевими органами виконавчої влади, іншими державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами або організаціями.
17. Час прийому суб’єктів звернень є загальним (єдиним) для всіх адміністративних послуг, що надаються через центр.
18. Фінансування та матеріально-технічне забезпечення діяльності центру здійснюється за рахунок місцевого бюджетів.

Центр надання адміністративних звільняється від плати за підключення (у тому числі обслуговування та використання) до реєстрів, інших інформаційних баз, що використовуються для надання адміністративних послуг, а також від плати за обов’язкове навчання роботі з такими реєстрами.

 

Додаток 2 до рішення Теплодарської міської ради від ____ ________ 20___ р. № ___________

РЕГЛАМЕНТ
центру надання адміністративних послуг

при виконавчому комітеті Теплодарської міської ради

Загальна частина

1. Регламент центру надання адміністративних послуг при виконавчому комітеті Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області (далі – регламент) визначає порядок організації роботи центру надання адміністративних послуг при виконавчому комітеті Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області (далі – центр), порядок дій адміністраторів центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.
2. У цьому регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України «Про адміністративні послуги».
3. Надання адміністративних послуг у центрі здійснюється з дотриманням таких принципів:

• верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
• стабільності;
• рівності перед законом;
• відкритості та прозорості;
• оперативності та своєчасності;
• доступності інформації про надання адміністративних послуг;
• захищеності персональних даних;
• раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
• неупередженості та справедливості;
• доступності та зручності для суб’єктів звернення.

4. Центр у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, положенням про центр та регламентом центру.

Вимоги до приміщення, в якому розміщується центр

5. Центр розміщується в центральній частині міста Теплодар у приміщенні адміністративної будівлі виконавчого комітету Теплодарської міської ради за адресою: 65490, Одеська область, Одеський район, м.Теплодар, вул.Піонерна, 7.

На вході до приміщення (будівлі) розміщуються вивіска з позначенням «Центр надання адміністративних послуг». Перед входом до приміщення розміщуються тактильні та контрастні позначки для осіб з інвалідністю з порушеннями зору. Вхід до приміщень центру облаштований кнопкою виклику, пандусом та поручнями з обох боків для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення, а також місцями для тимчасового розміщення дитячих колясок. У будівлі, де розташовано центр, облаштована санітарна кімната з урахуванням потреб осіб з інвалідністю, зокрема тих, що пересуваються на кріслах колісних, та інших маломобільних груп населення.

Облаштування центру здійснюється з дотриманням вимог щодо інклюзивності будівель і споруд, передбачених Державними будівельними нормами ДБН В.2.2-40:2018 «Будинки і споруди. Інклюзивність будівель і споруд. Основні положення» стосовно їх доступності для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення.

На прилеглій до будівлі, в якій розміщується центр, території  наявні місця для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення, зокрема відповідно позначені місця для автотранспортних засобів, якими керують (в яких перевозяться) особи з інвалідністю, у кількості, визначеній Законом України «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні».

6. Приміщення центру поділяється на відкриту та закриту частини.

У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками центру. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини центру.

Відкрита частина включає:

• сектор прийому;
• сектор інформування;
• сектор очікування;
• сектор обслуговування.

Відкрита частина розміщується на першому поверсі будівлі.

Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій та здійснення попереднього запису суб’єктів звернення на прийом до адміністраторів за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву).

Вхід до закритої частини центру суб’єктам звернення забороняється.

7. Сектор прийому облаштований при вході до приміщення центру. У ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи центру.
8. Сектор інформування облаштовується з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.

У секторі інформування розміщуються інформаційні стенди, постери (плакати) та/або інформаційні термінали в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг, а також інформацію щодо можливостей отримання послуг он-лайн в електронному вигляді, інформацію щодо здійснення консультування підприємців, інформацію щодо здійснення прийому суб’єктів звернення з надання безоплатної правової допомоги, а також інформацію щодо електронного урядування та електронної демократії, розвитку цифрових навичок та цифрових прав громадян, цифрових інновацій та технологій.

Сектор інформування облаштовується столами, стільцями, комп’ютерною технікою з вільним доступом до Інтернету для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.

Для висловлення суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг приміщення, де розміщені сектор інформування центру облаштовуються відповідними засобами (зокрема скринькою).

Для встановлення зворотного зв’язку із суб’єктами звернень в електронній формі у зазначеному приміщенні розміщується інформація, що містить гіпертекстові посилання та QR-коди на форми-опитувальники (анкети) для оцінювання суб’єктами звернення якості наданих їм адміністративних послуг, в тому числі на комп’ютерній техніці, у терміналах, інших технічних засобах, а також на відповідних веб-сайтах. Зазначена інформація розміщується окремо в секторах прийому, інформування, очікування та обслуговування.

9. Сектор очікування розміщується в просторому приміщенні та облаштовується столами для оформлення документів та в достатній кількості стільцями, кріслами тощо.

Сектор очікування у разі потреби обладнується автоматизованою системою керування чергою, системою звукового інформування осіб похилого віку та осіб з інвалідністю з порушеннями зору.

У приміщеннях центру створюються умови для оплати суб’єктами звернень адміністративного збору (зокрема, розміщуються банкомати, платіжні термінали (у тому числі POS-термінали, програмно-технічні комплекси самообслуговування).

10. Сектор обслуговування утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Для швидкого обслуговування суб’єктів звернень робочі місця адміністраторів можуть розподілятися за принципом прийому і видачі документів. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення має інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені та посади адміністратора центру.
11. Площа секторів очікування та обслуговування центру повинна бути достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів центру.
12. На інформаційних стендах або інформаційних терміналах розміщується інформація, зокрема, про:

• найменування центру, його місцезнаходження, номери телефонів для довідок, адресу веб-сайту, електронної пошти;
• графік роботи центру відповідно до вимог Закону України «Про адміністративні послуги»;
• перелік адміністративних послуг, які надаються через центр та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;
• строки надання адміністративних послуг;
• бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;
• платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
• супутні послуги, які надаються в приміщенні центру;
• прізвище, ім’я, по батькові керівника центру, контактні телефони, адресу електронної пошти;
• користування інформаційними терміналами (у разі їх наявності);
• користування автоматизованою системою керування чергою (у разі її наявності);
• положення про центр;
• регламент центру;
• графік прийому суб’єктів звернення посадовими особами виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області;
• графік надання консультацій, прийому суб’єктів звернень суб’єктами, які забезпечують консультування та прийом у приміщеннях центру;
• інформацію щодо можливостей отримання послуг он-лайн в електронному вигляді;
• інформацію щодо електронного урядування та електронної демократії, розвитку цифрових навичок та цифрових прав громадян, цифрових інновацій та технологій.

13. Перелік адміністративних послуг, які надаються через центр розміщується в доступному та зручному для суб’єктів звернення місці. Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення, або сферами правовідносин (законодавства), або суб’єктами надання адміністративних послуг.
14. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються на стендах-накопичувачах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення, на веб-сайті центру (веб-сайті органу, що утворив центр).
15. Особам з інвалідністю та іншим маломобільним групам населення забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах, інших необхідних матеріалів, надрукованих шрифтом Брайля. У разі можливості на інформаційних терміналах розміщується голосова інформація та відеоінформація, а також здійснюється інформування в інший спосіб, який є зручним для осіб з інвалідністю, зокрема осіб з порушеннями слуху, зору, та інших маломобільних груп населення.

      Для забезпечення надання адміністративних послуг суб’єктам звернення, які є глухими, німими або глухонімими, до роботи центру може залучатися перекладач жестової мови.

16. У разі надання адміністративних послуг через центр консультації з питань надання таких послуг проводяться (у тому числі представниками суб’єктів надання адміністративних послуг) виключно у центрі.

Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг

17. Теплодарська міська рада Одеського району Одеської області а також керівник центру можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
18. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це Теплодарську міську раду Одеського району Одеської області, а також керівника центру, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.

Робота інформаційного підрозділу центру

19. Для надання допомоги суб’єктам звернення у користуванні інформаційними терміналами та автоматизованою системою керування чергою (у разі їх наявності), консультування із загальних питань організації роботи центру та порядку прийому суб’єктів звернення у центрі може утворюватися інформаційний підрозділ.

Інформаційний підрозділ центру також:

• інформує за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції центру;
• консультує суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надає інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;
• надає іншу інформацію та допомогу, що необхідні суб’єктам звернення до прийому їх адміністратором.

20. Теплодарська міська рада Одеського району Одеської області створює та забезпечує роботу розділу на своєму веб-сайті, де розміщується інформація, зазначена в пункті 12 цього регламенту.
21. Інформація, яка розміщується в приміщенні центру (в тому числі на інформаційних терміналах) та на веб-сайті, повинна бути актуальною і вичерпною. Інформація на веб-сайті в розділі центру має бути зручною для пошуку та копіювання.
22. Суб’єктам звернення, які звернулися до центру, з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг у спосіб, що аналогічний способу звернення, або в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб.

Керування чергою в центрі

23. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у центрі вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення – для керування чергою.
24. У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором центру реєструється за допомогою термінала в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).
25. У центрі може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до центру, з використанням телефонного зв’язку чи за допомогою Національної веб-платформи центрів надання адміністративних послуг. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені керівником центру години.
26. Центр може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.

Прийняття заяви та інших документів у центрі

27. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі – вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі – вихідний пакет документів) здійснюється виключно в центрі.

За рішенням Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області окремі завдання адміністратора, пов’язані з отриманням вхідного пакета документів, видачею результатів надання адміністративних послуг, може виконувати уповноважена посадова особа виконавчого комітету Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області.

У випадках, передбачених законодавством, а також на вимогу суб’єкта звернення адміністратор центру складає заяву в електронній формі, друкує її та надає суб’єкту звернення для перевірки та підписання.

Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб – підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.

Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.

28. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.
29. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у центрі особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний веб-портал електронних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.

30. У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.
31. Адміністратор центру перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.
32. Адміністратор центру складає опис вхідного пакета документів та лист проходження справи (додаток 1 до Регламенту) , у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї.
33. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора центру, а також відмітки про дату та час його складення.
34. Адміністратор центру під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також бажане місце отримання оформленого результату надання адміністративної послуги, спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового зв’язку, у тому числі кур’єром за додаткову плату, або телекомунікаційного зв’язку чи в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб), про що зазначається в описі вхідного пакета документів.
35. Адміністратор центру здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації у паперовій формі (додаток 2 до Регламенту) або електронній формі з використанням інформаційних систем обліку адміністративних послуг. Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.
36. У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор центру не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням.
37. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор центру формує справу у паперовій та/або електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.
38. Інформацію про вчинені дії адміністратор центру вносить до листа про проходження справи у паперовій та/або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги).

Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.

Опрацювання справи (вхідного пакета документів)

39. Після вчинення дій, передбачених пунктами 27-38 цього регламенту, адміністратор центру зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи, та у разі потреби оформляється акт приймання-передачі.
40. Передача справ у паперовій формі від центру до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом отримання справ представником суб’єкта надання адміністративної послуги або їх доставки працівником центру, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.

Передача справ до суб’єкта надання адміністративної послуги може здійснюватися шляхом надсилання електронних копій оригіналів паперових документів (фотокопій) з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку, зокрема через систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів, передача справ у паперовій формі у такому разі не здійснюється, крім випадків, передбачених законодавством.

41. Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та прізвища, імені відповідальної посадової особи до листа про проходження справи та до акту приймання-передачі (у разі його оформлення).
42. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами центру відповідно до розподілу обов’язків за рішенням керівника центру.
43. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:

• своєчасно інформувати центр про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;
• надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора центру про хід розгляду справи.

У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор центру невідкладно інформує про це керівника центру.

Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення

44. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до центру, про що зазначається в листі про проходження справи та в акті приймання-передачі (у разі його оформлення).
45. Адміністратор центру невідкладно у день надходження вихідного пакета документів, але не пізніше наступного робочого дня повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.
46. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під підпис (у тому числі його представникові (законному представникові)) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.

Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів, листі проходження справи та журналі реєстрації.

47. У разі не зазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в центрі протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку в центрі, а потім передається суб’єкту надання адміністративних послуг для архівного зберігання.
48. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор центру реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.
49. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і керівник центру.
50. Інформація про кожну надану адміністративну послугу зберігається в відомостях журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі), листи проходження справи та описи вхідних документів в приміщенні центру,

У разі надання адміністративної послуги за допомогою державних реєстрів інформація про послугу зберігається у відповідному реєстрі.

Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.

51. Суб’єкт звернення може відкликати свою заяву про надання адміністративної послуги до моменту прийняття рішення у справі, крім випадків, визначених законодавством.

Адміністратор центру невідкладно у день надходження заяви здійснює її реєстрацію, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням дати отримання заяви про відкликання, та невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, передає суб’єкту надання адміністративної послуги, якому передано вхідний пакет документів щодо даної справи.

Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після отримання заяви про відкликання, повертає оригінали документів, подані для надання адміністративної послуги, до центру, про що зазначається в листі про проходження справи та в акті приймання-передачі (у разі його оформлення).

Адміністратор центру невідкладно у день надходження оригіналів документів від суб’єкта надання адміністративної послуги повідомляє про це суб’єкту звернення.

Відкликання заяви про надання адміністративної послуги здійснюється з урахуванням процедур, визначених пунктами 27-50 цього регламенту.

 

 

 

 

 

ОПИС

вхідного пакету документів

 

  ___________________.                                               Реєстраційний №                 

       ^(дата)

                                                                                              

(Назва або прізвище, ім’я по-батькові заявника )

                                                                                                                                 

(назва адміністративної послуги)

 

Перелік документів, що були надані заявником:

1. ________________________________________________________
2. ________________________________________________________
3. ________________________________________________________

 

Спосіб повідомлення про результат отримання послуги
Спосіб передачі вихідного пакету документів

 

Підписанням цього Опису, я надаю згоду на обробку використання та зберігання моїх персональних даних, у межах необхідних для надання адміністративної послуги. Мені відомо про мої права визначені Законом України «Про захист персональних даних».

 

Заявник  ______________________    ______________   «___»___________20__р.

                                     ^{(Прізвище та ініціали)                                   (підпис)}

 

Адміністратор центру надання

 адміністративних послуг                      _________________               _________________

                                                                                                                                ^{підпис                                                 (Прізвище та ініціали)}

 

 —————————————————————————————————————–

 

Відмітка про отримання вихідного пакету документів.

Вихідний пакет документів: _____________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

______________________      _______________   «___» _______________ 20___р.

                 ^{(Прізвище та ініціали)                                   (підпис)}

 

Додаток 1  до Регламенту

Лист – проходження

        етапів отримання адміністративної послуги

(є невід’ємною частиною справи)

 

Заявник:

 

Суб’єкт надання адміністративної послуги: ___________________________

_________________________________________________________________

 

Назва адміністративної послуги: ____________________________________

                                                                                                                      _____

 

1. Відмітка про реєстрацію справи адміністратором

              ^{дата                         № реєстрації                         П.І.Б. адміністратора     /       підпис}      

2. Відмітка про передачу справи до:                                                                       

 ^{(назва суб’єкта надання адміністративної послуги)}

_______          ___________              _________________/__________

    ^{дата                       термін розгляду                        ПІБ відповідальної ооби       /         підпис}

3. Відмітка про розгляд справи посадовою особою суб’єкта надання адміністративної послуги

Дата отри-мання справи	ПІБ виконавця, що розглядає справу	Дата та № оформлення результату	Результат розгляду справи

 

4. Відмітка про передачу вихідного пакету документів до Центру надання адміністративних послуг

                                               _____________         /___________

        ^{дата                                                 П.І.Б. адміністратора       /       підпис}      

5. Відмітка про отримання результату справи суб’єктом звернення

 

___________ __________________________  /___________________

        ^{дата                         П.І.Б. особи, яка отримала відповідь /               підпис}

 

 

 

Додаток 2 до Регламенту

 

 

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ

Рестр №	Дата реєстрації	Суб’єкт звернення (ПІБ фізичної особи або назва  юридичної особи, адреса та контактний телефон)	Назва адміністративної послуги	Суб’єкт надання адміністративної послуги	Прізвище, ініціали, підпис та дата посадової особи суб’єкта надання про отримання звернення	Дата отримання відповіді	Реєстраційний номер та дата документу	Дата видачі документа суб’єкту звернення	Відмітка про отримання документу суб’єктом звернення (ПІБ, підпис, дата)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10