РЕГЛАМЕНТ Центру надання адміністративних послуг при виконавчому комітеті Теплодарської міської ради

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення

Теплодарської міської ради

від « 05» березня 2018р.

№ 390-VII

РЕГЛАМЕНТ 
Центру надання адміністративних послуг при виконавчому комітеті Теплодарської міської ради

Загальна частина

1. Регламент Центру надання адміністративних послуг при виконавчому комітеті Теплодарської міської ради (далі – Регламент) визначає порядок організації роботи центру надання адміністративних послуг (далі – центр), порядок дій адміністраторів центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.
2. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному вЗаконі України «Про адміністративні послуги».
3. Надання адміністративних послуг у центрі здійснюється з дотриманням таких принципів:

верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;

стабільності;

рівності перед законом;

відкритості та прозорості;

оперативності та своєчасності;

доступності інформації про надання адміністративних послуг;

захищеності персональних даних;

раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;

неупередженості та справедливості;

доступності та зручності для суб’єктів звернення.

4. Центр у своїй діяльності керуєтьсяКонституцієюта законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, положенням про центр та регламентом центру.

Вимоги до приміщення, в якому розміщується центр

5. На вході до приміщення розміщуються вивіска з найменуванням центру та табличка з інформацією про його місцезнаходження та графік роботи.

Графік роботи центру затверджується розпорядженням міського голови з урахуванням вимог Закону України «Про адміністративні послуги».

Вхід до центру облаштований пандусами для осіб з обмеженими фізичними можливостями.

У приміщенні облаштована туалетна кімната з урахуванням потреб осіб з обмеженими фізичними можливостями.

На прилеглій території передбачено місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення.

6. Приміщення центру поділяється на відкриту та закриту частини.

У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками центру. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини центру.

Відкрита частина включає:

сектор прийому;

сектор інформування;

сектор очікування;

сектор обслуговування.

Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій та здійснення попереднього запису суб’єктів звернення на прийом до адміністраторів за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву).

Вхід до закритої частини центру суб’єктам звернення забороняється.

7. Сектор прийому облаштовується при вході до приміщення центру. У ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи центру.
8. Сектор інформування облаштовується з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.

У секторі інформування розміщуються інформаційні стенди, а також у разі можливості – інформаційні термінали в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.

Сектор інформування облаштовується столами, стільцями, телефонами, факсимільними апаратами та забезпечується канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.

Для висловлення суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг сектор інформування облаштовується відповідною скринькою та книгою відгуків і пропозицій, яка розміщується на видному та у доступному місці.

9. Сектор очікування розміщується в просторому приміщенні, площа якого визначається залежно від кількості осіб, які звертаються до центру протягом дня, та облаштовується столами для оформлення документів та в достатній кількості стільцями, кріслами тощо.

Сектор очікування у разі потреби обладнується автоматизованою системою керування чергою, системою звукового інформування осіб похилого віку та тих, що мають вади зору.

Для оплати адміністративного збору в секторі очікування можуть розміщуватися банкомати, платіжні термінали.

10. Сектор обслуговування утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Для швидкого обслуговування суб’єктів звернень робочі місця адміністраторів можуть розподілятися за принципом прийому і видачі документів. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення повинно мати інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади адміністратора центру.
11. Площа секторів очікування та обслуговування повинна бути достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів центру.
12. На інформаційних стендах та інформаційних терміналах розміщується інформація, зокрема, про:

найменування центру, його місцезнаходження, номери телефонів для довідок, факсу, адресу веб-сайту, електронної пошти;

графік роботи центру (прийомні дні та години, вихідні дні);

перелік адміністративних послуг, які надаються через центр, та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;

строки надання адміністративних послуг;

бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;

платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;

супутні послуги, які надаються в приміщенні центру;

прізвище, ім’я, по батькові керівника центру, контактні телефони, адресу електронної пошти;

положення про центр;

регламент центру.

13. Перелік адміністративних послуг, які надаються через центр, повинен розміщуватися у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці. Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.
14. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються у секторі інформування на стендах-накопичувачах.
15. Особам з обмеженими фізичними можливостями забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі.
16. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у роботі центру можуть брати участь представники суб’єктів надання адміністративних послуг для надання консультацій.

Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг

17. Теплодарська міська рада Одеської області, а також керівник центру можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
18. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це орган, що утворив центр, а також керівника центру, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.

Робота інформаційного підрозділу центру

19. Теплодарська міська рада створює та забезпечує роботу окремого розділу на веб-сайті виконавчого комітету Теплодарської міської ради, де розміщується інформація, зазначена впункті 12цього Регламенту, а також відомості про місце розташування центру та інша корисна для суб’єктів звернення інформація.
20. Інформація, яка розміщується в приміщенні центру та в розділі на веб-сайті, повинна бути актуальною і вичерпною.
21. Суб’єктам звернення, які звернулися до центру з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг центром у спосіб, аналогічний способу звернення.

Керування чергою в центрі

22. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у центрі вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення – для керування чергою.
23. У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором центру реєструється за допомогою термінала в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).
24. У центрі може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до центру та/або електронної реєстрації на веб-сайті центру. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені керівником центру години.
25. Центр може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.

Прийняття заяви та інших документів у центрі

26. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі – вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі – вихідний пакет документів) здійснюється виключно в центрі.

Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб – підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.

Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.

27. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені регіональними та місцевими дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно доЗакону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».
28. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у центрі особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний портал адміністративних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.

29. У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.
30. Адміністратор центру перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.
31. Адміністратор центру складає опис вхідного пакета документів та лист-проходження етапів отримання адміністративної послуги, в яких зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї (додаток 1).
32. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки відповідного адміністратора центру, а також відмітки про дату та час його складення.
33. Адміністратор центру під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також бажане місце отримання оформленого результату надання адміністративної послуги, спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що зазначається в описі вхідного пакета документів.
34. Адміністратор центру здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації у електронній формі (додаток 2). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви, в описі вхідного пакета документів та в листі-проходження етапів отримання адміністративної послуги.
35. У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор центру не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням.
36. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор центру формує справу у паперовій та/або електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.
37. Інформацію про вчинені дії адміністратор центру вносить до листа- проходження справи (крім випадків, коли суб’єктом надання адміністративної послуги є структурний підрозділ Теплодарської міської ради або її виконавчого комітету). Лист-проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.
38. Щоденно після завершення прийому заяв та реєстрації їх в журналі реєстрації керівник центру, а в разі його відсутності адміністратор роздруковує журнал реєстрації заяв для подальшої роботи з ним в паперовому вигляді.

Опрацювання справи (вхідного пакета документів)

39. Після вчинення дій, передбаченихпунктами 26-38цього Регламенту, адміністратор центру зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі-проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки адміністратора, що передав відповідні документи.
40. Передача справ у паперовій формі від центру до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом отримання справ представником суб’єкта надання адміністративної послуги або їх доставки працівником центру, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.
41. Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа-проходження справи, а керівники структурних підрозділів Теплодарської міської ради та її виконавчого комітету в журналі реєстрації заяв в паперовому вигляді.
42. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами центру відповідно до розподілу обов’язків за рішенням керівника центру.
43. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:

своєчасно інформувати центр про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;

надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора центру про хід розгляду справи.

У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор центру невідкладно інформує про це керівника центру.

Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення

44. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до центру про що зазначається в листі-проходження справи .
45. Адміністратор центру невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа-проходження справи, а також до журналу реєстрації в паперовій формі.
46. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під підпис (у тому числі його представникові (законному представникові)) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.

Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів, листі-проходження справи та в журналі реєстрації в паперовому вигляді і зберігається в матеріалах справи.

47. У разі не зазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку.

У разі неотримання суб’єктом звернення вихідного пакету документів він зберігається протягом тримісячного строку в центрі, після чого:

якщо результатом надання адміністративної послуги є документ інформаційного характеру (довідка, лист та ін.) він підлягає знищенню у зв’язку з втратою чинності;

якщо результатом надання адміністративної послуги є розпорядчий документ – передається для архівного зберігання.

48. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор центру реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі реєстрації, негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.
49. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і керівник центру.
50. Інформація про кожну надану адміністративну послугу стосовно її проходження зберігається в даних журналу реєстрації в Центрі, а заява суб’єкта звернення та документи до неї, зберігаються в суб’єкта надання адміністративних послуги.

 

ОПИС

вхідного пакету документів

 

  ___________________.                                               Реєстраційний №                 

       ^(дата)

                                                                                              

(Назва або прізвище, ім’я по-батькові заявника )

                                                                                                                                 

(назва адміністративної послуги)

 

Перелік документів, що були надані заявником:

1. ________________________________________________________
2. ________________________________________________________
3. ________________________________________________________

 

Спосіб повідомлення про результат отримання послуги
Спосіб передачі вихідного пакету документів

 

Підписанням цього Опису, я надаю згоду на обробку використання та зберігання моїх персональних даних, у межах необхідних для надання адміністративної послуги. Мені відомо про мої права визначені Законом України «Про захист персональних даних».

 

Заявник  ______________________    ______________   «___»___________20__р.

                                     ^{(Прізвище та ініціали)                                   (підпис)}

 

Адміністратор центру надання

 адміністративних послуг                      _________________               _________________

                                                                                                                                ^{підпис                                                 (Прізвище та ініціали)}

 

 —————————————————————————————————————–

 

Відмітка про отримання вихідного пакету документів.

Вихідний пакет документів: _____________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

______________________      _______________   «___» _______________ 20___р.

                 ^{(Прізвище та ініціали)                                   (підпис)}

 

Додаток 1

Лист – проходження

        етапів отримання адміністративної послуги

(є невід’ємною частиною справи)

 

Заявник:

 

Суб’єкт надання адміністративної послуги: ___________________________

_________________________________________________________________

 

Назва адміністративної послуги: ____________________________________

                                                                                                                      _____

 

1. Відмітка про реєстрацію справи адміністратором

              ^{дата                         № реєстрації                         П.І.Б. адміністратора     /       підпис}      

2. Відмітка про передачу справи до:                                                                                  

 ^{(назва суб’єкта надання адміністративної послуги)}

_______          ___________              _________________/__________

    ^{дата                       термін розгляду                        ПІБ відповідальної ооби       /         підпис}

3. Відмітка про розгляд справи посадовою особою суб’єкта надання адміністративної послуги

Дата отри-мання справи	ПІБ виконавця, що розглядає справу	Дата та № оформлення результату	Результат розгляду справи

 

4. Відмітка про передачу вихідного пакету документів до Центру надання адміністративних послуг

                                               _____________         /___________

        ^{дата                                                 П.І.Б. адміністратора       /       підпис}      

5. Відмітка про отримання результату справи суб’єктом звернення

 

___________ __________________________  /___________________

        ^{дата                         П.І.Б. особи, яка отримала відповідь /               підпис}

 

 

 

Додаток 2

 

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ

Рестр №	Дата реєстрації	Суб’єкт звернення (ПІБ фізичної особи або назва  юридичної особи, адреса та контактний телефон)	Назва адміністративної послуги	Суб’єкт надання адміністративної послуги	Прізвище, ініціали, підпис та дата посадової особи суб’єкта надання про отримання звернення	Дата отримання відповіді	Реєстраційний номер та дата документу	Дата видачі документа суб’єкту звернення	Відмітка про отримання документу суб’єктом звернення (ПІБ, підпис, дата)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

    Керуюча справами                                                                   О.П.Зорило