№45/В-2021 Про затвердження Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради в новій редакції

У К Р А Ї Н А 

ТЕПЛОДАРСЬКА МІСЬКА РАДА ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ 

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ 

Р І Ш Е Н Н Я

 

 

22 квітня 2021р.                                                                                                                   №45/В-2021  

 

Про затвердження Інструкції з діловодства у виконавчому

комітеті Теплодарської міської ради в новій редакції 

На підставі законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня  2018 року №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» зі змінами, Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади   та з метою визначення єдиного порядку  роботи з документами, організації діловодства у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради,  виконавчий комітет  Теплодарської міської ради

ВИРІШИВ:

1.Затвердити Інструкцію з діловодства у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради в новій редакції (додаток додається).

2.Начальнику відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи (І.Баскакова) довести до відома співробітників структурних підрозділів  Інструкцію з діловодства у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради.

3.Керівникам структурних підрозділів виконавчого комітету забезпечити додержання вимог Інструкції з діловодства виконавчого комітету Теплодарської міської ради.

4.Визнати таким, що втратило чинність рішення виконавчого комітету від 10 січня 2019 року №3/В-2019 “Про затвердження Інструкції з діловодства виконавчих органів Теплодарської міської ради”.

5.Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючу справами виконавчого комітету Т.Биконову.

 

 

Міський голова                                                                               Олександр ЧУЙКО

 

 

                                                    ЗМІСТ

І. ЗАГАЛЬНІ  ПОЛОЖЕННЯ		1
ІІ. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ		2
Загальні вимоги до створення документів		2
Бланки документів		3
Зображення Державного Герба України		4
Коди. Найменування виконавчих органів Теплодарської міської ради		5
Довідкові дані про виконавчий комітет		5
Назва виду документа. Дата документу		5
Реєстраційний індекс документів		6
Посилання на документ		6
Адресат		6
Гриф затвердження документів		8
Резолюція		8
Короткий зміст документа		9
Відмітка про контроль		9
Текст документа		9
Відмітка про наявність додатків		10
Підпис		11
Візи та гриф погодження для документів, що створюються в паперовій формі		13
Відбиток печатки		13
Відмітка про засвідчення паперових копій документів		14
Відмітка про створення, виконання документів		15
Складання деяких видів документів		15
Розпорядження міського голови		16
Протоколи		19
Службові листи		20
Документи до засідань колегіальних органів		21
Рішення міської ради		22
Рішення виконавчого комітету		23
Засідання комісій, координаційних та міжвідомчих рад		25
Документи про службові відрядження		25
ІІІ. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ		26
Вимоги щодо раціоналізації документообігу		26
Облік обсягу документообігу		26
Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до виконавчого комітету		27
Попередній розгляд документів		28
Реєстрація документів		28
Організація передачі документів та їх виконання		29
Організація контролю за виконанням документів		30
Інформаційно-довідкова робота з документами		33
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів		33
IV.СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ У ДІЛОВОДСТВІ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ		34
Складення номенклатури справ. Формування справ		34
Формування справ		36
Зберігання документів у виконавчому комітеті		37
V. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ СПРАВ ДО ПЕРЕДАЧІ ДЛЯ АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ		37
Експертиза цінності документів		37
Складення описів справ, складених у паперовій формі		38
Оформлення справ, складених у паперовій формі		39
Передача справ, складених у паперовій формі.  до архівного відділу		40
Додатки		41-56

 

 

 

Додаток

до рішення

виконавчого комітету

Теплодарської міської ради

                                                                                                     від «22» квітня 2021 року

                                                                                                             №45/В-2021                                

 

• ІНСТРУКЦІЯ
  з діловодства у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради
• І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Ця Інструкція встановлює загальні положення щодо функціонування виконавчого комітету, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами у виконавчому комітеті незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

Діловодні документи у виконавчих органах міської ради створюються на паперових носіях та в електронному вигляді. Електронний документообіг здійснюється за допомогою системи «КАІ-Діловод».

Перелік документів, проходження яких переведено в електронну форму, крім документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, звернень громадян, запитів на інформацію та електронних документів, що в установлених законом випадках, не можуть бути застосовані як оригінали.

Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

3.Виконавчий комітет організовує діловодство на підставі власної Інструкції з діловодства (далі – Інструкція), що розроблена відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року  №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, а також Регламенту виконавчого комітету Теплодарської міської ради.

4.Відповідальність за організацію діловодства у виконавчому комітеті покладається на керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

  За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів,  що розробляються на виконання завдань,  визначених  у законах  України,  постановах  Верховної  Ради  України,  актах та дорученнях Президента України,  актах Кабінету Міністрів  України, дорученнях   Прем’єр-міністра   України,  центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади  та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та  депутатів  місцевих  рад, кореспонденцію  Верховної  Ради України,  Адміністрації Президента України,  Кабінету Міністрів України (далі – запити,  звернення, а також   кореспонденція   Верховної   Ради  України,  Адміністрації Президента  України,  Кабінету  Міністрів   України),   погодження проектів   нормативно-правових   актів   відповідають перший заступник, заступник міського голови, керуючий справами виконавчого комітету згідно з розподілом функціональних обов’язків.

5.За зміст,  якість підготовки та оформлення на належному рівні інших  документів,  а  також організацію діловодства та зберігання документів у  структурних  підрозділах  установи  відповідають  їх керівники.

6. За підготовлений проект документа відповідальним є його автор.
7. Організація діловодства у виконавчому комітеті покладається на відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету міської ради.
8. Основним завданням відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи є встановлення в виконавчому комітеті єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням системи «КАІ-Діловод», методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах виконавчого комітету.

Відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи відповідно до покладених на нього завдань: 

 – розробляє інструкцію установи з діловодства  та  номенклатуру справ установи;

– здійснює реєстрацію та веде облік документів;

– організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку  до  передачі  до  архівного відділу.

– забезпечує впровадження та контролює дотримання  структурними підрозділами виконавчого комітету  вимог  даної Інструкції,  Регламенту виконавчого комітету та національних стандартів;

–  вживає заходів  до  зменшення  обсягу службового листування у виконавчому комітеті  та  на підприємствах,  в  установах,  організаціях,  що належать до сфери його управління;

–  проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах виконавчого комітету,  а  також  на  підприємствах,  в  установах, організаціях, що належать до сфери його управління;

– бере участь  у  впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в виконавчому комітеті;

– здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у виконавчих органах міської ради; 

– забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах «КАІ-Діловод»;

– проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

– організовує збереження  документаційного  фонду  виконавчого комітету  та користування ним;

–  ініціює та бере участь в організації підвищення  кваліфікації працівників виконавчого комітету з питань діловодства;

– засвідчує  печаткою відділу копії документів створені у виконавчому комітеті. 

9.Організація діловодства в структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради покладається на спеціально визначену особу. 

• ІІ. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ
• Загальні вимоги до створення документів

10.Документування управлінської інформації в електронній формі полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники виконавчого комітету оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

11. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Регламентом виконавчого комітету, Положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями працівників виконавчого комітету.
    12.У виконавчому комітеті визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про його діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради можуть створюватися спільні документи

13. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом виконавчого комітету, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

        14.Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання виконавчими органами міської ради, покладених на них завдань і функцій

        15.Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД).

Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

– Конституція закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, розпорядження голови облдержадміністрації, рішення обласної ради, розпорядження голови обласної ради, рішення міської ради, її виконавчого комітету, розпорядження міського голови;

– здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання виконавчими органами Теплодарської міської ради, покладених на нього завдань і функцій;

– потреба у правовому регулюванні діяльності.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація.

Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються Уніфікованою системою організаційно-розпорядчої документації, затвердженою наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 року №55 (далі – ДСТУ 4163-2003).

15. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16. Всі офіційні документи виконавчого комітету складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

17. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється  відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

• Бланки документів

18. Організаційно-розпорядчі документи, що мають обґрунтовані підстави для опрацювання в паперовій формі відповідно до Інструкції з діловодства в електронній форміта не є примірниками або копіями документів, створених в електронній формі, оформлюються на  бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.
19. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі працівники виконавчого комітету оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів). 

20. У виконавчому комітеті використовують такі бланки документів:

Бланк листа  «Виконавчий комітет Теплодарської міської ради» (додаток 2);

Бланк листа  «Теплодарська міська рада» (додаток 3);

Бланки «Рішення міської ради» (додаток 4);

Бланки «Рішення виконавчого комітету» (додаток 5);

Бланки «Розпорядження міського голови» (додаток 6);

Бланки структурних підрозділів.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

          Для листування з іноземними кореспондентами виготовляються бланки, реквізити яких зазначаються англійською мовою.

21.Бланки «Теплодарська міська рада», “Виконавчий комітет Теплодарської міської ради”, бланки підрозділів виконавчого комітету виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки, бланки «Розпорядження міського голови», «Рішення виконавчого комітету» виготовляються на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів типографським способом.

Види бланків, що використовуються у виконавчому комітеті міської ради та порядок їх обліку визначаються цією Інструкцією.

        22.Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки листів  «Теплодарська міська рада» та “Виконавчий комітет Теплодарської міської ради”. Порядкові номери проставляються нумератором або друкарським способом на верхньому лівому полі лицьового боку бланка.

Особи, що персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються начальником відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.

23. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) оформлюються не на бланках.

Документи (листи), які підписуються двома або кількома керівниками, оформляються не на бланках, а на чистому папері, у трьох (чи більше) примірниках (оригінал та копії), всі примірники підписуються керівниками, завіряються гербовими печатками та реєструються, копії візуються відповідно до вимог цієї Інструкції. Оригінал (з підписом, без віз) надсилається адресату, копії (з підписами та візами) залишаються у справах установ, керівники яких підписали ці документи.

Деякі внутрішні документи (заяви  працівників, доповідні записки, службові листи, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

Зображення Державного Герба України

24.Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року №2137-XII “Про Державний Герб  України   відповідно до нормативно-правових актів Верховної Ради Автономної Республіки Крим.

Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів. 

Коди

25. Коди міської ради та її виконавчого органу проставляються згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.

26. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає керівник установи окремо щодо кожного виду документа.

Найменування установи

27.Найменування установи повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (Статуті) про неї.  Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.

Найменування  структурного  підрозділу установи зазначається у разі, коли він є автором документа, і розміщується нижче найменування установи.

• Довідкові дані про виконавчий комітет

28. Довідкові дані про виконавчий комітет містять: поштову адресу, номери телефонів, адресу електронної пошти, адресу офіційного веб-сайту, тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.
29. Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

• Назва виду документа

30. Назва виду документа (рішення, розпорядження, доповідна записка, тощо) зазначається на загальному бланку друкованим способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

• Дата документа

31. Датою документа є відповідно дата його реєстрації та опублікування. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2021.
32. У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2021 року. Дозволяється вживати слово  “рік”  у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 червня 2020р.

У  тексті одного документа слід дотримуватися єдиного способу оформлення дат.

33. Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.
34. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
35. На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

• Реєстраційний індекс документів

36. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Присвоєння реєстраційного індексу здійснюється в автоматичному або автоматизованому режимі за допомогою програмно-технічних засобів.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в виконавчому комітеті, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу.

         Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою, тире. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений в виконавчому комітеті.

37. У вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера, індексу адресата та індексу за номенклатурою справ, що застосовується в виконавчому комітеті, наприклад: 260/03-01-16, де 260 – порядковий номер, 03- індекс адресата, 01 -16 – індекс справи за номенклатурою.

Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка.

38.У виконавчому комітеті міської ради при реєстрації документів використовується штрих-код. Для  вхідних та  вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується  в нижньому правому куті лицьового боку документу. 

• Посилання на документ

39.Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа. У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначаються такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади.

Посилання у тексті документа на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів нормативно-правового акта робиться цифрами; порядкові номери частин статей, абзаців і речень – словами. Посилання у тексті нормативно-правового акта на цей документ або його структурні одиниці робиться з використанням вказівного займенника “цей”.

• Адресат

40. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Національне агентство з питань державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Державна архівна служба

Начальнику фінансово-економічного управління

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Державної митної служби

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Центральним державним архівам

41.Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого – четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у давальному відмінку власне ім’я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

Олександру Гончаруку

вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1, м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута “адресат” може наводитись особисте звертання у кличному відмінку:

 

Пане (пані) Власне ім’я

або

Пане (пані) Прізвище

або

Пане (пані) посада або звання

або

Панове

Наприклад:

Пане Олексію

Пані Іваненко

Пані директор

Пане полковнику

У разі необхідності перед словом “Пане”, “Пані” або “Панове” може використовуватися слово “Шановний”, “Шановна” або “Шановні” відповідно, наприклад:

Шановна пані Ковальська.

• Гриф затвердження документа

42. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом виконавчого комітету. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом виконавчого комітету, що їх видав.
43. Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 7).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖУЮ Міський голова підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ Дата

 

У разі, коли документ затверджується рішенням, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

 

                                                                                       ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                      Розпорядження міського голови

                                                                                      від «12» березня 2021 року

                                                                                       №52-Р

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

• Резолюція

44. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

Створення неконкретних (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Електронні резолюції (завдання) за своїм призначенням відповідають  звичайним резолюціям у паперовому діловодстві.

• Короткий зміст документа

45. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад суті документа. Заголовок до тексту документа (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради, протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

• Відмітка про контроль

46. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення слова “Контроль”  з використанням штампа на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі – авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

• Текст документа

47. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна – обґрунтування позиції установи, в заключній – висновки, пропозиції, рішення, прохання.

48. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою. Абзац пункту та підпункту починається з відступу від лівого поля сторінки без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо). Кожна структурна одиниця нормативно-правового акта (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка. Визначення термінів у нормативно-правовому акті наводяться в алфавітному порядку і в називному відмінку.
49. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.
50. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова “Продовження додатка”.

• Відмітки про наявність додатків

51. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.
52. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”, “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.

53. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

На додатках до положень, правил, інструкцій тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю. У разі доповнення нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, новою структурною одиницею з посиланням на додаток або виключення з тексту нормативно-правового акта структурної одиниці, яка містить посилання на додаток, нумерація додатків та відповідні посилання на них у тексті нормативно-правового акта змінюються.

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.

На додатках до документів, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа робиться відмітка у верхньому правому куті першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 5                                до Інструкції                                (пункт 8)

54. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток до розпорядження міського голови від 31 березня 2018 року № 52-Р

 

55.Усі додатки до вихідного документа візуються керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядженням, підписуються керуючим справами виконавчого комітету на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

Додатки до рішень міської ради підписує секретар міської ради, а додатки до рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови – керуючий справами виконавчого комітету міської ради.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників. Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додатки:

1. Лист  Облдержадміністрації  20.09.2012 № 595/04-12  на 5 арк. в 1 прим. 2.Графік виїзного особистого прийму громадян керівництвом облдержадміністрації на І півріччя 2018 року на 3 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток:

згідно з описом на 5 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток:

на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

56. Посадові особи місцевого самоврядування підписують документи в межах своїх повноважень, визначених законодавством України., Регламентом виконавчого комітету, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, розпорядженням про розподіл обов’язків керівництва міської ради.

Документи, що надсилаються до вищих та центральних органів державної влади, керівників територіальних відділень центральних органів державної влади підписуються міським головою або за його дорученням – першим заступником чи заступником міського голови, секретарем міської ради.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються міським головою, його заступниками, секретарем міської ради, керуючим справами виконавчого комітету згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

57. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – у разі, коли документ надрукований не на бланку, скороченого – у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:

Начальник управління або   Начальник

підпис              підпис

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ                     Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

58. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи – автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені  відділом діловодства, контролю і організаційної роботи його копії.

59. Вихідні листи, призначені для надсилання багатьом адресатам, після підпису оригіналу та його реєстрації розмножуються у необхідній кількості копій згідно з розрахунком розсилки і відправляються адресатам поштою.
60. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Міський голова	підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Головний бухгалтер виконавчого комітету	підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками підрозділів, наприклад:

Начальник управління праці та соціального захисту населення	Начальник управління освіти, культури і спорту
підпис, Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ відбиток гербової печатки	підпис, Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ відбиток гербової печатки

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії	підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Секретар комісії	підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

61. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, власне ім’я якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, власне ім’я і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням) до найменування посади додаються символи “В. о.”.

Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

62. У разі створення установою документа у паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав для їх подальшого надсилання установам службою діловодства створюється в установленому порядку електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

• Візи та гриф погодження для документів,
• що створюються у паперовій формі

63. У разі виникнення потреби у проведення оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

У виконавчому комітеті погодження документа здійснюється посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження). Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

Керуючий справами виконавчого комітету міської ради      Дата

підпис            Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Віза проставляється  на зворотному боці першого аркуша проекту документа.

Зауваження і пропозиції до проекту документа можуть викладатися на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка. Наприклад:                                                   

Керуючий справами

виконавчого комітету міської ради          Дата           підпис             Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Зауваження і пропозиції додаються.

Про наявність зауваження обов’язково повідомляється особі, яка підписує документ.

Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає головний розробник, який створює документ, виходячи з його змісту. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

• Відбиток печатки

64. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

Перелік документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою “Виконавчий комітет Теплодарської міської ради Одеського району Одеської області”, визначається виконавчим комітетом на підставі нормативно-правових актів та переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою та цієї Інструкції (додаток 8). 

Печаткою «Теплодарська міська рада Одеського району Одеської області»  засвідчується підпис міського голови, секретаря міської ради.

Відбиток печатки «Відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи» (без зображення герба) ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.

При потребі, на документах з грифом затвердження та грифом погодження на підписах керівництва виконавчого комітету міської ради дозволяється ставити гербову печатку.

На власноручному підписі (автографі) без назви посади печатку проставляти не дозволяється.

 Порядок виготовлення, збереження та знищення печаток і штампів у виконавчому комітеті затверджено розпорядженням міського голови, використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, визначається керуючим справами  виконавчого комітету і фіксується у посадових обов’язках працівників.

• Відмітка про засвідчення паперових копій документів

65. Виконавчий комітет може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі – система взаємодії), а також у випадках, передбачених цим пунктом.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка “Копія” проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

66. Напис про засвідчення паперової копії документа у паперовій формі складається із слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу діловодства,

Контролю, організаційної та кадрової роботи        підпис          Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою (без зображення герба) із зазначенням на ній найменування відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.

67. У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка), інших випадках, передбачених інструкцією з діловодства, засвідчення паперових копій документа у паперовій формі здійснюють згідно з вимогами Інструкції з діловодства в електронній формі.
68. На копіях документів у паперовій формі, щодо яких здійснюється виїмка, зазначається найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу діловодства,

контролю, організаційної та кадрової роботи        підпис          Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

відбиток печатки

Дата

69. На копіях вихідних документів, які залишаються у справах виконавчого комітету, повинні проставлятися дата та реєстраційний індекс документа та візи виконавців.

Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, підлягають обов’язковій перевірці у відділі діловодства, контролю і організаційної роботи на наявність помилок у тексті.

70. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

• Відмітки про створення, виконання документа

71. Власне ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:

Олена Петренко 256 23 29

72. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

 

До справи № 03-10                                                                     До справи № 05-19

Або

Лист-відповідь від 20.05.2020                                                  Питання вирішено позитивно                        

 № 03-10/01/802                                                                          під час телефонної розмови

                                                                                                     04.03.2011

Посада  підпис   Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ                 посада     підпис    Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

21.05.2020                                                                      05.03.2020

73. Відмітка про надходження паперового (електронного) документа до виконавчого комітету міської  ради здійснюється відповідно до вимог «КАІ-Діловод»  при  реєстрації документа шляхом проставлення штрих-коду на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи – одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби година і хвилини) надходження документа.

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом штрих-код ставиться на супровідному листі.

74. У разі коли установа-автор документа подає документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі-авторові, реєстраційний штамп (штрих-код) не проставляється. 

• Складення деяких видів документів

75.Реалізація повноважень Теплодарської міської ради та її виконавчого комітету здійснюється шляхом прийняття рішень міської ради, рішень  виконавчого комітету та видання розпоряджень міського голови відповідно до чинного законодавства.

• Розпорядження міського голови

76. Розпорядження міського голови бувають організаційно-розпорядчого (забезпечують процес розпорядчої і виконавчої діяльності) чи нормативно-правового (прийняті у визначеному порядку, у якому містяться норми права) характеру. За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основної діяльності виконавчого комітету (Р), кадрових питань (К), про надання відпустки (КВ), про відрядження (К), про преміювання (К).

Проекти розпоряджень з основної діяльності готуються і подаються структурними підрозділами виконавчого комітету за дорученням керівництва виконавчого комітету чи за власною ініціативою.

Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки тощо) готуються під керівництвом  керуючої справами  виконавчого комітету на підставі заяв працівників, трудових договорів та інших документів, за дорученням міського голови. Розпорядження про преміювання готує відділ обліку та фінансів виконавчого комітету на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів, за дорученням міського голови.

77. Проекти розпоряджень з основної діяльності підлягають обов’язковому візуванню працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу виконавчого комітету, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, а також начальником відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи, начальником юридичного відділу, уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції, керуючим справами, першим  заступником та (або) заступником міського голови, секретарем міської ради.
78. Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) візуються керуючим справами, який контролює документ, а також залежно від видів розпоряджень – іншими посадовими особами, яких стосується документ, а також начальником юридичного відділу, уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції, першим заступником та (або) заступником міського голови.
79. У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами. Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.
80. Уповноваженою особою юридичного відділу обов’язково візуються проекти розпоряджень нормативно-правового характеру, а також розпорядження з кадрових питань (особового складу).

Завізований проект розпорядження (паперовий примірник) виконавець – головний розробник разом з електронним примірником подає відділу діловодства, контролю і організаційної роботи , який подає на підпис міському голові.

До проектів розпоряджень обов’язково додаються матеріали, на підставі яких вони видаються.

Розпорядження міського голови з основної діяльності підлягають опублікуванню на офіційному веб-сайті Теплодарської міської ради. Розпорядження міського голови   доводяться до їх виконавців.

81. Якщо розпорядча частина містить персональні дані в розумінні Закону України «Про захист персональних даних» – ці дані не підлягають оприлюдненню відповідно Закону України «Про доступ до публічної інформації». В проєктах цих розпоряджень така інформація не оприлюднюється та може позначатися знаковим способом «********».
82. Додатки до розпоряджень міського голови є їх невід’ємною частиною (про наявність яких зазначається у тексті) і підписуються керуючим справами виконавчого комітету міської ради. Додатки повинні мати посилання у верхньому правому полі першого аркуша на дату і номер документа.

83.Розпорядження підписуються міським головою, а у разі його відсутності – секретарем міської ради, який виконує його обов’язки, та реєструються.  

84. Після набрання чинності розпорядження внесення змін до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового розпорядження.

85.Розпорядження міського голови оформляється на бланку розпорядження (додаток 6). Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження…”, “Про введення…”, “Про створення…”,) або іменника (“Про підсумки…”, “Про заходи…”).

86. Текст розпорядження з питань основної діяльності виконавчого комітету складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

 У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина починається із слів “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ.

Розпорядча частина починається із слова “наказую”, а розпорядження – “зобов’язую”, яке друкується жирним шрифтом, після якого ставиться двокрапка.

87.Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: “начальникам структурних підрозділів виконавчого комітету”.

Неконкретні (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) та неконтрольні (“довести до відома”, “ознайомити” тощо) доручення в розпорядженнях не застосовуються.

88.Якщо розпорядженням міського голови відміняє попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: “Визнати таким, що втратило чинність,…”.

Після набрання чинності розпорядженням внесення змін до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового розпорядження.

89. Зміни, що вносяться до розпорядження міського голови оформляються окремим розпорядженням, яке повинно мати такий заголовок: “Про внесення змін до розпорядження …” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина розпорядження починається з такого пункту:

Внести зміни до розпорядження”.

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчої частини документа, наприклад:

“1. Пункт 2 викласти в такій редакції: …”;

“2. Пункт 3 виключити”;

“1) абзац другий пункту 4 доповнити словами …”.

“2) у підпункті 2 пункту 7 слова “у разі потреби” замінити словом “вимагається”.

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини розпорядження зазначається:

“1) Внести зміни до … (додаються)”.

Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на заступників міського голови, керуючого справами   функцій з контролю за виконанням розпорядження.

У разі видання розпорядження про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого розпорядження, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів “Визнати таким, що втратив чинність,…” або “Скасувати …” відповідно.

90.Розпорядження з кадрових питань (особового складу), про відпустки, про відрядження, про преміювання оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника, у зведених – про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду, звільнення тощо).

91.Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення… “, “Про прийняття.. “. У зведених розпорядженнях може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: “Про кадрові питання”, “Про особовий склад”.

92.У тексті розпоряджень з кадрових питань, про відрядження, про відпустки (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

93.Розпорядча частина розпорядження міського голови з кадрових питань починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: “Прийняти”, “Призначити”, “Перевести”, “Звільнити”, “Відрядити”, “Надати”, «Оголосити». Далі зазначається великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження,  і малими – його власне ім’я та текст розпорядження, повна дата та текст розпорядження.

 94.У кожному пункті розпорядження з кадрових питань зазначається підстава для його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної чи конкурсної комісії тощо).

   Під час ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому особами на першому примірнику розпорядження  проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

95.У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу або припинення трудових відносин, розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

96.У зведених розпорядженнях з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених розпорядженнях прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

97.Розпорядження нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; розпорядження з основної діяльності, кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

98. Оригінали розпоряджень разом з матеріалами, на підставі яких вони виданi підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються у керуючого справами протягом п’яти років, після чого передаються на зберігання до архівного відділу.
99. Оригінали розпоряджень у тимчасове користування не надаються та з відповідних справ не вилучаються (крім випадків, передбачених чинним законодавством).
100. Копії розпоряджень міського голови засвідчуються печаткою «Відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи» керуючим справами або начальником відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи та надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у електронній формі. У разі необхідності надсилання копії розпорядження установі, яка не є учасником системи взаємодії, їй надсилається копія у паперовій формі. У такому випадку складається список розсилки (лише щодо тих установ, яким надсилається у паперовій формі), що підписується працівником, який його склав.

• Протоколи

101. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття рішень міською радою, виконавчим комітетом, постійними комісіями, погоджувальною радою тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

102. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

103.Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів пленарних засідань міської ради ведеться в межах скликання міської ради, засідань виконавчого комітету в межах його засідання, засідань постійних комісій міської ради  ведеться в межах скликання міської ради, а протоколів комісій, колегій, робочих груп тощо – в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу.

У реквізиті “Місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

Короткий зміст  до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

104. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власне ім’я голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власне ім’я присутніх постійних членів колегіального органу, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

105.Вступна частина включає порядок денний – перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання.

 Порядок денний дається наприкінці вступної частини. Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка.

106.Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.

107.Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного.

Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

108.Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповідей та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”, крім протоколів пленарних засідань сесій.

109.Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвища та власного імені промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

110.Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

111.Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.  Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

112. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу.

За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

113.Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.

Протокол підписується головуючим на нараді та секретарем (працівник відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи).

114. Протоколи нарад у міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради реєструються працівником, який вів протокол.
115. Оригінали протоколів нарад, що проводяться керівництвом виконавчих органів міської ради, разом з матеріалами про їх виконання після підписання зберігаються у відділі діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи відповідно до вимог цієї Інструкції та номенклатури справ.
116. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи і надсилаються, у разі потреби, зацікавленим установам, посадовим особам, працівникам.

• Службові листи

117.Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

– відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади,  дорученнях вищих посадових осіб;

– відповіді на запити, звернення;

– відповіді на запити інших установ;

– відповіді на звернення громадян;

– відповіді на запити на інформацію;

– ініціативні листи;

– супровідні листи.

118.Службовий лист оформляється на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовується бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

119. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на документ, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа) та особисте звертання (у разі потреби), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

120.Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у відділі діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.

121.У разі, якщо текст службового листа складає більш ніж дві сторінки, обов’язковим його реквізитом є заголовок до тексту, що відповідає на питання “про що?” та коротко і стисло відображає зміст зазначеного документа.

122.Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу. Як правило, у листі порушується одне питання.

123.Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити…” “роз’яснюємо, що…” або від третьої особи однини — “Виконавчий комітет  інформує…”, “управління вважає за доцільне”.

Якщо лист складено на бланку структурного підрозділу, текст викладається від першої особи однини – “прошу…”, “пропоную…”.

124. Службові листи підписуються відповідно до пункту 56 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.
125. Службовий лист у паперовій формі візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу виконавчого комітету, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) — заступник міського голови.

Проект службового листа, який створюється як відповідь на вхідний документ, візується всіма виконавцями, зазначеними у резолюції до відповідного документа.

 

• Документи до засідань колегіальних органів
•  

126. Керівництвом міської ради та її виконавчих органів в межах своїх повноважень проводяться наради, засідання, комісії, ради.

Підготовка та оформлення документів до проведення нарад, засідань  комісій, рад  здійснюються з метою організаційного забезпечення відповідного органу.

         127.Проведення нарад, засідань комісій, рад у виконавчому комітеті  проводяться відповідно до затвердженого плану роботи.

У плані роботи виконавчого комітету зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, власне ім’я доповідача та найменування структурного підрозділу виконавчого комітету, який готує документи для розгляду питання виконавчим комітетом.

128.Проект плану роботи складається відділом діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи, з урахуванням пропозицій структурних підрозділів виконавчого комітету. План роботи виконавчого комітету затверджується 1 раз на півріччя.

129.Керівники структурних підрозділів  подають пропозиції для включення до плану роботи, перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. Затверджений план роботи доводиться до відома керівників структурних підрозділів. Додаткові питання до затвердженого плану роботи виконавчого комітету можуть бути включені за рішенням міського голови.

130.Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіальних органів, повинні подаватися до відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за один день.

Зазначені документи містять:

-проекти рішень завізовані керівниками зацікавлених структурних підрозділів  та документи до них;

– порядок денний пленарного засідання;

– список членів колегіального органу;

– список осіб, які запрошуються на засідання

– інші документи, необхідні для розгляду питань колегіального органу;

Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій, зберігаються у секретаря колегіального органу.

131. У разі проведення закритого засідання або закритого обговорення окремих питань підготовка документів з відповідних питань здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.
132. За підготовку документів для проведення засідань колегіальних органів відповідає відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.

         133.Секретар колегіального органу здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у пунктах 101-116 цієї Інструкції.

         134.Рішення колегіальних органів  реалізуються шляхом видання  рішень, розпоряджень, якими вони вводяться в дію.

135.Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.

•  
• Рішення міської ради

136. Проекти рішень міської ради готуються постійними комісіями, депутатами міської ради, структурними підрозділами виконавчого комітету, територіальними підрозділами центральних органів виконавчої влади.
137. Проекти рішень друкуються на бланках “Проєкт рішення” та надаються в паперовому та в електронному вигляді до відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету, включаючи додатки.
138. У констатуючій частині проекту рішення міської ради містяться посилання на закони, інші акти або документи, обставини, якими викликана необхідність прийняття даного рішення, закінчується вона словами «Теплодарська міська рада ВИРІШИЛА», причому слово «ВИРІШИЛА» пишеться з нового рядка без відступу від межі лівого поля, після нього ставиться двокрапка.

139.Розпорядча частина проекту рішення міської ради поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: «Структурним підрозділам виконавчого комітету».

140. Якщо частина тексту проекту рішення викладається у вигляді додатка, то це обумовлюється в основному документі. Якщо додатків декілька, то вони нумеруються у порядку посилання на них в основному документі. Один додаток не нумерується. Додатки мають назви, ідентичні пунктам, що затверджують їх в основному документі. Помітка про те, що документ є додатком до рішення, проставляється у правому верхньому кутку на першому аркуші додатка за зразком:

Додаток                                   до рішення                                  міської ради                                  від «23» лютого 2021 року                                            № ___-VIІІ

141.Оформлений у вигляді додатка склад комісії, ради, оргкомітету, робочої   групи   тощо   формується   за   алфавітним   порядком   прізвищ, запропонованих до його складу осіб, із зазначенням власних імен, посад за основним місцем роботи. Керівництво таких органів друкується на початку списку в субординаційному порядку з позначенням відведених їм функцій.

Прізвища у списках не нумеруються.

Додатки до рішень не підписуються.

Порядок підготовки, подання, візування проектів рішень міської ради встановлюється Регламентом Теплодарської міської ради.

142. До проекту рішення міської ради додаються передбачені текстом додатки в оригіналі, а при необхідності – висновки, зауваження відповідних постійних комісій міської ради чи управлінь (відділів) виконавчого комітету.
143. Проект рішення міської ради повинен мати погоджувальні візи автора проекту, начальника відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи, начальника юридичного відділу,   першого заступника міського голови, заступника міського голови (якщо питання входить до його компетенції), головами постійних депутатських комісій, секретарем міської ради. У разі необхідності проект рішення міської ради візується іншими посадовими особами, до компетенції яких віднесено вирішення даного питання.

144.Віза включає в себе назву посади візуючого, підпис, розшифровку підпису, дату візування. Візи проставляються на зворотній стороні аркуша проекту рішення міської ради.

Візування проекту рішення міської ради є обов’язковим. Зауваження і пропозиції до проекту рішення міської ради  можуть викладатися на окремому аркуші, який є невід’ємним додатком до проекту рішення міської ради.

Також проекти рішень міської ради підлягають обов’язковій реєстрації у відділі діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи в окремому журналі «Журнал реєстрації проектів рішень Теплодарської міської ради». Реєстрація здійснюється шляхом проставлення штампу на зворотньому боці проекту рішення із вказанням дати та номеру проекту рішення. Номер проекту рішення присвоюється за порядковим номером. Наприклад:

25.10.2020р.

№305-ПРР, де ПРР- означає «проєкт рішення ради»

145.Завізований та зареєстрований в установленому порядку проект рішення міської ради разом з електронним варіантом проекту рішення, що містить текст, ідентичний завізованому, передається до відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи для подальшого розміщення на офіційному веб-сайті  та видачі депутатам міської ради перед початком роботи сесії.

146. Якщо в процесі погодження до проекту рішення вносяться істотні зміни, він підлягає повторному візуванню.
147. Рішення міської ради оформляється на бланку (додаток 4) і підписує голова міської ради, або секретар міської ради, якщо на нього покладено обов’язки згідно Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”.
148. Рішенням міської ради присвоюється порядковий номер та через дефіс проставляється римськими літерами номер скликання, наприклад, №15-VІІІ.

Нумерація рішень міської ради єдина протягом скликання.

149. Оригінали рішень міської ради засвідчуються гербовою печаткою Теплодарської міської ради, копії рішень – печаткою відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.
150. Оригінали рішень міської ради підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються у відділі діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи протягом п’яти років, після чого передаються на зберігання до архівного відділу.

Відповідальність за зберігання оригіналів рішень міської ради покладається на  відділ діловодства, контролю і організаційної роботи.

• Рішення виконавчого комітету

151. Проекти рішень виконавчого комітету готуються членами виконавчого комітету, заступниками міського голови, структурними підрозділами виконавчого комітету, територіальними підрозділами центральних органів виконавчої влади.
152. Проекти рішень друкуються на бланках “Проєкт рішення” та надаються в паперовому та електронному вигляді до відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету у вигляді одного файлу, включаючи додатки.
153. У констатуючій частині проекту рішення містяться посилання на закони, інші акти або документи, обставини, якими викликана необхідність прийняття даного рішення, закінчується вона словами «Виконавчий комітет Теплодарської міської ради «ВИРІШИВ», причому слово «ВИРІШИВ» пишеться з нового рядка без відступу від межі лівого поля, після нього ставиться двокрапка.

Розпорядча частина проекту рішення виконавчого комітету поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: «Структурним підрозділам виконавчого комітету».

154. Якщо частина тексту проекту рішення викладається у вигляді додатка, то це обумовлюється в основному документі. Якщо додатків декілька, то вони нумеруються у порядку посилання на них в основному документі. Один додаток не нумерується. Додатки мають назви, ідентичні пунктам, що затверджують їх в основному документі. Помітка про те, що документ є додатком до рішення, проставляється у правому верхньому кутку на першому аркуші додатка за зразком:

Додаток                                   до рішення                                  виконавчого комітету                                  від «23» лютого 2020 року                                            № ___ /В-2020

 155.Оформлений у вигляді додатка склад комісії, ради, оргкомітету, робочої   групи   тощо   формується   за   алфавітним   порядком   прізвищ, запропонованих до його складу осіб, із зазначенням власних імен, посад за основним місцем роботи. Керівництво таких органів друкується на початку списку в субординаційному порядку з позначенням відведених їм функцій.

Прізвища у списках не нумеруються.

Додатки до рішень підписуються керуючим справами, а якщо це фінансові питання — підписує начальник фінансового управління, майнові питання – начальник управління майна та інвестицій.

Порядок підготовки, подання, візування проектів рішень виконавчого комітету встановлюється Регламентом виконавчого комітету Теплодарської міської ради.

156. До проекту рішення виконавчого комітету додаються передбачені текстом додатки в оригіналі, а при необхідності – висновки управлінь (відділів) виконавчого комітету.
157. Проект рішення виконавчого комітету повинен мати погоджувальні візи автора проекту, начальника відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи, начальника юридичного відділу, керуючого справами, першого заступника міського голови, заступника міського голови (якщо питання входить до його компетенції), секретаря міської ради. У разі необхідності проект рішення виконавчого комітету візується іншими посадовими особами, до компетенції яких віднесено вирішення даного питання.

158.Віза включає в себе назву посади візуючого, підпис, розшифровку підпису, дату візування. Візи проставляються на аркуші проекту рішення виконавчого комітету, як правило, на зворотній стороні.

159.Візування проекту рішення виконавчого комітету є обов’язковим. Зауваження і пропозиції до проекту рішення виконавчого комітету можуть викладатися на окремому аркуші, який є невід’ємним додатком до проекту рішення виконавчого комітету.

160.Завізований в установленому порядку проект рішення виконавчого комітету разом з електронним варіантом, що містить текст, ідентичний завізованому, передається до відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи для оприлюднення на офіційному веб-сайті.

161. Якщо в процесі погодження до проекту рішення вносяться істотні зміни, він підлягає повторному візуванню.

Рішення виконавчого комітету приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету.

Хід обговорення питання на засіданні виконавчого комітету фіксується протоколом. У протоколі зазначаються всі внесені на голосування проекти рішень, а також результати голосування щодо прийняття рішень. Ведення протоколу засідання виконавчого комітету забезпечує відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.

Прийняті на засіданні виконавчого комітету міської ради рішення, які не потребують доопрацювання, передаються до відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи для оформлення та передачу на підпис міському голові.

162. Прийняті на засіданні виконавчого комітету міської ради рішення, з доповненнями і зауваженнями до проекту, повертаються керівникам структурних підрозділів, які вносили проект, на остаточне доопрацювання, які забезпечують доопрацювання рішень у 3-денний термін.

В десятиденний термін після засідання виконавчого комітету відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи складає протокол, який підписує міський голова.

Відповідальність за чітке дотримання порядку і термінів розроблення, подання матеріалів, на основі яких розроблялися проекти рішень на засідання виконавчого комітету та їх доопрацювання після засідання покладається на керівників структурних підрозділів та інших органів, які готували ці матеріали.

163. Відділ діловодства, контролю і організаційної роботи контролює своєчасність подання документів на розгляд виконавчого комітету, перевіряє їх наявність i правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду виконавчим комітетом міської ради інформує керуючого справами, який, відповідно, доповідає про це міському голові.

164. Рішення виконавчого комітету оформляється на бланку (додаток 5) і підписує міський голова.
165. Рішенням виконавчого комітету присвоюється порядковий номер та через риску буква і рік В-2021, наприклад, №15/В-2021. Нумерація рішень виконавчого комітету з нового року починається нова.
166. Оригінали рішень виконавчого комітету засвідчуються гербовою печаткою виконавчого комітету Теплодарської міської ради, копії рішень – печаткою відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.
167. Оригінали рішень виконавчого комітету підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються у керуючого справами протягом п’яти років, після чого передаються на зберігання до архівного відділу.

Відповідальність за зберігання оригіналів рішень виконавчого комітету покладається на керуючого справами виконавчого комітету. 

• Засідання комісій, координаційних та міжвідомчих рад

168. Комісії, координаційні та міжвідомчі ради створюються відповідно до вимог нормативно-правових актів. Їх склад та Положення затверджуються рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови. Протоколи засідання комісій, рад ведуться секретарем, підписуються головою, секретарем комісії, реєструються і зберігаються. Контроль за виконанням протоколу здійснює голова комісії, ради.

• Документи про службові відрядження

169. У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім’я міського голови або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник виконавчого комітету.
170. Доповідна записка подається міському голові чи його заступникові, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження, після чого з резолюцією про погодження передається керуючому справами для підготовки проекту розпорядження про відрядження.

Проект розпорядження узгоджується в установленому порядку та передається на підпис міському голові.

171. Для реєстрації відряджень ведеться журнал, форма якого приведена у додаток 9 цієї Інструкції.

Після повернення з відрядження працівник виконавчого комітету готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівника структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, передається до відділу обліку та фінансів виконавчого комітету.

• ІІІ. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ
• ТА ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

• Вимоги щодо раціоналізації документообігу

172. Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, створеними в електронній формі, визначених Інструкцією з діловодства в електронній формі. У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, застосовуються засади організації документообігу, визначені цією Інструкцією.

173.Ефективна організація документообігу передбачає:

– проходження документів найкоротшим шляхом;

– скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

– одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

– централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

– усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати;

– раціональне розташування в виконавчому комітеті структурних підрозділів і робочих місць.

Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, Регламентом виконавчого комітету Теплодарської міської ради, положеннями про структурні підрозділи виконавчого комітету, посадовими інструкціями.

У виконавчому комітеті міської ради впроваджено систему «КАІ-Діловод». Особливості організації електронного документообігу визначаються відповідно до вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в виконавчому комітеті.

• Облік обсягу документообігу

174. Обсяг документообігу виконавчого комітету – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в виконавчому комітеті (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційно-контрольними картками «КАІ-Діловод». За одиницю обліку береться документ.

Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію, розпорядчі документи.

Результати обліку документів узагальнюються відділом діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи і подаються керівництву для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

175. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 10).

• Приймання та первинне опрацювання документів,
• що надходять до виконавчого комітету

176. Доставка документів до виконавчого комітету здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою. Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання. Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція. Каналами електрозв’язку можуть доставлятися: телеграми, факсограми, телефонограми в електронній формі із застосуванням електронного цифрового підпису та документи без електронного цифрового підпису (у сканованій формі),

Усі документи, що надходять до виконавчого комітету, приймаються централізовано у відділі діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.

У відділі діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис “Особисто”. У такому випадку реєстраційний індекс та дата реєстрації наносяться на конверт.

 Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, відповідному реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

У разі відсутності системи електронного діловодства документи, що надійшли через систему взаємодії, друкуються та оформлюються у відділі діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи  як паперова копія електронного оригіналу, засвідчена печаткою відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.  

177. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також за наявності помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причини повернення або йому повідомляється про повернення документа телефоном.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у відділі діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.

178. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі через систему взаємодії, або надходження документа у паперовій формі без наявних на те підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.
179. У разі одержання факсимільного повідомлення документ не реєструється.

Факт і дата надходження документа до виконавчого комітету обов’язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 37 цієї Інструкції.

Електронні носії інформації обов’язково передаються до установи із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

• Попередній розгляд документів

180. Документи, адресовані керівникам виконавчого комітету, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в відділі діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.
181. Обов’язковому розгляду міським головою підлягають акти органів державної влади, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності виконавчого комітету і потребують вирішення безпосередньо міським головою.

Інші документи передаються заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету міської ради або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.

182. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Телеграми, телефонограми розглядаються негайно після їх отримання.

Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені у положеннях про структурні підрозділи, рішенні виконавчого комітету міської ради про розподіл обов’язків між міським головою, першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради, посадових інструкціях, а також номенклатура справ, схеми проходження документів, передбачені методиками і процесами системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради.

183. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації відділом діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи (додаток 11), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

• Реєстрація документів

184.Реєстрація документів всіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформлення реєстраційно-моніторингової картки в електронній формі у системі діловодства  «КАІ-Діловод»  із зазначенням обов’язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до реєстраційно-моніторингової картки необхідних відомостей.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю, стану виконання та оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

Реєстрація актів органів державної влади, та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд міському голові та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом міського голови  та його заступників, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано відділом діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи. 

185. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

186.Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів відповідно до номенклатури справ виконавчого комітету.

Наприклад, окремо реєструються:

– акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до виконавчого органу міської ради;

– розпорядження міського голови з основної діяльності;

– розпорядження міського голови з кадрових питань (відповідно до їх видів та строків зберігання);

– рішення виконавчого комітету міської ради;

– рішення міської ради;

– акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

– бухгалтерські документи;

– заявки на матеріально-технічне постачання;

– службові листи;

– звернення громадян;

– запити на інформацію.

187.Реєстрація вхідних та вихідних документа здійснюється з використанням системи  діловодства «КАІ-Діловод»  (додатки 12 і 13).

Рішення міської ради, виконавчого комітету та розпорядження міського голови реєструються відділом діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів виконавчих органів міської ради, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

Заяви i скарги громадян, запити на інформацію, що надходять до виконавчого комітету міської ради реєструються у відділі діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.

 Відділом діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи на підставі попереднього розгляду документів вноситься у базу даних системи діловодства «КАІ-Діловод» вся необхідна інформація до реєстраційних карток, що забезпечує працівників інформацією про документи установи та їх місцезнаходження.

• Організація передачі документів та їх виконання

188. Для забезпечення своєчасного виконання документів всі документи (вхідна кореспонденція) подаються у відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи щоденно до 12 години, крім термінових, для своєчасного їх опрацювання, внесення відомостей про документ у базу даних «КАІ-Діловод».

Зареєстровані документи відділом діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи передаються на розгляд міському голові в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів після 17 години.

Телеграми, акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно..

Документи, розглянуті міським головою, повертаються з відповідною резолюцією до відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи, який здійснює передачу документів на виконання.

Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів виконавчого комітету, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.

189.Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.

Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи, в якому було зареєстровано документ, з проставленням відповідних відміток в роздрукованому переліку.

Передача документів у межах структурного підрозділу  виконавчого комітету здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції міського голови  чи його заступників, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання. Якщо виконавців декілька, роботу співвиконавців організовує головний виконавець, який, зокрема, визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

190. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) міському голові або його заступникам, а у деяких випадках – керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби – підготовку для пересилання адресату.

Всі виконавці, позначені у резолюції, повинні організувати спільний розгляд доручення, який полягає у наданні необхідності інформації на виконання документа або візуванні остаточного висновку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) відповідному керівнику. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівнику автор документа зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

Якщо міський голова, його заступники  не згоден з проектом відповіді, його думка з цього приводу та новий термін виконання фіксується у резолюції та у визначеному порядку передається виконавцю, причому термін доопрацювання таких документів не повинен перевищувати 5 робочих днів, якщо інше не зазначено в резолюції.

Підставою для зняття документа з контролю можуть бути прийняті на його виконання рішення, розпорядження, а також звіти, інформації, письмові відповіді, якщо згідно з вимогами документа і резолюції цього достатньо, щоб вважати документ виконаним.

  Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи  про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

• Організація контролю за виконанням документів

191.Метою контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення народних депутатів України та місцевих рад, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, листи та рішення обласної ради, доручення голови обласної державної адміністрації, запити на інформацію, розпорядчі документи та доручення міського голови.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у вищезазначених документах, здійснюють перший заступник міського голови, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету міської ради відповідно до розподілу посадових обов’язків.

192. Безпосередній контроль (технічний контроль) за виконанням документів покладається на відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи виконавчого комітету міської ради.

 У структурних підрозділах виконавчого комітету відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні), резолюції (завданні) керівника та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується декількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання (скликання) є виконавець, зазначений у резолюції (завданні) першим. Якщо документ містить декілька різних пунктів-завдань, то в резолюції  (завданні) по кожному з них визначається окремий відповідальний виконавець, який узагальнює і подає інформацію про виконання.

193. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції міського голови чи заступника міського голови. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних – з дати їх надходження (реєстрації).

194.Відповідальність за виконання вихідних службових листів покладається на керівників структурних підрозділів виконавчого комітету, які є їх виконавцями.

195. Відповіді, отримані на вихідні листи, реєструються відповідно до загальних положень цієї Інструкції. Якщо міським головою, його заступниками даються доручення, пов’язані з отриманою відповіддю, то їх виконання контролюється.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 14.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом виконавчого комітету (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в виконавчому комітеті.

Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення 30-денного строку від дати його реєстрації.

У разі зміни строків виконання відповідні зміни вносяться у документ та базу даних «КАІ-Діловод».

196. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції міського голови або його заступників.

Контроль за виконанням документів включає

–  взяття  на контроль документів, що надійшли до виконавчого комітету міської ради, внесення відповідних відомостей в базу даних «КАІ-Діловод»;

– визначення форм і методів контролю, взятих на контроль;

– щотижневе формування переліків документів у «КАІ-Діловод»;

– перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання;

– зняття документів з контролю, та внесення відповідних записів у «КАІ-Діловод», направлення виконаного документа до справи, облік;

– узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

197. Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою «КАІ-Діловод» та є складовою системи автоматизації діловодства. Під час взяття документа на контроль відділом діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи в тексті документа виділяються завдання, які стосуються виконавчого органу міської ради, на правому полі його першого аркуша проставляється штамп “Контроль”, виписуються терміни, пункти-завдання (якщо вони є в документі), пiсля цього документ надсилається керівництву виконавчого комітету міської ради на розгляд (резолюцію-завдання).

Контрольні документи містяться в окремому каталозі “Контроль” бази даних «КАІ-Діловод».

Реєстраційно-контрольні картки документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками (наближенням строків) виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами (розпорядження  з основної діяльності, доручення вищих органів влади, доручення керівництва міської ради).

198. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-контрольна картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.
199. Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-контрольної картки на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу – виконавця.

200.За запитом структурного підрозділу відділ діловодства, контролю організаційної та кадрової роботи  надає інформацію про документи, виконавцем яких є відповідний підрозділ, щодо яких проводиться моніторинг.

201.Інформація про стан виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву міської ради.

202. Пошук необхідної інформації про документи, взяті на контроль, здійснюється в «КАІ-Діловод»; за вихідними, вхідними реєстраційними індексами, видом документа, датою, номером документа, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання, змістом тощо.
203. Після виконання документ знімається з контролю.

Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки міський голова, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції,  (завданні), про що робляться відповідні відмітки на документі (“До справи”, підпис і дата) за результатами аналізу повноти і якості виконання документів. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться у «КАІ-Діловод» та робляться відповідні записи на документах.

У разі виявлення неякісного виконання відділ діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи повертає такі документи виконавцям на доопрацювання.

Якщо документи містять декілька пунктів-завдань або мають періодичний характер виконання, вони залишаються на контролі, про що виконавцями, відділом діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи робляться відповідні записи і вносяться  в базу даних  «КАІ-Діловод»

204. Розпорядження міського голови знімаються з контролю на підставі доповідної записки, звіту виконавця або протоколу комісії за погодженням з міським головою.
205. Рішення міської ради знімаються з контролю відповідним рішенням міської ради на підставі висновків та рекомендацій постійних комісій міської ради, на які покладено контроль за виконанням.
206. Рішення виконавчого комітету знімаються з контролю рішенням виконавчого комітету на підставі висновків та рекомендацій членів виконкому або заступників міського голови, на яких покладено контроль за виконанням.
207. Відділом діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи періодично надаються до структурних підрозділів – виконавців переліки документів, не виконаних у встановлений строк.

Інформаційно-довідкова робота з документами

208. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток бази даних «КАІ-Діловод».
209. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи відділом діловодства, контролю і організаційної роботи виконавчого комітету використовуються класифікаційні довідники «КАІ-Діловод» (види документів, кореспонденти, виконавці, номенклатура справ, результати виконання тощо).
210. База даних «КАІ-Діловод» передбачає пошук конкретного документа за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

• Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

211. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою.
212. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється відділом діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

З використанням засобів електрозв’язку передача телеграм, факсограм  та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.

У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

213. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів – виконавців або не пізніше наступного робочого дня. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у відділі діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи.
214. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи зобов’язані перевірити:

– правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

– наявність і правильність зазначення адреси;

– наявність на документі відмітки про додатки;

– наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

– наявність віз на відпуску – копії вихідного документа, що залишається   виконавчому комітеті;

– наявність і повноту додатків;

– відповідність кількості примірників кількості адресатів.

216. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню”.
217. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові фельдзв’язком, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті. Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі або реєстрі.

Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

218. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

1. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

• У ДІЛОВОДСТВІ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ
• Складення номенклатури справ

219. Номенклатура справ – це обов’язковий для виконавчого комітету систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в його діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ призначена для встановлення у виконавчому комітеті єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

220. У виконавчому комітеті складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 15) і зведена номенклатура справ виконавчого комітету (додаток 16).

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше  15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.

221. Методична допомога у складенні номенклатури справ надається архівним відділом виконавчого комітету міської ради (надалі – архівний відділ).
222. Зведена номенклатура справ виконавчого комітету схвалюється комісією виконавчого комітету з проведення експертизи цінності документів (надалі – ЕК) та погоджується експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Одеської області один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни структури виконавчого комітету, після чого затверджується міським головою.
223. Зведена номенклатура справ виконавчого комітету складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним архівом Одеської області.

Перший (недоторканний) та другий, як робочий  примірники зведеної номенклатури справ виконавчого комітету зберігаються у відділі діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи, третій і четвертий – передаються до архівного відділу (один недоторканий, другий  в наглядовій справі)

Структурні підрозділи виконавчого комітету отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання в роботі.

224. Зведена номенклатура справ виконавчого комітету щороку (не пізніше грудня) уточняється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в виконавчому комітеті, зокрема, справи постійних комісій, колегіальних органів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

225. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу виконавчого комітету та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 01-12, де 01 – індекс самостійного відділу, 12 – порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

226. Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (розпорядження, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у підрозділах виконавчого комітету”.

Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа виконавчого комітету.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи нарад при міському голові”.

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування   з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань бюджету та фінансових питань”.

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування з питань освіти, культури та спорту”.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів виконавчого комітету на 2020 рік.
2. Звіт про використання бюджетних коштів за 2019 рік.
3. Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року    №41 зі змінами та доповненнями.

У графі 5 “Відмітка” робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

228. Наприкінці скликання номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

• Формування справ

229. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Справи формуються в виконавчому комітеті, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. 

230. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).
231. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
232. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
233. Розпорядження з питань основної діяльності виконавчого комітету, з кадрових питань (особового складу), про надання відпустки, про відрядження та про преміювання групуються у різні справи. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
234. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо); документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
235. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.
236. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

237.Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

Особові справи посадових осіб  формуються у порядку, визначеному НАДС.

238.Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників виконавчого комітету систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

239.Методичне керівництво та контроль за формуванням справ в виконавчому комітеті та його структурних підрозділах здійснюється відділом діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи та архівним відділом.

• Зберігання документів у виконавчому комітеті

240. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архівного відділу виконавчого комітету зберігаються за місцем їх формування (у структурних підрозділах виконавчого комітету).

Керівники структурних підрозділів виконавчого комітету і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

241. У приміщеннях виконавчого комітету справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
242. Видача справ,  складених з документів у паперовій формі,  у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів виконавчого комітету здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу міського голови, заступників міського голови, секретаря міської ради, керуючого справами виконавчого комітету. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
243. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
244. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу міського голови з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

1. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ СПРАВ ДО ПЕРЕДАЧІ

• ДЛЯ АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ
• Експертиза цінності документів

245. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
246. Для організації та проведення експертизи цінності документів у виконавчому комітеті створено постійно діючу експертну комісію (ЕК), яка діє на підставі затвердженого Положення.
247. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах виконавчого комітету безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом керуючого справами виконавчого комітету.
248. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архівного відділу виконавчого комітету міської ради, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

249. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі Переліку типових документів із строками зберігання, номенклатури справ виконавчого комітету шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до виконавчого комітету у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.
250. За результатами експертизи цінності документів у виконавчому комітеті складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів (додаток 17).
251. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів розглядаються експертною комісією (ЕК) виконавчого комітету одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного Державного архіву Одеської області. Погоджені акти затверджуються міським головою, після чого може бути проведено знищення документів.
252. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі справи виконавчого комітету. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

• Складення описів справ, складених у паперовій формі

253. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

Установи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) термінів зберігання та з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архівного відділу в установлені законодавством строки.

254. На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації виконавчого комітету такі описи складаються обов’язково.

Описи справ структурних підрозділів установи складаються щороку за встановленою формою посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву установи.(додаток 18).

255.Номер опису справ структурного підрозділу установи повинен складатися з індексу структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. На прикладі, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу з інд. 5, що розпочаті у 2018 році, матимуть номери: 5 П – 2018; 5 Т – 2011; 5 ОС – 2018

256. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

– кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин,

– кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером);

-графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи;

– у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

– графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам виконавчого комітету або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

257. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: “Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____”.

258.Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією виконавчого комітету, затвердження міським головою в установленому порядку подаються для схвалення експертно-перевірною комісією державного архіву Одеської області. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву Одеської області.

259. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у чотирьох примірниках, схвалюються експертною комісією виконавчого комітету і затверджуються міським головою.
260. Зведені описи справ з кадрових питань, особового складу, складаються у чотирьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією виконавчого комітету, затверджуються міським головою, погоджуються з експертно-перевірною комісією Державного архіву Одеської області.
261. Установи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архівного відділу в установлені законодавством строки.

• Оформлення справ, складених у паперовій формі

262. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
263. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
264. Справи з грифом “Для службового користування”, особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.
265. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери розпоряджень, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
266. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: “є документи за … роки”.

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом установи – номер опису і фонду.

267. У разі зміни найменування структурного підрозділу протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці справи зазначається нове найменування структурного підрозділу, а попереднє береться в дужки.
268. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

• Передача справ, складених у паперовій формі до архівного відділу

269. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) після завершення 5 років передаються до архівного відділу в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування. Наприклад, справи за 2015 рік передаються до архівного відділу у 2021 році).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архівного відділу виконавчого комітету за рішенням її керівника.

270. Передача справ до архівного відділу здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим міським головою.

За письмовим зверненням структурного підрозділу архівний відділ оформляє видачу справ, складених у паперовій формі, на строк до трьох місяців.

271. Приймання – передача кожної справи здійснюється працівником архівного відділу в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
272. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного відділу за описами.

У кінці кожного примірника опису працівник  архівного відділу розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. 

273. Справи, що передаються до архівного відділу, повинні бути зв’язані належним чином.
274. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архівного відділу виконавчого комітету незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Додаток 1 до Інструкції (пункт 17)

• ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА
  до оформлення документів

1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту “Прізвище виконавця і номер його телефону”, висносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
2. При оформленні застосовується шрифт:

напівжирний шрифт великими літерами – для назви виду документа;

напівжирний (прямий або курсив) – для заголовків та короткого змісту документа.

3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

1 – для складових тексту документа, реквізиту “Додаток” та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

1,5 – для складових частин реквізитів “Адресат” та “Гриф затвердження”;

1,5-3 – для відокремлення реквізитів документа один від одного.

4. Власне ім’я та прізвище в реквізиті “Підпис” розміщується на рівні останнього рядка назви посади.
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

125 міліметра – для абзаців у тексті;

90 міліметри – для реквізиту “Адресат”;

100 міліметри – для реквізитів “Гриф затвердження” та “Гриф обмеження доступу до документа”;

125 міліметрів – для розшифрування підпису в реквізиті “Підпис”.

0 міліметрів:

для слів: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”;

для реквізитів: “Дата документа”, “Короткий зміст документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи”, слово “Додаток”, реквізити “Додаток” та слово “Підстава” запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті “Підпис”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом” та для першого реквізиту “Гриф затвердження”, якщо їх в документі два.”;

7. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
8. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.
9. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит “Підпис” повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.

Додаток 2                                                 до Інструкції                                                 (пункт 20)

 

УКРАЇНА

ТЕПЛОДАРСЬКА МІСЬКА РАДА ОДЕСЬКОГО РАЙОНУ

ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ 

вул. Піонерна, 7, м. Теплодар, Одеська область 65490,

тел. (048) 705-34-60

E-mail: teplodar-city@trada.gov.ua

Код ЄДРПОУ 25041885

__________ № ____________       На № _______________ від _____________                                                                               

 

 

 

УКРАЇНА

ТЕПЛОДАРСЬКА МІСЬКА РАДА ОДЕСЬКОГО РАЙОНУ

ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

вул. Піонерна, 7, м. Теплодар, Одеська область 65490,

тел. (048) 705-34-60

E-mail: teplodar-city@trada.gov.ua

Код ЄДРПОУ 25041885

__________ № ____________       На № ___________ від _____________

 

 

                                                                                                                      Додаток 4

                                                                                                                      до Інструкції

                                                                                                                      (пункт 20)

 

 

У К Р А Ї Н А 

 ТЕПЛОДАРСЬКА МІСЬКА РАДА ОДЕСЬКОГО РАЙОНУ

ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Р І Ш Е Н Н Я

 

Число, місяць, рік                                                                              № _________

Додаток 5 до Інструкції (пункт 20)

 

У К Р А Ї Н А

• ТЕПЛОДАРСЬКА МІСЬКА РАДА ОДЕСЬКОГО РАЙОНУ
• ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ
• ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
  • Р І Ш Е Н Н Я

 

 

Число, місяць, рік                                                                              № ___________

 

                                                                                                                         

 

                                                                                                                             Додаток 6
                                                                                                                                   до Інструкції
                                                                                                                              (пункт 20)

 

 

 

У К Р А Ї Н А 

ТЕПЛОДАРСЬКА МІСЬКА РАДА ОДЕСЬКОГО РАЙОНУ

   ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ

   МІСЬКИЙ ГОЛОВА

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

Число, місяць, рік                                                                              № ___________

                                                                                                                           

 

 

 

                                                                                                                                   Додаток 7
                                                                                                                                 до Інструкції
                                                                                                                                 (пункт 45)

 

 

 

ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються з проставлянням грифу затвердження посадової особи

1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).
4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
5. Номенклатури справ.
6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
7. Описи справ.
8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).
9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).
10. Посадові інструкції.
11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).
12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).
13. Розцінки на виконання робіт.
14. Статути (положення) установ.
15. Структура установи.
16. Форми уніфікованих документів.
17. Штатні розписи.

 

Додаток 8 до Інструкції (пункт 63)

 

 

ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.
8. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
14. Номенклатури справ.
15. Описи справ.
16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
17. Протоколи (погодження планів поставок).
18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
19. Специфікації (виробів, продукції тощо).
20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
21. Статути установ.
22. Титульні списки.
23. Трудові книжки.
24. Штатні розписи.

Додаток 9 до Інструкції (пункт 165 )

 

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень 

№	Прізвище, ініціали	Місце роботи та посада	Місце відрядження	Дата і номер розпорядження	Дата вибуття у відрядження	Дата прибуття з відрядження
1	2	3	4	5	6	7

 

 

Додаток 10 до Інструкції (пункт 169)

 

ЗВІТ ПРО ОБСЯГ ДОКУМЕНТООБІГУ

за ___ ____________ 20__ р.

Документи	Кількість документів
	оригінали		копії		усього
Вхідні
Вихідні
Внутрішні
Усього
Начальник відділу діловодства, контролю, організаційної та кадрової роботи		_________ (підпис)		______________________________ (ініціал імені) прізвище)
___ ____________ 20__ р.

 

Додаток 11 до Інструкції (пункт 177)

 

 

Перелік документів, що не підлягають реєстрації

в виконавчому комітеті

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Наукові звіти за темами.

10.Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11.Форми статистичної звітності.

 

 

 

 

 

Додаток 12
         до Інструкції
                                                                                                                               (пункт  181)

 

СКЛАД
запису про реєстрацію вхідних документів

1. Вид документа.
2. Дата реєстрації документа.
3. Реєстраційний індекс документа.
4. Кореспондент.
5. Дата реєстрації та реєстраційний індекс кореспондента.

6.Вид отримання документу.

7. Контроль документу.
8. Короткий зміст.

9.Відповідальний виконавець – працівник відповідального підрозділу, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа в установі.

10. Відмітка про виконання документа.
11. Справа N.

• Додаток 13
            до Інструкції
                                                                                                                                 (пункт 181 )

• СКЛАД
  запису про реєстрацію вихідних документів, створених установою

1. Дата реєстрації документа.
2. Реєстраційний індекс документа.

3.Вид документу.

4. Адресат.
5. Короткий зміст.
6. Відповідальний підрозділ установи, яким підготовлено документ.

7.Відповідальний виконавець – працівник відповідального підрозділу установи, який підготував документ.

8. Відмітка про виконання документа
9. Справа N

         

• Додаток 14
                                                                                                                                 до Інструкції
                                                                                                                                 (пункт 189)

СТРОКИ
виконання основних документів

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України – у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.
2. Запит або звернення народного депутата України – не пізніше ніж у п’ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата місцевої ради – протягом 10 днів з дня його надходження..

3.Якщо запит або звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту (звернення) із зазначенням причин продовження строку розгляду..

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів – до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).
5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати – 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).
6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, – у строк, установлений їх головними розробниками.
7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, – у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.

Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону – негайно, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення – у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень (далі – запитувачі) та надання відповіді на запит на інформацію – не більше п’яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

9. Звернення громадян – не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них строку.
11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, – до двох днів, решта – протягом 10 днів.

 

 

Додаток 15 до Інструкції (пункт  210)

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ № __на __ рік

СХВАЛЕНО:

Протокол засідання експертної комісії від 01.11.2017  № 223/12-17

Індекс справи	Заголовок справи	Кількість справ (томів)	Строк зберігання	Робочі позначки

Підсумковий запис

Справи за строками зберігання	Разом	У тому числі
		перехідні	з відміткою “ЕПК”
Усього справ:
постійного зберігання
тривалого (понад 10 років) зберігання
тимчасового зберігання

СКЛАДЕНО:

Начальник відділу діловодства, контролю,

організаційної та кадрової роботи                                                                                                                   

                                             

ПОГОДЖЕНО:

Начальник архівного відділу                                                                                           

 

Додаток 16 до Інструкції (пункт 210)

ЗВЕДЕНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ за 2020 рік 

СХВАЛЕНО:

Протокол засідання експертної комісії  від 08.11.2017  № 278/11-17

Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву   від ______  № ___

Індекс справи	Заголовок справи	Кількість справ (томів)	Строк зберігання	Робочі позначки

Підсумковий запис  

Справи за строками зберігання	Разом	У тому числі
		перехідні	з відміткою “ЕПК”
Усього справ:
постійного зберігання
тривалого (понад 10 років) зберігання
тимчасового зберігання

СКЛАДЕНО:

Начальник відділу діловодства, контролю,

Організаційної та кадрової роботи                                  

ПІДСУМКОВИЙ ЗАПИС ЗАВІРЕНО:

Начальник архівного відділу                                  

ПОГОДЖЕНО:

ЕК виконавчого комітету

Теплодарської міської ради                                                                                 

                                  

 

Додаток 17 до Інструкції (пункт  230)

 

АКТ
про вилучення для знищення документів

ПІДСТАВА:

Протокол засідання експертної комісії від ____   № __

Індекс справи

Заголовок справи (тому)

Дата початку

Дата закінчення

Кількість справ (томів)

Строк зберігання

Робочі позначки

Разом до знищення:                             

Кількість документів:              

Приймально-здавальна накладна:

Метод знищення:     знищення шляхом невідновлювального подрібнення

СКЛАДЕНО:

Начальник відділу діловодства, контролю,

Організаційної та кадрової роботи

Начальник архівного відділу                              

ЗАТВЕРДЖЕНО:

ЕК виконавчого комітету

Теплодарської міської ради

 

Додаток 18 до Інструкції (пункт  234)

 

__________________________________________________________________________________ (найменування установи) __________________________________________________________________________________ (найменування структурного підрозділу)

ОПИС №____ (за ___ рік) 

СХВАЛЕНО:

Протокол засідання експертної комісії* від   №

Протокол засідання експертно-перевірної комісії** від       №

Індекс справи

Заголовок справи (тому)

Дата початку

Дата закінчення

Кількість сторінок

Строк зберігання

Робочі позначки

У цей опис включено: ___ (словами ) справ з №   по №

Попущено справи: №

Передано за описом:

СКЛАДЕНО ТА ПЕРЕДАНО:

Головний спеціаліст сектору архівного зберігання**                                      

Головний спеціаліст Управління протоколу*                                             

                                             ПОГОДЖЕНО:

Завідуючий сектором архівного зберігання**                                                  

                             ЗАТВЕРДЖЕНО:

Директор Департаменту
забезпечення документообігу**                                                                          

Начальник Управління протоколу*                                                                                 

                               

СПРАВИ ЗГІДНО З ОПИСОМ ПРИЙНЯТО:

Завідуючий сектором архівного зберігання*                                                      

                               _________

* Для опису справ структурного підрозділу.

** Для зведеного опису справ установи.

 

Керуюча справами                                                                                 Тетяна БИКОНОВА