ПОЛОЖЕННЯ про відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету Теплодарської міської ради

Додаток

                                                                           до  рішення

Теплодарської міської ради

                                                                                     від “29” квітня  2021 року

                                                                                     №68-VIII

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету Теплодарської міської ради

 

1. ЗАГАЛЬНІ  ПОЛОЖЕННЯ 

• Відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету Теплодарської міської ради (далі Відділ) створюється міською радою, у відповідності до ст.54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та є виконавчим органом міської ради, підзвітним та підконтрольним їй, підпорядковується виконавчому комітету міської ради та міському голові.
• Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови, цим Положенням та іншими нормативними актами, які регламентують діяльність органів місцевого самоврядування та роботу відділ.
• Положення про Відділ, структура, штатна чисельність та фонд оплати праці затверджуються міською радою.
• Ліквідація та реорганізація Відділу здійснюється на підставі рішення міської ради.
• Робота Відділу здійснюється відповідно до перспективних оперативних (місячних) планів.
• Діловодство Відділу ведеться згідно з номенклатурою справ.
• Відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету міської ради очолює начальник, який призначається та звільняється з посади розпорядженням міського голови.
• Посадова інструкція начальника Відділу затверджується міським головою, посадові інструкції спеціалістів Відділу затверджуються керуючим справами виконавчого комітету міської ради.
• Відділ правами юридичної особи не наділено.
• Відділ може мати свій бланк, який використовується в діловому листуванні виключно для інформаційно – роз’яснювальних питань.
• Відділ має круглу печатку «Відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи».

2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ

Основними завданнями Відділу є:

• Організація діловодства у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради.
• Документаційне та організаційно-технічне забезпечення діяльності міської ради, її виконавчого комітету.
• Ведення архівної справи у виконавчому комітеті міської ради.
• Здійснення контролю за обов’язковим додержанням у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради вимог щодо складання, оформлення документів і діловодних процесів.
• Організація передачі та прийому інформації за допомогою наявних каналів електронного зв’язку, збереження інформації в електронному вигляді.
• Підготовка проектів рішень міської ради, виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови.
• Організація діловодства зі зверненнями громадян у виконавчому комітеті міської ради.
• Організація особистого прийому громадян міським головою, заступниками міського голови.
• Забезпечення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до виконавчого комітету міської ради.
• Інформування міського голови, його заступників, керуючу справами про стан роботи із зверненнями громадян та з організації особистого прийому громадян у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради.
• Надання методичної допомоги відділам, службам виконавчого комітету, іншим структурним підрозділам міської ради, організаціям, підприємствам та установам з організації роботи із зверненнями громадян і особистого їх прийому.
• Здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, доручень Секретаріату Президента України, актів центральних органів виконавчої влади, запитів, звернень народних депутатів України, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, (далі контрольні документи), а також аналіз причин виникнення порушень у виконанні вимог зазначених документів, внесення пропозицій щодо їх усунення.
• Підготовка інформаційно-аналітичних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання документів.
• Інформування міського голови про стан виконання документів структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради.
• Забезпечення планування структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради відповідно до Регламенту роботи виконавчого комітету Теплодарської міської ради.
• Забезпечення підготовки, за участю інших структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради, річного орієнтовного плану проведення консультацій з громадськістю.
• Організація та проведення заходів (прес-конференцій, брифінгів, прес-турів) в рамках роботи відділу та забезпечення медіа супровід подій, що проходять за участі керівництва міста.
• Забезпечення інформаційного наповнення сторінок офіційного веб-сайту Теплодарської міської ради.
• Забезпечення оприлюднення на офіційному веб-сайті Теплодарської міської ради i сприяння розміщенню в місцевих засобах масової інформації нормативних актів та проектів нормативних актів Теплодарської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень та проектів розпоряджень міського голови.
• Сприяння висвітленню засобами масової інформації міста діяльності Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, Теплодарської міської ради, її виконавчого комітету, інших виконавчих органів ради, підприємств, установ та закладів комунальної форми власності.
• Удосконалення форм та методів організаційної роботи структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради.
• Видача громадянам довідок у відповідності до Порядку, затвердженого розпорядженням міського голови.
• Надання методичної допомоги структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради, комунальним підприємствам міської ради з питань діловодства, контролю за виконанням документів і організаційної роботи.
• Реалізація державної політики у сфері служби в органах місцевого самоврядування та з питань кадрової роботи.
• Здійснення аналітичної та організаційної роботи з кадрового менеджменту, в основу якого покладено принципи демократичного добору і просування по службі посадових осіб за їх діловими якостями та професійною компетентністю.
• Забезпечення безперервного навчання працівників, ефективного їх використання на службі і заохочення до службової кар’єри.
• Документальне оформлення проходження служби в органах місцевого самоврядування та трудових відносин.

3. ФУНКЦІЇ

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

• Забезпечує організацію діловодства у виконавчому комітеті міської ради згідно з Інструкцією ведення діловодства у виконавчих органах міської ради і діючих стандартів та правил.
• Здійснює прийом, реєстрацію, попередній розгляд, облік вхідної і вихідної кореспонденції і передає її відповідно до розподілу обов’язків міському голові, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету міської ради та виконавцям.
• Здійснює коригування, реєстрацію, облік, систематизацію і зберігання протягом встановленого строку протоколів сесій міської ради, протоколів засідань виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови.
• Здійснює прийом і передачу інформації в електронному вигляді облдержадміністрації, її структурним підрозділам, підприємствам, установам і організаціям.
• Забезпечує організаційно-технічне обслуговування прийому громадян керівництвом виконавчого комітету; веде облік пропозицій, заяв і скарг громадян, які надходять до виконавчого комітету.
• Організовує проведення семінарів-нарад з керівниками та спеціалістами структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради.
• Здійснює контроль за строками розгляду звернень громадян і виконанням рішень, які прийняті по заявам, пропозиціям та скаргам громадян.
• Аналізує і узагальнює пропозиції, заяви і скарги громадян; доводить дані аналізу до відома керівництва виконавчого комітету;
• За дорученням міського голови перевіряє в структурних підрозділах виконкому стан організації діловодства і контролю за виконанням актів вищих органів, рішень ради, розпоряджень міського голови, рішень виконкому і службових документів.
• Забезпечує культуру діловодства, впроваджуючи наукову організацію праці, сприяє підвищенню ділової кваліфікації працівників структурних підрозділів виконавчого комітету.
• Здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті виконавчого комітету, готовить довідки, звіти, інформації по питанням діловодства, контролю за строками виконання службових документів.
• Підтримує в належному стані комп’ютерне обладнання виконавчого комітету.
• Веде та контролює сторінки Теплодарської міської ради та її виконавчих органів в мережі Інтернет.
• Забезпечує оприлюднення прийнятих рішень виконавчим комітетом на офіційному веб-сайті міста у встановлені законодавством строки.
• У разі необхідності подає пропозиції по вирішенню проблем, пов’язаних з придбанням, ремонтом та обслуговуванням комп’ютерного обладнання, модернізацією та нововведеннями у цій сфері;
• Веде протоколи апаратних засідань, облік та контроль доручень міського голови.
• Здійснює моніторинг та контроль за:

3.17.1 Своєчасним поверненням структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради оригіналів відпрацьованих документів.

3.17.2 Обов’язковим додержанням у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міської ради вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та Інструкцією з ведення діловодства у виконавчих органах міської ради.

• Узагальнює і аналізує відомості щодо документообігу в виконкомі міської ради.
• Аналізує організацію ведення діловодства у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міської ради, вносить пропозиції щодо його вдосконалення.
• Здійснює друкування та розмноження рішень міської ради, виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, доведення їх до відома виконавців, у необхідних випадках, видає копії і витяги з прийнятих рішень і розпоряджень.
• Веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами, контроль за якими покладено на відділ.
• Перевіряє стан виконання документів структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради.
• Забезпечує своєчасне надходження інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради, про хід виконання контрольних документів.
• Готує аналітичні та інформаційні матеріали для міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови та керуючої справами виконавчого комітету міської ради про хід виконання контрольних документів.
• Забезпечує організаційно-технічну підготовку сесій міської ради, засідань виконавчого комітету міської ради, нарад та інших заходів, що проводяться виконавчим комітетом та міською радою.
• Вивчає у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міської ради стан організації ведення діловодства, контролю за документами і організаційної роботи.
• Готує проекти рішень виконавчого комітету міської ради про затвердження перспективних (річних) планів основних заходів виконавчого комітету міської ради, про виконання квартальних планів роботи виконавчого комітету міської ради.
• Веде облік запитів на інформацію згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації”, проводить моніторинг строків виконання документів та своєчасно інформує міського голову.
• Виконує інші функції, які випливають з покладених на відділ завдань.
• Розробляє річні та квартальні плани роботи з кадрами, визначає щорічну та перспективну потребу в кадрах, формує замовлення на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування, забезпечує укладання відповідних угод із вищими навчальними закладами.
• Веде встановлену звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад керівного складу та працівників апарату міської ради.
• Проводить роботу з формування кадрового резерву в апараті  міської ради. Аналізує та узагальнює практику формування кадрового резерву в усіх виконавчих органах міської ради, вносить пропозиції щодо її вдосконалення.
• Вивчає особисті, професійні та ділові якості осіб, які претендують на зайняття посад у виконавчих органах міської ради, попереджує їх про встановлені законодавством обмеження, пов’язані з прийняттям на службу та проходженням служби в органах місцевого самоврядування, ознайомлює із Загальними правилами поведінки державного службовця, контролює добір і розстановку кадрів в апараті міської ради та її виконавчих органах.
• Приймає від претендентів на зайняття посади у виконавчих органах міської ради відповідні документи та подає їх на розгляд конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації проведення конкурсного відбору осіб на службу в органах місцевого самоврядування.
• Розглядає та вносить міському голові пропозиції щодо проведення стажування кадрів на посадах у виконавчих органах міської ради, готує документи для організації стажування, здійснює контроль за його проведенням.
• Готує матеріали про призначення на посади та звільнення з посад керівників комунальних підприємств і установ, що знаходяться в комунальній власності територіальної громади м.Теплодар.
• Контролює стан роботи щодо своєчасного укладання та продовження термінів дії контрактів з керівниками комунальних підприємств, надає відповідну інформацію з цих питань курируючим заступникам міського голови.
• Оформляє документи на прийняття Присяги та присвоєння рангів посадовим особам виконавчих органів міської ради, вносить про це записи до їх трудових книжок та особових справ.
• Готує проекти рішень виконавчого комітету міської ради та надає їх на розгляд керуючій справами.
• Обчислює загальний трудовий стаж, страховий стаж, стаж державної служби та служби в органах місцевого самоврядування, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості посадовим особам апарату міської ради, керівному складу виконавчих органів міської ради та керівникам комунальних підприємств.
• Готує проекти розпоряджень міського голови «По особовому складу» на призначення, стажування, переведення, присвоєння рангів, продовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування, звільнення, надання відпусток та службові відрядження (у межах України) виконавчих органів міської ради.
• Здійснює роботу з обліку, зберігання та заповнення трудових книжок і особових справ посадових осіб апарату міської ради та її виконавчих органів.
• Забезпечує облік та зберігання особових справ звільнених працівників апарату міської ради, керівників виконавчих органів та комунальних підприємств.
• Оформляє і видає службові посвідчення та довідки з місця роботи, здійснює облік листків тимчасової непрацездатності, засвідчує копії документів, якщо діючими нормативними актами не передбачений інший порядок засвідчення.
• У межах своєї компетенції бере участь у розробці структури штатного розпису виконавчих органів міської ради, надає методичну допомогу іншим підрозділам з питань розробки посадових інструкцій.
• Надає організаційну і методичну допомогу з питань організації роботи атестаційної комісії та проведення щорічної оцінки виконання службових обов’язків і завдань посадовими особами виконавчих органів міської ради.
• Щомісячно готує і надає інформацію про дати народження керівників виконавчих органів міської ради, директорів комунальних підприємств і установ та працівників апарату міської ради.
• У межах своєї компетенції здійснює заходи для забезпечення трудової дисципліни, оформляє документи на проведення службового розслідування та застосування заходів дисциплінарного впливу.
• Готує матеріали щодо нагородження осіб державними нагородами України, присвоєння почесних звань, нагородження Почесною грамотою виконавчого комітету Теплодарської міської ради та Почесними відзнаками Теплодарського міського голови. Веде облік нагороджених осіб.
• Здійснює облік військовозобов’язаних і осіб призовного віку та бронювання військовозобов’язаних у підрозділах апарату міської ради та її виконавчих органах.
• Розглядає листи, пропозиції, та скарги громадян з питань кадрової роботи та інших питань, віднесених до компетенції відділу.
• Періодично узагальнює практику роботи з кадрами та через керуючу справами виконавчого комітету міської ради вносить пропозиції міському голові щодо її вдосконалення.
• Проводить іншу роботу, пов’язану із застосуванням законодавства України про працю та службу в органах місцевого самоврядування.

4. ПРАВА

Управлінню надаються права:

• Брати участь в роботі засідань міської ради, виконавчого комітету міської ради, в нарадах та семінарах, які проводить міський голова та його заступники.
• Надавати на розгляд міській раді, виконавчому комітету міської ради, міському голові пропозиції, проекти рішень та розпоряджень з питань діловодства, контролю і організаційної роботи.
• Проводити інструктування, консультації, надавати методичні рекомендації з питань діловодства, контролю і організаційної роботи структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради, комунальним підприємствам міської ради.
• Знайомитись зі станом діловодства, здійснювати контроль за виконанням документів у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міської ради.
• Відповідно до планів роботи виконавчого комітету та за розпорядженням керівництва проводити в структурних підрозділах виконавчого комітету перевірки виконання документів та роботи з реагуванням на запити і звернення депутатів міської ради.
• Одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи від структурних підрозділів виконавчого комітету.
• Вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів та реагування на запити і звернення депутатів.
• Подавати в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань діловодства та контролю в структурних підрозділах виконавчого комітету.
• Вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб виконавчого комітету.
• Повертати на доопрацювання структурним підрозділам проекти рішень, розпоряджень та інші документи, які подані з порушенням вимог регламенту виконавчого комітету та інструкції з діловодства виконавчого комітету Теплодарської міської ради.
• Перевіряти і контролювати дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування.
• Брати участь у нарадах та інших заходах з питань кадрової роботи, що проводяться у виконавчих органах міської ради, скликати наради з питань, які віднесено до компетенції відділу.
• Вносити через керуючого справами виконавчого комітету міської ради пропозиції міському голові з питань вдосконалення кадрової роботи, підвищення ефективності служби в органах місцевого самоврядування.
• Одержувати в установленому порядку від посадових осіб органів місцевого самоврядування документи, інформаційні матеріали та пояснення, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
• Користуватися інформаційними банками даних, наявних у виконавчих органах міської ради.
• Розглядати відповідно до чинного законодавства звернення громадян з питань, що належать до компетенції відділу.
• Залучати спеціалістів інших виконавчих органів міської ради, підприємств, установ та організацій, об’єднань громадян (за згодою) до розгляду питань, що належать до його компетенції. 

5. НАЧАЛЬНИК ВІДДІЛУ

• Відділ очолює начальник, який призначається та звільняється з посади розпорядженням міського голови з дотриманням вимог трудового законодавства, законодавства про державну службу та службу в органах місцевого самоврядування.
• Начальник відділу є посадовою особою місцевого самоврядування, правовий статус якої визначається Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування».
• Начальник відділу здійснює керівництво діяльністю відділу, розподіляє обов’язки між спеціалістами, очолює та контролює їх роботу.
• Єдині засади діяльності, обсяг функціональних обов’язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність особи, яка займає посаду начальника відділу встановлюються його посадовою інструкцією з дотриманням позицій цього Положення.
• Начальник відділ має право:

5.5.1.Представляти відділ в міській раді, у виконавчому комітеті міської ради.

5.5.2.Знайомитися зі станом діловодства, здійснювати контроль за виконанням документів у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради та вимагати від їх спеціалістів виконання встановлених правил роботи з документами.

5.5.3.Запитувати та отримувати від структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради, підприємств, організацій відомості, які стосуються діяльності відділу або необхідні для виконання покладених на відділ завдань.

5.5.4.Вносити пропозиції міській раді, виконавчому комітету міської ради, міському голові щодо вдосконалення роботи відділ.

6. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
   • Відділ несе відповідальність за виконання покладених на нього завдань.
   • За порушення трудової та виконавської дисципліни, обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням, працівники відділ притягаються до відповідальності згідно з законодавством України. 
7. ВЗАЄМОДІЯ

• Відділ взаємодіє з структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, підприємствами всіх форм власності, установами і організаціями з питань, що віднесені до компетенції відділ.
• Отримує від структурних підрозділів виконавчого комітету, підприємств всіх форм власності статистичну та оперативно-довідкову інформацію з питань, що віднесені до компетенції відділ у відповідності до регламенту роботи виконавчого комітету міської ради, рішень міської ради, виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, доручень міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови, керуючої справами виконавчого комітету міської ради.
• Готує і надає у визначені терміни за дорученнями листи, довідки, звіти, статистичну та оперативно-довідкову інформацію до відділів і управлінь облдержадміністрації та інших закладів.
• Узгоджує проекти рішень міської ради з секретарем міської ради, головами постійних комісій міської ради, начальником юридичного відділу виконавчого комітету міської ради.
• Узгоджує проекти рішень виконавчого комітету міської ради, проекти розпоряджень міського голови з керуючим справами виконавчого комітету міської ради, начальником юридичного відділу, за необхідністю – з іншими посадовими особами.