02 вересня 2021р. №307-Р
Про затвердження Порядку укладання, реєстрації, зберігання
договорів та контролю за їх виконанням у виконавчих органах
Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області
Відповідно до статті 78 Бюджетного кодексу України, та керуючись ст.ст.42, 59 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” від 21.05.1997р. №280/97-ВР, та постанови Кабінету Міністрів України від 26.11.2008р. №1040 “Про затвердження Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації” та з метою упорядкування укладання, реєстрації, зберігання договорів і контролю за їх виконанням та запобіганню вчинення корупційних дій
ЗОБОВ’ЯЗУЮ:
- ЗатвердитиПорядок укладання, реєстрації, зберігання договорів та контролю за їх виконанням у виконавчих органах Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області, що додається.
- Керівникам структурних підрозділів Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області забезпечувати ведення договірно-правової роботи згідно з Порядком.
- Контроль за виконанням даного розпорядження залишаю за собою.
В.о.міського голови,
Секретар міської ради Наталія САМОЧОРНА
Затверджено
розпорядження
міського голови
від «02» вересня 2021 р.
№307-Р
ПОРЯДОК
укладення, реєстрації, зберігання договорів та контролю за їх виконанням
у виконавчих органах Теплодарської міської ради Одеського району
Одеської області
- I. Загальні положення
- Порядок укладення, реєстрації, зберігання договорів та контроль за їх виконанням у виконавчих органах Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області (далі – Порядок) визначає єдиний порядок укладення, реєстрації і зберігання договорів відповідно до вимог чинного законодавства.
- Дія Порядку поширюється на всі види договорів (меморандумів тощо), що укладають виконавчі органи Теплодарської міської ради та структурні підрозділи виконавчого комітету.
- Договори від імені виконавчих органів Теплодарської міської ради підписує міський голова, перший заступник міського голови, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів, заступники міського голови відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
- Підставами для розробки та опрацювання проєктів договорів у виконавчих органах ТМРОО є:
1) надходження до виконавчих органів ТМРОО в установленому порядку пропозиції від контрагента або за результатами проведення електронних закупівель;
2) доручення міського голови, Теплодарської міської ради ОО, виконавчого комітету ТМРОО;
3) рішення та розпорядження на проведення заходів ;
4) нормативно-правові акти.
- Процедура підготовки проектів договорів
- Відповідальним структурним підрозділом виконавчого органу ТМРОО за підготовку проекту договору є структурний підрозділ, до функціональних обов’язків якого належить вирішення питання, що пропонується врегулювати шляхом укладення договору.
- Текст проекту договору готується відповідальним структурним підрозділом за формою типового договору, затвердженою в установленому порядку, у разі відсутності встановленої форми – відповідно до положень Цивільногота Господарського кодексів Українита з урахуванням особливостей, визначених іншими законодавчими актами.
- Відповідальний структурний підрозділ здійснює:
1) отримання від потенційного контрагента належним чином завірених копій установчих документів, у тому числі копій документів, необхідних для перевірки повноважень особи, яка буде підписувати договір від імені контрагента, та надання їх за вимогою в інші структурні підрозділи, що здійснюють погодження проектів договорів;
2) роботу, спрямовану на своєчасне складання та підписання необхідних додаткових угод і додатків у процесі виконання договору;
3) передачу на погодження проекту договору в структурні підрозділи Теплодарської міської ради та виконавчого комітету ТМРОО, а також контроль за строками та порядком візування проекту договору в структурних підрозділах;
4) передачу проекту договору на підписання уповноваженій особі ;
5) передачу проекту договору контрагенту, а також контроль за строками укладання договору в цілому;
6) передачу підписаного договору на реєстрацію та для зберігання;
7) супроводження виконання договору.
- Якщо з метою виконання умов договору укладаються окремі договори, у тому числі з метою проведення розрахунків за первинним договором, відповідальний структурний підрозділ є відповідальним за виконання договорів, укладених на виконання первинного договору.
- Договори, як правило, викладаються у формі єдиного документа, підписаного сторонами та скріпленого печатками.
- Зміст договору складають умови (пункти), визначені на розсуд сторін і погоджені ними, та умови (істотні умови), що є обов’язковими відповідно до вимог законодавства України.
- Усі договори (крім безоплатних та про реалізацію проекту за кошти гранта Президента України для обдарованої молоді, типова формаякого затверджена наказом Мінмолодьспорту від 15 жовтня 2013 р. № 619, зареєстрованим в Міністерстві юстиції 05 листопада 2013 р. за № 1874/24406) повинні мати такі структурні елементи: назва, дата та місце укладення, інформація про сторони договору, предмет договору із зазначенням коду державного класифікатора, права та обов’язки сторін, ціна та загальна сума договору, умови розрахунків, відповідальність сторін та вирішення спорів, обставини непереборної сили, строк дії договору, умови, на яких сторони є платниками податків, юридичні адреси, поштові та платіжні реквізити сторін, інші умови, які сторони вважають за необхідне включити у договір.
- В усіх договорах, що укладаються від імені (наприклад) Виконавчого комітету ТМРОО, інформація про Виконавчий комітет ТМРОО у преамбулі договору зазначається в такому порядку: “Виконавчий комітет Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області в особі міського голови, або (першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів та будь-яких питань згідно розподілу обов’язків), який діє на підставі Регламенту виконавчого комітету ТМРОО, затвердженого Рішення Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області (зі змінами), Розпорядження міського голови «Про Розподіл функціональних обов’язків та повноважень між першим заступником міського голови, заступниками міського голови , далі – Виконком (Виконавець, Замовник, Орендар, Покупець тощо), крім Договору гранта.
- Усі договори укладаються українською мовою. При укладанні договорів з нерезидентами, у разі потреби, поряд з текстом українською мовою може бути викладений текст відповідною національною мовою. Відповідальний структурний підрозділ доводить до відома керівництва про необхідність проведення перекладу тексту проекту договору на іншу мову та разом із структурним підрозділом, до функціональних обов’язків якого належать питання міжнародного співробітництва, забезпечує проведення його перекладу на іншу мову (у разі потреби із залученням представника нерезидента).
- З метою забезпечення ідентичності текстів на кожній сторінці всіх примірників договору в обов’язковому порядку ставиться віза керівника відповідального структурного підрозділу виконавчого органу, а в разі здійснення перекладу тексту проекту договору на іншу мову відділом, відповідальним за міжнародне співробітництво, а також посадовою особою цього відділу, яка здійснила переклад тексту проекту договору.
- У разі оформлення договорів на двох і більше сторінках вони повинні бути пронумеровані починаючи з другої сторінки. Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова “сторінка” та розділових знаків.
III. Умови та строки погодження проектів договорів
- Погодження проекту договору здійснюється на аркуші погодження згідно з додатком 1 цього Порядку в такій послідовності:
1) керівником відповідального структурного підрозділу виконавчого органу ТМРОО;
2) структурним підрозділом, відповідальним за підготовку матеріалів для проведення конкурсних/електронних торгів, якщо проект договору містить фінансові зобов’язання (стосовно відповідності предмета договору якісним і кількісним вимогам та характеристикам до предмета закупівлі, зазначеним у документації конкурсних торгів);
3) керівником структурного підрозділу, до функціональних обов’язків якого належать питання економіки та фінансів, якщо проект договору містить фінансові зобов’язання щодо виділення асигнувань (у частині відповідності видатків кошторисним призначенням, наявності або відсутності бюджетних призначень відповідно до бюджетної програми та кошторису);
4) головним бухгалтером, якщо проект договору містить фінансові зобов’язання в частині здійснення видатків Мінмолодьспорту (щодо відповідності нормативним актам стосовно порядку розрахунків: попередня оплата чи оплата за фактом поставки товару, надання послуг, виконання робіт; сплати податків, зборів та інших обов’язкових платежів; правильності проведення обчислень за проектом договору);
5) іншими керівниками структурних підрозділів виконавчого органу, визначеними співвиконавцем договору, відповідно до компетенції та сфери діяльності;
6) керівником юридичного відділу – на кожній сторінці (на предмет відповідності умов проекту договору вимогам чинного законодавства);
7) першим заступником міського голови та заступником , який відповідно до розподілу обов’язків координує та контролює діяльність відповідального структурного підрозділу виконавчого органу, у разі якщо договір підписує міський голова.
- Структурні підрозділи виконавчих органів, яким проект договору передається на погодження, розглядають його в частині питань, віднесених до їх компетенції (сфери діяльності), впродовж двох робочих днів.
- За відсутності зауважень (пропозицій) до проекту договору керівник структурного підрозділу візує проект договору на аркуші погодження – додаток 1.
- Обґрунтовані зауваження і пропозиції до проекту договору подаються за підписом керівника структурного підрозділу – відповідальному структурному підрозділу у вигляді службової записки.
- У разі наявності пропозицій і зауважень до проєкту договору, поданих контрагентом, відповідальний структурний підрозділ повинен письмово проінформувати контрагента про такі пропозиції та зауваження до проєкту договору, склавши протокол розбіжностей. При цьому відповідальний структурний підрозділ може надіслати контрагенту зустрічний проєкт договору.
- Проєкт договору, що укладається за результатами проведених процедур конкурсних торгів, подається на погодження до структурних підрозділів разом із завіреною в установленому порядку копією пропозиції конкурсних торгів або іншої пропозиції відповідно до процедури закупівлі, документації конкурсних торгів, повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів.
- Подання проєкту договору на підпис міському голові, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови відповідно до розподілу функціональних обов’язків без попереднього погодження з юридичною службою не допускається.
- При погодженні додаткових угод до договору відповідальний структурний підрозділ зобов’язаний додавати до проєкту додаткової угоди обґрунтування щодо укладення додаткової угоди, копію основного договору, а також усіх укладених додаткових угод і додатків до договору.
- У разі розгляду юридичним відділом проєкту договору, до розроблення якого юридичний відділ не залучався, строк його розгляду становить до чотирьох робочих днів.
- Строк розгляду проекту договору, що надійшов від контрагента, а також зауважень і пропозицій контрагента до проекту договору не може перевищувати 20 днів, якщо інше не передбачено законодавством.
- Усі строки, в межах яких вчиняються дії, передбачені Порядком, обчислюються згідно з календарним штемпелем на конверті, поштовою квитанцією або з поштовим реєстром та датами на листі.
- Контроль за дотриманням установленого законодавством строку розгляду проекту договору, складання протоколу розбіжностей, а також своєчасність доведення до контрагента інформації, що стосується проекту договору, покладається на відповідальний структурний підрозділ.
- У разі отримання від контрагента пропозицій і зауважень до проекту договору відповідальний структурний підрозділ повинен письмово проінформувати контрагента про можливість або неможливість їх врахувати.
- У разі незгоди контрагента з пропозиціями і зауваженнями виконавчих органів до проекту договору та неможливості врегулювання розбіжностей шляхом переговорів міський голова або заступник міського голови приймає рішення про розв’язання спору в судовому порядку або про відхилення проекту договору в цілому, про що відповідальний структурний підрозділ письмово інформує контрагента.
- Якщо відповідно до вимог законодавства виконавчий орган не має права відмовити контрагенту в укладенні договору, спори, що виникли , вирішуються в судовому порядку.
- Договір, підписаний міським головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови відповідно до розподілу функціональних обов’язків та зареєстрований службою діловодства, надсилається відповідальним структурним підрозділом контрагенту рекомендованою кореспонденцією за реєстром, окремою квитанцією або цінним відправленням з повідомленням або передається безпосередньо.
- При переданні безпосередньо контрагенту проєкту договору для підписання або вже укладеного договору відповідальний структурний підрозділ повинен отримати підтвердження про отримання шляхом проставляння на копії супровідного листа посади, прізвища, підпису особи, яка приймає такий проект або договір, дати його передачі і відбитка вхідного штемпеля чи печатки контрагента.
- Підготовка додаткових угод до договорів, у тому числі при зміні реквізитів сторін, їх погодження, укладання та передача контрагенту здійснюються відповідальним структурним підрозділом у тому самому порядку, що й основних договорів.
- Відповідальний структурний підрозділ забезпечує своєчасне доведення до структурних підрозділів виконавчих органів, робочих груп тощо, яким проект договору подавався на погодження, змін та доповнень до проекту договору, зроблених під час його опрацювання іншими структурними підрозділами, робочими групами тощо.
- Інформація про контрагента
- Необхідною умовою укладання договору виконавчих органів ТМРОО є наявність інформації про контрагента.
- При укладенні договору, який містить фінансові зобов’язання в частині здійснення видатків з контрагентом, інформація про якого не є загальновідомою (наприклад, органи державної влади) та/або договір з яким укладається вперше, відповідальний структурний підрозділ має право вимагати від представників контрагента для ознайомлення такі документи або в установленому порядку завірені копії:
1) установчих документів контрагента;
2) свідоцтва про державну реєстрацію контрагента;
3) довідки органу статистики про внесення інформації про контрагента до ЄДРПОУ;
4) ліцензії, якщо послуга, робота тощо підлягає ліцензуванню;
5) наказу про призначення на посаду представника контрагента, який уповноважений підписувати договір або довіреність, оформлену належним чином;
6) паспорта особи, представника контрагента, яка пропонує послуги, або іншого документа, що посвідчує цю особу.
- При укладенні з нерезидентом зовнішньоекономічного договору відповідальний виконавець зобов’язаний залежно від умов договору вимагати від нього:
1) статут, положення, довіреність або інший документ, що визначає та підтверджує повноваження особи щодо підпису договору;
2) витяг з торговельного, банківського або судового реєстру, свідоцтво про реєстрацію;
3) паспорт або інший документ представника нерезидента, що посвідчує його особу.
- Документи, зазначені в пункті 3 розділу IV цього Порядку, мають бути нотаріально засвідчені за місцем їх видачі, перекладені українською мовою та легалізовані в консульській установі України, якщо міжнародними договорами, в яких бере участь Україна, не передбачено інше. Зазначені документи можуть бути також засвідчені в посольстві відповідної держави в Україні та легалізовані в Міністерстві закордонних справ України в установленому порядку.
- Не вимагається легалізація документів, що були видані в країнах, з якими Україною укладено відповідні угоди.
- Порядок реєстрації договорів
- Реєстрація договорів здійснюється службою діловодства.
- Реєстрація договору здійснюється шляхом проставляння на першій сторінці договору реєстраційного номера, що відповідає номеру реєстраційно-контрольної картки (далі – РКК) системи електронного документообігу виконавчого органу .
- Якщо проект договору надійшов від контрагента з номером, то номер на такому договорі ставиться в зазначеному вище порядку через дріб до існуючого номера.
- Зареєстрований договір (оригінал договору) зберігається в службі діловодства.
- Якщо договір містить фінансові зобов’язання, то відповідальний структурний підрозділ зобов’язаний протягом одного робочого дня з дня реєстрації договору повідомити про це письмово службовою запискою відділ бухгалтерського обліку та звітності. Відділ бухгалтерського обліку та звітності протягом одного робочого дня з дня отримання інформації про реєстрацію договору на підставі розписки отримує оригінал для здійснення реєстрації в установленому порядку в органах казначейства та для здійснення своєчасних розрахунків згідно з умовами договору. Після закінчення строку дії договору та здійснення повного розрахунку оригінал договору повертається до служби діловодства.
- Перерахування коштів за договором, не зареєстрованим у порядку, передбаченому цим розділом, не допускається.
- Додаткові угоди до договору вносяться до РКК за поданням відповідального структурного підрозділу.
- Якщо додаткова угода містить фінансові зобов’язання, відповідальний структурний підрозділ зобов’язаний протягом одного робочого дня з дня внесення до РКК додаткової угоди повідомити письмово про це службовою запискою відділ бухгалтерського обліку та звітності. Відділ бухгалтерського обліку та звітності протягом одного робочого дня з дня отримання інформації про реєстрацію додаткової угоди на підставі розписки отримує оригінал для здійснення реєстрації в установленому порядку в органах казначейства та для здійснення своєчасних розрахунків згідно з умовами додаткової угоди. Після закінчення строку дії додаткової угоди та здійснення повного розрахунку оригінал додаткової угоди повертається до служби діловодства.
- Оригінали додаткових угод до договорів зберігаються в службі діловодства.
- Зберігання договорів та контроль за їх виконанням
- Копії договору, додаткових угод до договору, а також усе листування, пов’язане з їх укладенням, інші документи щодо укладення та виконання договорів чи додаткових угод до договорів та копії документів, зазначених у пунктах 2 та 3 розділу IV цього Порядку, формуються в окрему справу і зберігаються у відповідальному структурному підрозділі.
- Процес обліку договорів у виконавчих органах ТМРОО здійснюється за РКК у системі електронного документообігу , що ведеться службою діловодства.
- Контроль за своєчасністю виконання положень договорів як контрагентами, так і структурними підрозділами виконавчих органів здійснюється відповідальним структурним підрозділом.
- Виконані в установленому порядку або розірвані договори зберігаються відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за № 571/20884.
- Обмін з контрагентом матеріалами щодо внесення змін і доповнень до договору або його розірвання здійснюється відповідальним структурним підрозділом.
VII. Прикінцеві положення
- Юридичні відділи аналізують практику укладення договорів і готує рекомендації щодо її вдосконалення.
- У разі виявлення порушень законодавства та актів виконавчих органів ТМРОО з договірної роботи юридичні відділи зобов’язані проінформувати про такі факти керівництво доповідною запискою, запропонувати заходи щодо усунення таких порушень.
- Керівники структурних підрозділів виконавчих органів ТМРОО, робочих груп тощо, уповноважених на підготовку, погодження, реєстрацію, облік, зберігання та виконання договорів, несуть персональну відповідальність за недотримання вимог цього Порядку.
- Невиконання вимог цього Порядку тягне за собою застосування до винних осіб дисциплінарної відповідальності.
Додаток 1
до Порядоку
укладення договорів у
виконавчих органах ТМРОО
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
До Договору від “___” ________ 20__ року
№ _________________________
___________________________________
(назва контрагента)
___________________________________
(предмет договору)
|
Структурний підрозділ |
Дата надходження до структурного підрозділу |
ПОГОДЖЕНО |
Примітка |
||
|
Прізвище та ініціали |
Підпис |
Дата |
|||
|
Відповідальний підрозділ за виконання договору |
|||||
|
структурний підрозділ, відповідальний за підготовку матеріалів для проведення конкурсних/електронних торгів |
|||||
|
структурний підрозділ, до функціональних обов’язків якого належать питання економіки та фінансів |
|||||
|
відділ бухгалтерського обліку та звітності |
|||||
|
інші керівники структурних підрозділів визначені співвиконавцями договору, відповідно до компетенції та сфери діяльності |
|||||
|
юридичний відділ |
|||||
|
заступник міського голови, який відповідно до розподілу обов’язків координує та контролює діяльність відповідального структурного підрозділу, якщо договір підписує міський голова |
|||||
|
Перший заступник міського голови, якщо договір підписує міський голова |
|
|
|
|
|