65490, м.Теплодар, вул.Піонерна 7, тел.: (048) 783-10-27, e-mail: ispolkom@trada.gov.ua, teplodar-city@trada.gov.ua

№164/В-2018 Про затвердження Регламенту виконавчого комітету Теплодарської міської ради

11 жовтня 2018р.                                                                           №164/В-2018

 

Про затвердження  Регламенту виконавчого

комітету Теплодарської міської ради

 

 

З метою подальшого правового врегулювання діяльності  виконавчого комітету Теплодарської міської ради, його виконавчих органів, конкретизації функцій і повноважень посадових осіб виконавчого комітету Теплодарської міської ради та підвищення відповідальності за їх виконання, у зв’язку зі змінами законодавства України, керуючись ст. 40 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Теплодарської міської ради

ВИРІШИВ:  

 

  1. Затвердити Регламент виконавчого комітету Теплодарської міської ради в новій редакції (додається).
  2.  Заступникам міського голови за напрямами роботи, керуючому справами виконкому, керівникам та службовцям відділів, управлінь, інших служб виконавчого комітету забезпечувати безумовне дотримання вимог Регламенту.
  3.  Керуючому справами (Зорило О.П.) довести Регламент до відома заступників міського голови, керівників структурних підрозділів виконавчого комітету.
  4.  Начальнику відділу з питань інформаційної політики та зв´язків з громадкістю (Баскакова І.П.) оприлюднити Регламент виконавчого комітету Теплодарської міської ради на офіційному веб-сайті міської ради в п’ятиденний термін після його затвердження.
  5. Визнати таким, що втратило чинність рішення виконавчого комітету Теплодарської міської ради від 19 липня 2012р. №187/В-2012 «Про затвердження Регламенту виконавчого комітету Теплодарської міської ради» 
  6.  Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючу справами виконавчого комітету міської ради Зорило О.П.

 

Міський голова                                                                            М.В.Жовнір

                                                       Додаток

              до рішення

                          виконавчого комітету 

Теплодарської міської ради

              від 11 жовтня 2018р.

                                                                                                     № 164/В-2018

 

 

 

РЕГЛАМЕНТ

виконавчого комітету

Теплодарської міської ради

 

 ЗМІСТ

  1. Загальні положення
  2. Члени виконавчого комітету
  3. Планування роботи виконавчого комітету
  4. Підготовка проектів рішень
  5. Прийняття рішень
  6. Скасування рішень виконавчого комітету
  7. Організація розгляду пропозицій, заяв і скарг
  8. 8. Порядок підготовки розпоряджень міського голови
  9. Організація роботи зі службовими листами
  10. Робота з електронною поштою
  11. Організація контролю за виконанням документів у виконавчому комітеті
  12. Формування справ у діловодстві виконкому, тимчасове зберігання архівних документів та їх використання
  13. Робота з кадрами
  14. Організація використання робочого часу
  15. Інші положення.

 

  1. Загальні положення

1.1. Виконавчий комітет Теплодарської  міської ради  (далі виконавчий комітет) відповідно до статті 51 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»  є виконавчим органом ради, який утворюється нею на строк її повноважень і забезпечує розгляд та вирішення питань, віднесених вищезгаданим законом до відання виконавчих органів ради.

1.2. Виконавчий комітет ради є підзвітним і підконтрольним раді, що його утворила.

1.3. Регламент виконавчого комітету ради (далі – Регламент) є актом, який відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших законодавчих актів регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету.

1.4. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання, проведення яких здійснюється відповідно до плану роботи виконавчого комітету, що затверджується рішенням виконавчого комітету.

1.5. Засідання виконавчого комітету проводиться один раз на місяць,( другий четвер місяця, якщо зазначений день випадає святковим,  засідання переноситься на третій четвер місяця). За необхідності скликаються позачергові засідання виконавчого комітету. Початок засідань виконавчого комітету о 10:00 год.

1.6. При проведенні позачергового засідання виконавчого комітету міської ради підготовка матеріалів до засідання, оформлення протоколу, прийнятих рішень здійснюється з дотриманням встановлених правил.

1.7. Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито. У  випадках визначених законом засідання виконавчого комітету може бути закритим. Рішення з цього питання приймається більшістю від складу присутніх членів виконавчого комітету.

1.8. Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини членів виконавчого комітету від загального його складу.

1.9. Члени виконавчого комітету зобов’язані брати участь у його засіданнях. У разі, якщо з поважних причин член виконавчого комітету немає можливості взяти участь у засіданні, він про це заздалегідь повідомляє  керуючого справами   виконавчого комітету.

1.10. На засіданні виконавчого комітету можуть бути присутні депутати ради, народні депутати України, керівники виконавчих органів ради, а також запрошені особи.

Депутати Теплодарської міської ради мають право  брати  участь  у засіданні виконавчого комітету з   правом дорадчого  голосу    при  розгляді     питань  та  прийнятті  рішень.

1.11. Повідомлення членів виконавчого комітету і доповідачів, співдоповідачів про дату, час і місце проведення засідання виконавчого комітету, завчасне ознайомлення їх з проектами рішень здійснює  відділ діловодства, контролю і оргроботи.

1.12. Присутність запрошених осіб на засідання виконавчого комітету з розгляду основного питання забезпечують керівники виконавчих органів ради, відповідальні за підготовку зазначеного питання на засідання виконавчого комітету.

Список присутніх відображається у протоколі засідання.

1.13. Засідання виконавчого комітету здійснюється відповідно до порядку денного, який формує керуючий справами виконавчого комітету за погодженням з  міським головою.

1.14. Порядок денний та проекти рішень оприлюднюються на офіційному  веб-сайті Теплодарської міської ради.

1.15. Відкриває і веде засідання виконавчого комітету міський голова, а у разі його відсутності з поважних причин, посадова особа, яка здійснює його повноваження.

1.16. Для доповіді та інформації надається до 10 хвилин, для співдоповіді і виступів при обговоренні – до 5 хвилин. У необхідних випадках головуючий на засіданні може змінити час тривалості виступів в ході засідання. Перерва оголошується після кожних двох годин роботи виконавчого комітету міської ради на 15 хвилин.

Обговорення питань припиняється головуючим.

1.17. На засіданні виконавчого комітету   відділом діловодства, контролю і оргроботи ведеться протокол.

У протоколі зазначаються всі внесені на голосування проекти рішень, а також повні результати голосування і прийняття рішень.

Протокол складається в  стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, у разі потреби відображаються обговорення питань.

1.18. Офіційним документом, який приймається на засіданні виконавчого комітету, є рішення, що має відповідні реквізити: віддруковане на бланку встановленого зразка,  дату і підпис міського голови, а у разі його відсутності з поважних причин, посадової особи, яка здійснює його повноваження.

1.19.  Врегулювання конфлікту інтересів відповідно  до Закону України «Про запобігання корупції»:

В разі винесення на розгляд виконкому міської ради питання, яке викликає/може викликати у  міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, секретаря ради наявність приватного інтересу у сфері, в якій вони виконують свої службові чи представницькі повноваження, що може вплинути на об’єктивність чи неупередженість прийняття ними рішень, або на вчинення чи невчинення дій під час виконання зазначених повноважень (потенційний конфлікт інтересів) чи суперечність між їх приватними інтересами та їх службовими чи представницькими повноваженнями, що впливає на об’єктивність або неупередженість прийняття рішень, або на вчинення чи невчинення дій під час виконання зазначених повноважень (реальний конфлікт інтересів), вони зобов’язані повідомити про ймовірність виникнення в них потенційного чи реального конфлікту інтересів.

Міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, секретар  ради самостійно публічно оголошує про це під час засідання виконкому, на якому розглядається відповідне питання, також ним оголошується відмова від  участі у голосуванні з даного питання, про що   заноситься в протокол засідання :” не голосували” – кількість чоловік і прізвища

Оголошення має слідуючий зміст: Відповідно ст.35 Закону України «Про запобігання корупції» повідомляю, що при розгляді питання «____________________________________» виникає конфлікт інтересів.  Врегулювання конфлікту буду здійснювати шляхом неучасті у голосуванні.

          Про конфлікт інтересів такої особи може заявити будь-який інший член відповідного колегіального органу або учасник засідання, якого безпосередньо стосується питання, що розглядається. Заява про конфлікт інтересів члена колегіального органу заноситься в протокол засідання колегіального органу.

У разі виникнення реального чи потенційного конфлікту інтересів міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, секретаря міської ради, особи, яка входить до складу колегіального органу (комітету, комісії, колегії тощо),   не мають права брати участь у прийнятті рішення цим органом.

         У разі якщо неучасть  міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, секретаря міської ради,  особи, яка входить до складу колегіального органу, у прийнятті рішень цим органом призведе до втрати правомочності цього органу, участь такої особи у прийнятті рішень має здійснюватися під зовнішнім контролем.

Пропозиції щодо форми та способу здійснення зовнішнього контролю надаються керуючому справами виконкому.

 Рішення про здійснення зовнішнього контролю приймається виконкомом.

        Неоголошення  про наявний конфлікт інтересів перед голосуванням при прийнятті рішення виконкому є підставою для зупинення головою виконкому зазначеного рішення.

  1. Члени виконавчого комітету

 2.1. Персональний склад виконавчого комітету затверджується радою за пропозицією  міського голови.

Виконавчий комітет ради утворюється у складі відповідно  міського голови,   заступників  міського голови,  керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету, а також керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, інших осіб.

До виконавчого комітету за посадою входять міський голова, заступники міського голови, керуючий справами  виконавчого комітету, секретар міської ради.

2.2. Заступники міського голови, керуючий справами  виконавчого комітету здійснюють свої повноваження протягом строку повноважень виконавчого комітету, до складу якого їх включено.

2.3. Члени виконавчого комітету мають право:

2.3.1. Не пізніше, як за два робочі дні до засідання виконавчого комітету знайомитися з проектами рішень, які розглядатимуться на його засіданні. Проекти рішень надсилаються членам виконавчого комітету та головам постійних депутатських комісій в електронному вигляді  на персональні електронні скриньки.

2.3.2. У процесі обговорення питань на засіданні виконавчого комітету:

– вносити пропозиції щодо порядку денного;

– отримувати від доповідачів роз’яснення;

– вносити зміни й доповнення до проектів рішень виконавчого комітету.

 

  1. Планування роботи виконавчого комітету

3.1. Планування роботи виконавчого комітету є основою організаційного забезпечення виконання його функцій і здійснюється відповідно до плану роботи виконавчого комітету та щомісячного плану заходів, що проводяться радою та її виконавчим комітетом.

3.2. План роботи виконавчого комітету складається відділом діловодства, контролю і оргроботи за пропозиціями заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, членів виконавчого комітету та керівників виконавчих органів ради на півріччя і затверджується на засіданні виконавчого комітету.

3.3. План роботи виконавчого комітету містить такі розділи:

– Засідання виконавчого комітету з розглядом питань;

-Апаратні наради при міському голові  з розглядом питань;

– Організаційна робота;

– Контрольна робота.

3.4. Зміни і доповнення до плану роботи виконавчого комітету можуть бути внесені тільки за рішенням виконавчого комітету.

3.5. Контроль за виконанням плану роботи виконавчого комітету здійснюється керуючим справами виконавчого комітету.

Робота відділів та інших структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради проводиться за квартальними  планами роботи. План роботи відділу, структурного підрозділу на квартал  складається керівником відділу та затверджується профільним  заступником міського голови, керуючим справами (відповідно до розподілу посадових обов’язків).

3.6. При розгляді плану роботи на наступне півріччя керуючий справами   виконавчого комітету узагальнює надані структурними підрозділами звіти про виконання та пропозиції щодо наступних питань, які мають бути включенні до плану роботи.

3.9. У виконавчому комітеті складається щомісячний план проведення основних організаційних заходів, який готується відділом діловодства, контролю і організаційної  роботи та подається на затвердження міському голові.

  1. Підготовка проектів рішень

4.1. Рішення виконавчого комітету приймаються на виконання законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, рішень ради, а також відповідно до плану роботи виконавчого комітету, за пропозиціями виконавчих органів ради, постійних комісій ради, підприємств, установ , організацій та громадян.

Проекти рішень розробляються  також за дорученнями міського голови або в ініціативному порядку заступниками міського голови в межах своєї компетенції , секретарем ради, керуючим справами   виконавчого комітету.

4.2. Проекти рішень виконавчого комітету згідно з вимогами Закону України «Про доступ до публічної інформації » оприлюднюються на офіційному веб-сайті Теплодарської міської ради  в мережі Інтернет  після підготовки і знаходяться там, до прийняття щодо них рішень виконавчим комітетом.

4.3. Проекти рішень виконавчого комітету та інші матеріали, що планується винести на розгляд виконавчого комітету, подаються виконавцями до відділу діловодства, контролю і оргроботи   в друкованій та електронній формі не пізніше як за 4 робочі дні до їх розгляду на засіданні виконавчого комітету.

4.4. Рішення повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їхній зміст, констатуючу і розпорядчу частину, можуть мати додатки.

У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа.

Персональна відповідальність за якість та своєчасність підготовки документів покладається на посадових осіб, які готували і погоджували проекти документів, контроль за своєчасністю підготовки документів здійснюють заступники міського голови і керуючий справами   виконавчого комітету.

4.5. Проект рішення виконавчого комітету  обов’язково погоджують:

– керуючий справами   виконавчого комітету;

– секретар міської ради;

– заступники міського голови (відповідно до розподілу обов’язків);

– керівник виконавчого органу ради, який готує питання;

– керівник відділу діловодства, контролю і оргроботи

– керівники виконавчих органів міської ради – з питань, що відносяться до їхньої компетенції ;

– керівник юридичного відділу ;

Питання, пов’язані з виконанням бюджету і соціально-економічним розвитком міста, в обов’язковому порядку погоджуються з фінансовим управлінням.

4.6. Після погодження проекту рішення з посадовими особами, вказаними в проекті,   відділ діловодства, контролю і оргроботи редагує його відповідно до вимог діловодства та правопису.

4.7. До проектів рішень виконавчого комітету, що надаються керуючому справами, додається перелік документів із зазначенням відповідального за підготовку цього рішення в повному обсязі.

Разом з паперовим проектом рішення виконавчого комітету надається й електронний носій з текстом цього документа. Відповідальність за ідентичність текстів рішень виконавчого комітету на паперових й електронних носіях несуть виконавці.

Проект рішення, який не отримав необхідної більшості голосів на підтримку вважається відхиленим і заноситься до Протоколу з поміткою „протокольно”.

  1. Прийняття рішень

5.1. З усіх питань порядку денного з урахуванням змін і доповнень до проектів, що виникли в процесі обговорення на засіданні, виконавчий комітет приймає рішення.

5.2. Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру набувають чинності з моменту їх оприлюднення, якщо не встановлено іншого терміну введення їх в дію.

5.3. Рішення виконавчого комітету  приймається відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету.

5.4. Рішення виконавчого комітету можуть прийматися без обговорення, якщо до проекту рішення не надійшло зауважень, і на цьому не наполягає ніхто із членів виконавчого комітету.

5.5. У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету, він може зупинити його дію своїм розпорядженням та винести це питання на розгляд ради.

5.6. Рішення, прийняті з урахуванням висловлених у ході обговорення зауважень, протягом трьох днів після засідання виконавчого комітету, крім рішень, для яких виконавчий комітет установив інший термін, доопрацьовуються виконавцями та передаються до  відділу діловодства, контролю і оргроботи, який надає їх на підпис міському голові, а в разі його відсутності з поважних причин, – посадовій особі, яка здійснює його повноваження.

5.7. Рішення виконавчого комітету підписуються міським головою, а в разі його відсутності з поважних причин, – посадовою особою, яка здійснює його повноваження, додатки до рішень – керуючим справами виконавчого комітету  на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

5.8. Підписані рішення реєструються  шляхом присвоєння порядкового реєстраційного номера. Порядкова нумерація рішень здійснюється в межах календарного року, починаючи з початку року. Датою реєстрації рішення виконавчого комітету є дата його прийняття. Дата і номер рішення зазначаються у визначеному на бланку місці.

Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру набувають чинності з моменту їх оприлюднення, якщо не встановлено іншого терміну введення їх в дію.

5.9. Тиражування і розсилка копій рішень виконавчого комітету забезпечується   відділом діловодства, контролю і оргроботи  в 10-денний термін. При цьому копії вищевказаних рішень завіряються печаткою відділу діловодства, контролю і оргроботи.

5.10. Виготовлення витягів з рішень здійснює  відділ діловодства, котролю і оргроботи на виконання запитів фізичних та юридичних осіб, а також правоохоронних органів.

5.11. Відповідальність за відповідність витягу оригіналу рішення несе виконавець.

Засвідчення витягів здійснює   керуючий справами шляхом проставляння штампа «Копія вірна», ініціалів (ініціалу імені) та прізвища і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», а також скріплюється печаткою виконавчого комітету.

5.12. Контроль за виконанням рішень здійснюється зазначеними в них посадовими особами, а облік рішень, аналіз повноти їхнього виконання, підготовка аналітичних інформацій щодо реалізації рішень за звітний період тощо забезпечується відділом, на який покладено функції контролю.

5.13. Доручення виконавчого комітету оформлюються протокольно, доведення та збирання інформації, контроль за дотриманням встановлених термінів, а також продовження контрольних термінів, здійснюється відділом діловодства, контролю і оргроботи.

5.14. Протоколювання, організаційне, технічне та господарське забезпечення засідань виконавчого комітету здійснюють відповідні виконавчі органи ради.

  1. Скасування рішень виконавчого комітету

6.1. Рішення виконавчого комітету з питань, що віднесені до власної компетенції виконавчих органів ради, можуть бути скасовані  міською радою.

  1. Організація розгляду пропозицій, заяв і скарг

7.1. Виконавчий комітет міської ради у роботі з розгляду звернень громадян керується Законом України «Про звернення громадян», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», інструкцією з діловодства та іншими нормативними актами державної влади, що регулюють роботу із зверненнями громадян.

7.2. Особистий прийом громадян здійснюють міський голова, його заступники, секретар ради, керуючий справами  виконавчого комітету  згідно з затвердженими графіками, які доводяться до відома населення. 

  1. Порядок підготовки розпоряджень міського голови

8.1. Згідно зі ст.42 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні” міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

8.2. За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:

– з основної діяльності;

– з особового складу;

– про надання відпустки;

– по відрядженнях.

8.3. Проекти розпоряджень міського голови з основної діяльності вносяться  заступниками міського голови, секретарем ради, керуючим справами, керівниками підрозділів виконавчого комітету.

         Організації, підприємства та установи будь-якого рівня, громадські організації можуть вносити пропозиції щодо підготовки проектів розпоряджень до підрозділів виконавчого комітету за напрямком діяльності.

         Підготовка розпоряджень з кадрових питань та по відрядженнях регламентується чинним законодавством та іншими нормативними документами і здійснюється керуючим справами  виконавчого комітету.

         Проекти розпоряджень оформляються відповідно до вимог Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті  Теплодарської міської ради.

8.4. Тексти проектів розпоряджень, додатків та інших матеріалів до них викладаються державною мовою на бланках виконавчого комітету встановленого зразка.

8.5. Підготовлені проекти розпоряджень погоджуються усіма зацікавленими посадовими особами, а саме:

– виконавцем проекту розпорядження;

– керівником  виконавчого органу, що готує проект розпорядження;

– керівником юридичного відділу

– керівником відділу діловодства, контролю і оргроботи

– керівниками інших виконавчих органів, якщо розпорядження стосується їх діяльності;

– заступником  міського голови, що координує питання;

– керуючим справами виконавчого комітету;

– секретарем міської ради.

         Візи проставляються на зворотній стороні розпорядження.

 

8.6. З метою чіткого виконання розпоряджень в їх текстах необхідно передбачати конкретні завдання, виконавців, терміни виконання та відповідальних за контроль.

          У випадках, коли розпорядження носить комплексний характер і передбачає спільну роботу декількох структурних підрозділів виконавчого комітету, визначається один із підрозділів для координації та узагальнення проведеної роботи.

 

8.7. Після процедури погодження і візування розробник проекту розпорядження з основної діяльності подає його разом із реєстром на розсилку  до   відділу діловодства, контролю і оргроботи.

 

8.8. Розпорядження підписуються  міським  головою, а в час його відсутності посадовою особою на кого покладені обов´язки.

         Додатки підписуються  керуючим справами виконавчого комітету.

8.9. Розпорядження з основної діяльності реєструється , його розмножений екземпляр завіряється печаткою відділу діловодства, контролю і оргроботи  та розсилається виконавцям (під розпис або по реєстру) в день реєстрації, з вказівкою дати передачі.

8.10. Розпорядження міського голови з особового складу, про надання відпустки та по відрядженнях реєструються, розмножені екземпляри завіряються печаткою керуючого справами та розсилаються у відділ бухгалтерського обліку та  фінансів виконавчого комітету Теплодарської міської ради (під розпис або за реєстром) в день реєстрації, з вказівкою дати передачі.

8.11.Підготовка проектів розпоряджень міського голови, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», та рішенням виконкому про порядок підготовки та відстеження результативності регуляторних актів.

Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у  раді покладено на відділ соціально-економічного розвитку.

Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акту є керівник підрозділу – розробника проекту розпорядження.

 

 8.12 У разі потреби головний розробник готує пояснювальну записку до проекту розпорядження, що повинна містити необхідні розрахунки, обґрунтування і прогнози соціально-економічних та інших результатів реалізації виданого розпорядження.

До пояснювальної записки можуть додаватися інформаційно-довідкові матеріали (таблиці, графіки тощо).

Загальний обсяг пояснювальної записки, як правило, не повинен перевищувати двох аркушів.

Подання пояснювальної записки до проектів розпоряджень нормативного характеру, в тому числі регуляторних актів, є обов’язковим.

 

8.13.    Якщо проект розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень в раніше видане розпорядження, наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни, або ті, які втратили чинність. Крім того, додається копія розпорядження, в яке вносяться зміни та доповнення, або яке втрачає чинність.

 

У випадку підготовки розпорядження міського голови  на виконання актів органів виконавчої влади (інших суб’єктів владних повноважень) до проекту розпорядження додається копія відповідного документа.

Розпорядження набуває чинності після його підписання міським головою   (або особою, яка виконує його обов’язки)

  1. Організація роботи зі службовими листами

9.1. Приймання і первинна обробка всієї кореспонденції, що надходить до виконавчого комітету Теплодарської міської ради, здійснюється централізовано у відділі діловодства, контролю і оргроботи.

9.2. Всі документи, що надійшли до виконавчого комітету Теплодарської міської ради, підлягають обов’язковому попередньому розгляду у відділі діловодства, контролю і оргроботи.

Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом та безпосередніми виконавцями відповідно до функціональних повноважень.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, факсограми, телефонограми розглядаються негайно.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Інструкцією з діловодства у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради, розпорядчими документами виконавчого комітету Теплодарської  міської ради з регулювання організаційно-процедурних питань діяльності виконавчого комітету, положеннями про відділи, посадовими інструкціями, номенклатурою справ.

9.3. Після реєстрації усі документи щоденно до 16-00 передаються міському голові та його заступникам.

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення вищих органів влади, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Резолюції керівництва виконкому на документах повинні бути короткими і чіткими, визначати характер доручень, строки і відповідальних виконавців.

9.4. Документи з резолюціями міського голови, його заступників не пізніше ніж за два дні з моменту надходження, відділом діловодства, контролю і оргроботи направляються виконавцям і беруться на контроль для виконання у зазначені в документі або резолюції терміни.

Документи без встановлених термінів виконуються протягом місяця з дня їх реєстрації у відділі діловодства, контролю і оргроботи.

9.5. Відповідальність за своєчасне та правильне виконання документів несуть особи, зазначені у резолюціях, а також безпосередні виконавці.

У випадках, коли зазначено декілька виконавців, відповідальною є особа, зазначена у списку першою.

9.6. Відправлення розпоряджень, рішень виконавчого комітету, іншої вихідної кореспонденції виконавчого комітету проводиться через відділ діловодства, контролю і оргроботи виконавчого комітету (відповідно до реєстру на розсилку).

9.7. Якщо документ з об’єктивних причин не може бути своєчасно виконаний, то не пізніше, ніж за три дні до закінчення терміну виконання, виконавець повинен про це довести до відома особи, що наклала резолюцію, і пропонувати продовження терміну виконання.

При отриманні такого дозволу виконавець віддає канцелярії  відповідний документ для встановлення нового терміну контролю та обов’язково повідомляє заявника про продовження терміну виконання документу.

9.8. Реєстрація вхідних та вихідних документів ведеться у відділі діловодства, контролю і оргроботи відповідно до інструкції з діловодства у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради.

9.9. Усю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення виконавці зобов’язані передавати  до відділу діловодства, контролю і оргроботи виконкому  до 12 години.

Не допускається затримка документів на розгляді у заступників міського голови, секретаря  ради більше доби, документи після розгляду необхідно повертати до відділу  діловодства, контролю і оргроботи наступного дня після отримання до 12-ї години.

  1. Робота з електронною поштою

10.1. Роботу з електронною поштою виконавчого комітету Теплодарської міської ради здійснює  відділ  діловодства, контролю і оргроботи.

Відділ діловодства, контролю і оргроботи приймає, реєструє електронну пошту та веде технічний контроль за її виконанням.

  1. Організація контролю за виконанням документів у виконавчому комітеті

11.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

         Контролю підлягають усі зареєстровані  документи, в яких  містяться конкретні завдання і визначені виконавці.

         Обов’язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України,  постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра  України, запитів та звернень народних  депутатів України, інших нормативно-правових актів, розпоряджень голови  обласної адміністрації, власних рішень, розпоряджень міського голови.

11.2. Відповідальність за виконання несуть посадові особи, на яких покладено контроль, безпосередні виконавці, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника. У разі, коли документ виконується кількома працівниками,  відповідальним  за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим.

11.3. Контроль за виконанням документів поділяється на організаційний та діловодний (технічний). Організаційний контроль здійснюють заступники міського голови, секретар ради відповідно до розподілу обов’язків, а в окремих випадках – інші посадові особи, відповідальні за контроль.

         Організаційний контроль в себе включає:

– планування виконання контрольних документів;

– організація практичних заходів, направлених на виконання;

– перевірку фактичного виконання;

– повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах,

 засіданні колегіальних органів;

– узагальнення звітів про виконання і внесення пропозицій про зняття з контролю.

         Діловодний (технічний) контроль за виконанням документів здійснюється відділом діловодства, контролю і оргроботи.

         Діловодний (технічний) контроль включає в себе такі операції:

– реєстрація контрольних документів;

– ведення електронної контрольної картотеки;

– аналіз виконавчої дисципліни;

– зняття документів з контролю;

– формування електронної картотеки виконаних документів.

11.4.Терміни виконання документів можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

         Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи або колегіального органу, що його встановив.

11.5. Відділи,виконавчого комітету, підприємства, організації письмово інформують посадову особу, що здійснює контроль про хід або про повне виконання документів.

          Інформація повинна бути лаконічною, чітко відображати стан виконання завдань і рекомендацій, викладених у контрольному документі.

         За повноту і якість інформації персональну відповідальність несуть відповідальні за контроль і керівники підрозділів, на яких було покладено організацію виконання.

         У разі неповного виконання тих чи інших завдань (положень) контрольних документів необхідно надавати пояснення причин невиконання заходів та пропозиції щодо виконання документів у повному обсязі.

11.6. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені у ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

11.7. Після виконання документ знімається з контролю:

– документи вищих органів знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про виконання у зазначені терміни.

– рішення виконкому, що взяті на контроль, знімаються з контролю на засіданні виконкому після розгляду матеріалів про їх виконання. Матеріали для зняття з контролю готують виконавці та узгоджують їх з заступником міського голови, керівниками виконавчих органів міської ради;

– розпорядження знімаються з контролю за письмовими вказівками міського голови ;

– службові документи, листи громадян, знімаються з контролю після надання до канцелярії  відповідно до резолюції довідки або копії відповіді заявнику.

11.8. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів щоквартально узагальнюються і доповідаються керівництву виконкому.

11.9. Зняття з контролю не означає закінчення дії документу.

  1. Формування справ у діловодстві виконавчого комітету, тимчасове

зберігання архівних документів та їх використання

12.1. Загальні правила документування управлінської діяльності виконавчого комітету міської ради встановлені Інструкцією з діловодства у виконавчому комітеті Теплодарської міської ради. Її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (ПК).

12.2. Конкретний реєстр документів, які створюються у виконавчому комітеті, визначається номенклатурою справ – систематизованим переліком назв справ, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

12.3. Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку, відбору документів для державного зберігання у процесі діловодства.

Контроль за формуванням справ здійснює начальник відділу діловодства, контролю і оргроботи та особи, відповідальні за стан діловодства та архівної справи  у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради.

12.4. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архівного відділу виконавчого комітету міської ради зберігаються за місцем формування справ( 5 років). Схоронність справ забезпечується начальниками відділів та  керівниками інших структурних підрозділів міської ради, а також посадовими особами, відповідальними за діловодство та архівну справу.

12.5. На підставі номенклатури справ експертна комісія, яку очолює керуючий справами виконавчого комітету  міської ради, проводить експертизу цінності документів.

Відділ діловодства, контролю і оргроботи складає описи справ постійного зберігання, з особового складу та акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, які через три роки після закінчення терміну зберігання документів у діловодстві подаються на розгляд експертної комісії виконавчого комітету і затверджуються експертною перевірною комісією Державного архіву Одеської  області.

12.6. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з документи зберігаються у відділах виконавчого комітету  протягом п´яти років.

Передача справ до архівного відділу виконавчого комітету міської ради проводиться  у  відповідності до номенклатури справ.

12.7.  Відділ діловодства, контролю і оргроботи виконавчого комітету, згідно із Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, здійснює тимчасове зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян, а саме: розпоряджень з особового складу, про відрядження, особові картки звільнених працівників, рахунки по нарахуванню заробітної плати працівників виконавчого комітету.

12.9. Після закінчення терміну тимчасового зберігання документи передаються на постійне зберігання до архівного відділу  виконавчого комітету міської ради за описами та актами прийому-передачі справ встановленого зразка.

  1. Робота з кадрами

 

13.1 .Загальні положення

13.1.1. Ведення кадрового діловодства та проходження посадовими особами служби у виконавчому комітеті контролює  керуючий справами виконавчого комітету Теплодарської  міської ради.

13.1.2. Структура, загальна чисельність виконавчих органів (у разі необхідності) та витрати на їх утримання затверджуються рішенням міської ради за поданням міського голови.

13.1.3. Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується міським головою щорічно до 25 грудня. У разі необхідності, у межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням міського голови протягом календарного року можуть вноситись зміни.

13.1.4. Прийом посадових осіб місцевого самоврядування  та інших працівників (за винятком технічного персоналу) виконавчого комітету здійснюється за розпорядженням міського голови на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

13.1.5. Переведення на рівнозначну або нижчу посаду, а також просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, може здійснюватися без конкурсного відбору.

На кожну посадову особу формується особова справа згідно з Порядком ведення особових справ посадових осіб місцевого самоврядування.

Щорічно до 1 квітня посадові особи подають е-декларацію.

13.1.6. Організація та контроль за дотриманням законності у кадрових питаннях покладається на міського голову та керуючого справами  виконавчого комітету   міської ради.

13.2. Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування

13.2.1. Рішення про проведення конкурсу приймається міським головою за наявності вакантної посади.

13.2.2. Оголошення про конкурс публікується на сайті Теплодарської міської ради  або оприлюднюється через інші офіційні засоби масової інформації не пізніше ніж за місяць до початку конкурсу.

Особи, які бажають взяти участь у конкурсі, подають до конкурсної комісії виконавчого комітету документи відповідно до Порядку проведення та умови конкурсу на заміщення вакантних посад в апараті виконкому та інших виконавчих органах Теплодарської міської ради, затвердженого розпорядженням міського голови.

13.2.3. За рішенням конкурсної комісії до участі у конкурсі допускаються особи, які відповідають умовам конкурсу.

Кандидатам направляється письмове повідомлення (з обґрунтуванням), якщо за рішенням комісії вони не відповідають вимогам конкурсу.

Голова  конкурсної комісії визначає дату проведення іспиту та повідомляє кандидатів про місце і час його проведення.

Конкурсна комісія на підставі розгляду поданих документів, результатів іспиту та співбесіди з кандидатами, які успішно склали іспит, на своєму засіданні здійснює відбір осіб для зайняття вакантних посад.

При проведенні конкурсу перевага надається особам, які пройшли стажування на посаді, або знаходились у кадровому резерві на дану посаду.

Інші кандидати, які успішно склали іспит, але не були відібрані або призначені на посади, у разі їх згоди, за рішенням конкурсної комісії можуть бути рекомендовані для зарахування до кадрового резерву у виконавчому комітеті і протягом року прийняті на вакантну посаду або нижчу посаду без повторного конкурсу.

До участі у конкурсі не допускаються особи, які:

– досягли встановленого законодавством граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування;

– визнані в установленому порядку недієздатними;

– мають судимість;

– у разі прийняття на службу будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі особам, які є їх близькими родичами чи свояками ;

– позбавлені права займати відповідні посади в установленому законом порядку на визначений термін;

– в інших випадках, установлених законами.

13.2.4. Якщо за результатами конкурсу не відібрано жодного з кандидатів для призначення на посаду, конкурсна комісія не може рекомендувати цих кандидатів до кадрового резерву.

13.2.5. При прийнятті на службу посадових осіб може встановлюватися випробування до шести місяців, що обов’язково відображається у розпорядженні міського голови про прийняття на роботу. 

13.3. Прийняття на службу до виконавчого комітету міської ради поза конкурсом 

13.3.1 Прийняття на службу здійснюється:

а) на посаду міського голови в порядку, встановленому Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”;

б) на посаду секретаря міської ради – шляхом обрання відповідною радою;

в) на посади заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету  міської ради шляхом затвердження відповідною радою.

13.3.2 Без конкурсного відбору, за рішенням міського голови може здійснюватися прийняття на роботу:

а) державних службовців або посадових осіб органів місцевого самоврядування, які успішно пройшли стажування;  

б) випускників Української Академії державного управління при Президентові України та її філіалів, якщо вони направлялися на навчання виконавчим комітетом міської ради;

 

13.4. Робота з кадровим резервом

13.4.1. З метою зайняття посад і просування по службі створюється кадровий резерв, який щорічно (до 15 грудня) переглядається і затверджується розпорядженням міського голови.

13.4.2. На кожну посаду керівника кадровий резерв формується не менше як з двох осіб, на посади спеціалістів – не менше як, з однієї особи з урахуванням фактичної потреби.

13.4.3. Із зарахованими до кадрового резерву проводиться робота згідно з особистими річними планами, затвердженими керівниками відділів виконавчого комітету, де передбачається:

– вивчення і аналіз виконання законів України, актів Президента України і Кабінету Міністрів України, рішень міської ради та її виконавчого комітету;

– систематичне навчання шляхом самоосвіти;

– періодичне навчання і підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах;

– участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з проблем та питань діяльності органів місцевого самоврядування;

– стажування протягом не більш як двох місяців у виконавчому комітеті міської ради;

– виконання обов’язків посадової особи, на посаду якої зараховано працівника до кадрового резерву;

– залучення до вивчення відповідних питань, проведення перевірок, службових розслідувань;

– участь у підготовці проектів актів міської ради, її виконавчого комітету, інших нормативних документів.

 

13.5. Стажування на службі в органах місцевого самоврядування    

13.5.1. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посади у виконавчому комітеті міської ради, проводиться стажування особи терміном до 2-х місяців.

13.5.2. Стажування можуть проходити як особи, що вперше претендують на посаду, так і посадові особи, які бажають зайняти більш високу посаду.

13.5.3. Стажування посадових осіб проводиться згідно з Положенням про стажування у державних органах (Постанова Кабінету Міністрів України від 01.12.94 №804 із змінами та доповненнями).

13.5.4. З метою просування по службі посадових осіб стажування проводиться за дозволом міського голови на підставі письмової заяви стажиста, погодженої з керівником структурного підрозділу, заступниками міського голови, секретарем ради згідно з розподілом обов’язків.

13.5.5. Керівник відділу, інших виконавчих органів міської ради визначає завдання для стажиста на період стажування, закріплює за ним досвідченого фахівця – наставника з числа посадових осіб.

13.5.6.Затверджується звіт про стажування та висновки керівником щодо подальшої роботи стажиста в органах місцевого самоврядування. 

13.6. Посадові інструкції 

13.6.1. На кожну посаду відповідно до штатного розпису в двотижневий термін після затвердження міською радою структури і чисельності апарату виконавчого комітету, його структурних підрозділів розробляється посадова інструкція.

13.6.2. Посадові інструкції можуть переглядатися в разі необхідності у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій відділів.

13.6.3. Посадові інструкції працівників виконавчого комітету складаються їх безпосередніми керівниками і затверджуються заступниками міського голови та керуючим справами виконавчого комітету  відповідно до розподілу обов’язків.

13.6.4. Посадові інструкції керівників структурних підрозділів виконавчого комітету складаються заступниками міського голови та керуючим справами   виконавчого комітету відповідно до розподілу обов’язків   і затверджуються міським головою.

13.6.5. Посадові інструкції складаються з п’яти розділів:

  1. Загальні положення.
  2. Основні завдання та обов’язки.
  3. Права.
  4. Відповідальність.
  5. Вимоги до працівників.

13.6.6. Кожен працівник ознайомлюється з посадовою інструкцією під розпис.

13.6.7 .Затверджені посадові інструкції зберігаються у відділах, інших структурних підрозділах виконавчого комітету  міської ради.

  1. Організація використання робочого часу

14.1. З метою забезпечення продуктивного розподілу та використання робочого часу спеціалістом з кадрової роботи відділу юридично – кадрової роботи виконавчого комітету міської ради складається графік робочого часу працівників виконавчих органів на поточний рік, який затверджується міським головою.

14.2. Участь у нарадах керівників відділів, інших виконавчих органів  ради, що проводить облдержадміністрація    та інші установи та організіції, здійснюється тільки з дозволу міського голови або його  заступників чи керуючого справами  виконавчого комітету міської ради.

14.3. Виїзди заступників  міського голови, секретаря  ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, керівників структурних підрозділів виконкому міської ради за межі міста обов’язково здійснюються за розпорядженням міського голови.

14.4. Чергування у виконавчому комітеті міської ради  здійснюється у вихідні та святкові дні – згідно окремого розпорядження міського голови. Відповідальними черговими призначаються заступники міського голови, секретар міської ради, керуючий справами  виконавчого комітету міської ради, начальники відділів, інші  відповідальні  працівники. Графіки чергування підписуються  керуючим справами  виконавчого комітету міської ради і затверджуються міським головою.

14.5. У виконавчому комітеті міської ради, його структурних підрозділах встановлюється єдиний режим роботи незалежно від місця їх розташування:

– з понеділка по четвер з 08.00 до 17.00;

– у п’ятницю з 08.00 до 16.00;

– обідня перерва з 12.00 до 13.00.

14.6. Перебування працівників підрозділів із службових питань в робочий час за межами адміністративних приміщень  повинно бути попередньо погоджено з керівниками відповідних  структурних підрозділів.

14.7. Керівники структурних підрозділів повідомляють про свою відсутність на робочому місці в робочий час приймальну міського голови, шляхом запису у книзі внутрішніх відряджень з відміткою про мету, час відсутності і місце перебування та телефон, за яким кожного можна знайти.

14.8 Надання відгулів за відпрацьовані вихідні дні, відпусток без збереження заробітної плати здійснюється за розпорядженням міського голови за погодженням із заступниками міського голови згідно з розподілом обов’язків та відповідно до діючого законодавства про працю.

14.9.  Табельний облік робочого часу  працівників складається керуючим справами

14.10. Табель обліку робочого часу працівників апарату виконавчого комітету, підписаний керуючим справами виконавчого комітету міської ради,  затверджений міським головою, здається  відділу бухгалтерського обліку та фінансів виконавчого комітету   25 числа кожного місяця.

14.11. Кожен працівник виконавчого комітету повинен підтримувати нормальний морально-психологічний клімат в установі:

– з повагою ставитися до колег і співробітників;

– надавати необхідну допомогу в роботі, уважно ставитись до відвідувачів;

– бути коректним, витриманим, ввічливим у спілкуванні з будь-ким.

 

  1. Інші положення

15.1. Згідно Закону України «Про запобігання корупції»:

у разі виникнення реального чи потенційного конфлікту інтересів у особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, прирівняної до неї особи, яка входить до складу колегіального органу (виконавчого комітету, комісії, тощо), вона не має права брати участь у прийнятті рішення цим органом;

у разі, якщо неучасть особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, прирівняної до неї особи, яка входить до складу колегіального органу, у прийнятті рішень цим органом призведе до втрати правомочності цього органу, участь такої особи у прийнятті рішень має здійснюватись під зовнішнім контролем. Рішення про здійснення зовнішнього контролю приймається відповідним колегіальним органом.

15.2. Згідно Закону України «Про доступ до публічної інформації»:

обов’язком розпорядників інформації (працівниками виконавчого комітету міської ради) надавати та оприлюднювати інформацію, крім випадків, передбачених законом;

правом на доступ до публічної інформації гарантується доступ до засідань колегіальних суб’єктів владних повноважень, крім випадків, передбачених законодавством;

інформація підлягає обов’язковому оприлюдненню не пізніше п’яти робочих днів з дня затвердження документа на веб-сайті із зазначенням дати оприлюднення документа і дати оновлення інформації;

невідкладному оприлюдненню підлягає будь-яка інформація про факти, що загрожують життю, здоров’ю або майну осіб, і про заходи, які застосовуються у зв’язку з цим;

         відкритість та гласність роботи виконавчого комітету міської ради забезпечується завчасним оприлюдненням проектів рішень ради з метою їх громадського обговорення та внесення пропозицій. З цією метою проекти рішень  підлягають оприлюдненню безпосередньо їхніми розробниками  не пізніш як за 20 робочих днів до дати їх розгляду на черговому засіданні виконкому. Вказані проекти рішень підлягають обов’язковому розміщенню на офіційному web сайті  міста та/або опублікуванню в газеті «Теплодарський вісник» з дотриманням вимог законів України «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації»;

         розгляд запитів на інформацію проводиться відповідно до положень Закону України

«Про доступ до публічної інформації. Запит на інформацію – це прохання особи до ради та її органів надати публічну інформацію, що знаходиться у їх володінні. Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним, подаватись в усній, письмовій чи в іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою). Відповідь на запит на інформацію має бути надана не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту. У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду такого запиту може бути продовжений до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. У цьому разі особа, що подала запит, має бути повідомлена у письмовій формі про продовження розгляду запиту не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту. До приведення законодавства України у відповідність із Законом України «Про доступ до публічної інформації» Регламент виконавчого комітету Теплодарської міської ради застосовувати в частині, що не суперечить цьому закону.

 

Керуюча справами                                                                                                      О.П. Зорило